20世紀80年代以來，隨著計算機技術(shù)和各種通信技術(shù)的應用，檔案管理的數(shù)字化水平大大提高。一種新型的文物庫房——簡易檔案室大行其道，智能檔案室具有高效、準確、智能自動化、集中管理的特點。本文以廣東省電力設計研究中心為例，介紹智能檔案的管理手段。

一、傳統(tǒng)檔案的歷史及其管理模式分析

我國文物庫房建設歷史悠久，從殷商時期的宗廟地下庫房、周朝的天府，到西漢時期的石渠館和蘭臺閣館、東漢時期的庫房石室和智能柜，再到元明時期的專門知識檔案館、宋代的書架庫、明代的黃皮書庫。雖然每個朝代的文物倉庫名稱和結(jié)構(gòu)不同，但民族的歷史使命是不同的。新中國成立之后，檔案室發(fā)展更快，一些高度現(xiàn)代化的檔案庫房管理系統(tǒng)和設施開始應用于各類文物倉庫，如智能柜、空調(diào)、除濕機、自動溫濕度遠程監(jiān)控、自動消防聯(lián)動滅火裝置、倉庫、建筑等，也嘗試從防熱、防潮、防火、防盜等方面綜合權(quán)衡。但這一時期檔案室的建設主要體現(xiàn)了國家對市級檔案館的建設。無論是在古代還是在新中國成立之后或80年代之前，檔案庫房管理一般都是手工管理。雖然部署了少量的自動化智能設施，但還沒有實現(xiàn)對整個倉庫的系統(tǒng)化、簡易化管理。這種管理模式有以下缺點:

1.手動模式是主要模式，降低了工作效率。

傳統(tǒng)管理模式下，由于設施設備配備不全，庫房管理設施性能不夠優(yōu)越，檔案庫房管理長期處于人工管理狀態(tài)，庫房管理人員有很多工作要做。例如，在控制倉庫的儲存環(huán)境時，檔案員的工作包括:測量和記錄倉庫的濕度和溫度，打開和調(diào)節(jié)倉庫的主空調(diào)和加濕器，護理文件箱，放置和更換抗菌劑和驅(qū)蟲劑等。就檔案業(yè)務內(nèi)容而言，檔案員的工作包括:檔案盒或密集柜的打開和關(guān)閉、倉庫內(nèi)各類檔案的規(guī)劃、排架、翻轉(zhuǎn)、取出、歸還等。從以上可以看出，檔案庫房管理人員的主要精力都花在了這些低技術(shù)、必要的事情上，這種依靠人工作的自覺管理思想存在效率低、隨意性強、監(jiān)管難等不足。

2.設施設備差，不利于創(chuàng)造優(yōu)秀的檔案保管條件。

傳統(tǒng)文物庫房人才中心的設施多為不易通風散熱的檔案鐵柜或手動鐵制智能密集柜。溫濕度裝置一般為空調(diào)機組和家用除濕機，消防設備一般只配備滅火器等簡單**的消防工具。顧名思義，有些條件差的文物倉庫甚至無法保證這些生活設施的提供，有些設施損壞嚴重，無人監(jiān)管，檔案保管設施是虛設的，很明顯，在這樣的倉庫條件下保存的檔案。因此，文物庫房傳統(tǒng)管理的整體狀況難以達到檔案保管所要求的理想狀態(tài)，存在較大隱患，對檔案的長期保管極為不利。

3.檔案的框架極其嚴格，過分依賴人工記憶。

在傳統(tǒng)的檔案管理方式下，檔案托管崗位的記錄信息缺乏。借用檔案，我們只要找到熟悉倉庫的檔案員，他去倉庫“搜”一下，把檔案拿出來。如果進入管理倉庫的人員不在崗位或崗位變動，仍然很難快速準確地找到所需文件。這種靠人工記憶的存取方式，勉強可以應付企業(yè)的小規(guī)模檔案。當采集達到一定水平時，庫房管理人員有時要經(jīng)歷許多波折才能得到所需的檔案，影響了檔案工作的效率和質(zhì)量。

二.科技檔案生成庫房管理模式

20世紀80年代初，隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，一大批管理檔案和庫房管理的系統(tǒng)軟件雨后春筍般涌現(xiàn)，為檔案信息化數(shù)字化管理打開了大門。在網(wǎng)絡技術(shù)的社會背景下，檔案庫房管理模式也在期待著變革，一個全新的科技文物倉庫誕生了。

所謂智能文物倉庫，通俗地說就是以網(wǎng)絡技術(shù)系統(tǒng)為基礎，將建筑技術(shù)、計算機技術(shù)、通信技術(shù)等諸多相關(guān)新技術(shù)技術(shù)、系統(tǒng)技術(shù)、計算機技術(shù)、監(jiān)控技術(shù)和現(xiàn)代管理科學有機融合，實現(xiàn)控制設備、通信、辦公消防、安防、物業(yè)管理的智能自動化，打造出一座高度舒適、高效、便捷的建筑。服務智能文物倉庫的目標是為檔案資源的長期存儲提供*理想的物理環(huán)境；為檔案人員提供*智能、*好的工作環(huán)境我為檔案人員提供*快的方式來操作易用檔案資源檢索和借閱工具。列表中的智能文件庫房管理模式

1.**分散的傳統(tǒng)庫房管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閺碗s、綜合、聯(lián)動的現(xiàn)代庫房管理模式，將文件、密集柜、文件溫濕度控制系統(tǒng)、消防噴淋、文件投遞系統(tǒng)、文件室本身串聯(lián)成一個大型多功能半自動管理系統(tǒng)。這種管理理念高效、精準、更人性化。作者所在的廣東省電力設計研究中心文物庫房基本具備智能化技術(shù)文物庫房條件。筆者以此為例介紹智能服務文件庫房管理模式。

