大數(shù)據(jù)時代的到來對文書檔案*顯著的影響是，原來的紙質(zhì)記錄轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮庸芾碛涗洠芾砉ぷ鞯男逝c日俱增。對于文書檔案管理工作，是否應(yīng)用**的科技學(xué)技術(shù)和數(shù)據(jù)技術(shù)是衡量管理水平的主要指標。在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)不斷進步的背景下，各種有助于處理海量信息的大數(shù)據(jù)處理庫和軟件應(yīng)運而生。公務(wù)員要清醒認識云計算技術(shù)的優(yōu)勢，積極應(yīng)用，不斷提高文件管理質(zhì)量，創(chuàng)新檔案管理模式和方法，促進自身可持續(xù)發(fā)展。

文書檔案無紙化建設(shè)的積極意義

（一）提高了文書檔案歸檔的效率。

新媒體時代，文書檔案資料基本都是紙質(zhì)保存的，檔案紙容易造成損壞、丟失等問題。文書檔案由人員手工歸檔，不僅工作量大，而且網(wǎng)絡(luò)信息容易出錯。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不適應(yīng)當代社會的發(fā)展。將打印的文書檔案轉(zhuǎn)換為電子文檔文書檔案已成為提高文書檔案管理能力和水平的