三.智能產(chǎn)品檔案示例說明庫房管理

我院文物庫房總面積約1000萬平方米，根據(jù)存放檔案類型分為9個區(qū)域。文件庫房管理中使用的智能管理系統(tǒng)包括一套文件智能手動和電動智能密集架、一套密集架計算機控制程序和文件相關(guān)數(shù)據(jù)庫管理文件、一套中央集中車載空調(diào)、中央集中自動通風除濕系統(tǒng)和火災自動報警。整個系統(tǒng)集計算機、網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫開發(fā)和全自動控制技術(shù)于一體，實現(xiàn)了檔案智能服務排架和歸還、倉庫濕度條件計算機控制與監(jiān)控、預警服務等功能。

1.電動智能集中柜及其自動邏輯程序應用，實現(xiàn)倉庫計算機控制。

我院的檔案保管設施是一個電動的檔案架，通過架的自動邏輯程序來控制機柜的開閉，以便及時了解各區(qū)倉庫內(nèi)機柜的狀態(tài)。檔案架及其智能控制程序的兩個功能是:

(1)自動收集濕度和溫度。預警系統(tǒng)每天實時上傳各分區(qū)倉庫的濕度和溫度，并通過與文檔管理系統(tǒng)的接口將濕度和溫度記錄返回給文檔系統(tǒng)，可保存為日志文件備查。

(2)手動和電動技術(shù)的結(jié)合可以滿足不同狀態(tài)的需求。文件密集型機柜配有手動裝置，以避免在斷電等控制條件下需要重新操作文件密集型擱板。

(3)密集的設計結(jié)構(gòu)節(jié)省了倉庫空間。文件密集柜采用人工密集柜并排布置，通常處于封閉狀態(tài)，緊急情況下再打開，充分利用倉庫空間，文件保管水密度比傳統(tǒng)方式增加3倍以上。

(4)照明領域，低碳節(jié)能。文件密集柜采用通道照明智能控制。當架體的通道打開時，燈光會自動打開，使進柜的人燈亮，出柜的人燈滅。

(5)各種控制裝置保護人。智能集中柜采用多種探測器對文件和人員進行保護，如架體移動方向緩慢啟動，中間高速移動，到達位置前緩慢落地，無超調(diào)或碰撞，架體內(nèi)紅外探測設備和防夾裝置可檢測架內(nèi)是否有工作，緊急情況下可主動剎車，充分保障人身安全。

2.庫房管理系統(tǒng)和文檔管理系統(tǒng)完美連接，實現(xiàn)文件智能定位

我院通過采用專業(yè)的網(wǎng)絡密集型機柜方案，實現(xiàn)了對檔案的子數(shù)據(jù)庫、子分區(qū)分組、子分類的**調(diào)整。同時，通過該程序和PDA(裝有檔案智能定位軟件的掌上設施)的應用，實現(xiàn)了在線檔案查詢、自動檢索和定位等功能，*終實現(xiàn)了文物倉庫入庫、借閱、卸載、上架全過程的智能化管理。

每個檔案都有一個采集編號條碼和倉庫位置碼。檔案人員上架時，通過PDA建立兩者之間的對應關(guān)系，將文件分批上架定位。此時，文件托管的坐標信息同步到文檔系統(tǒng)對應的文件注冊中。在借閱文件時，他們只需要在文檔管理系統(tǒng)中找到所需的卷，并將該卷的信息傳輸?shù)絇DA。檔案員和PDA一起進入倉庫后，點擊對應的檔案登記，智能貨架對應的欄目自動打開，檔案員可以取出。互聯(lián)定位的功能使檔案的保管和借閱擺脫了企業(yè)傳統(tǒng)下檔案借閱對其或某一崗位的依賴。只要檔案的存儲信息存儲在系統(tǒng)中，就能準確找到檔案，這是實現(xiàn)檔案智能定位的優(yōu)勢。另一方面，有了智能定位的功能，倉庫中的文件放置不需要遵循嚴格固定的順序，在理想情況下，文件可以靈活放置，大大減少了庫房管理人員的工作量增加。

3.應用中央空調(diào)、專用空調(diào)和消火栓系統(tǒng)，實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。

四個文物庫房采用統(tǒng)一管理和設備控制，均安裝中央集中空調(diào)、通風專用空調(diào)和自動燃氣消防噴淋。每個庫房都配有單獨的溫度調(diào)節(jié)開關(guān)和單獨的手動按鈕進行通風除濕，可以低成本實現(xiàn)每個文物庫房的溫度調(diào)節(jié)。這種集中管理方式避免了粗放管理模式中隨意性和不規(guī)則性的缺點。檔案的管理和服務是關(guān)系到檔案保管質(zhì)量的決定性因素，文物庫房智能監(jiān)控模式是新技術(shù)在新型建筑技術(shù)、計算機技術(shù)、通信技術(shù)和計算機技術(shù)上的綜合體現(xiàn)和典范。筆者認為，檔案庫房管理從人工向智能化跨越勢在必行，這種管理模式的轉(zhuǎn)變和跨越，將對檔案行業(yè)整體智能化水平的提升和數(shù)字檔案館建設產(chǎn)生巨大影響。希望本文能引起更多檔案同行的興趣，投身智能檔案和**數(shù)據(jù)管理的相關(guān)技術(shù)，共同推動檔案信息化的發(fā)展。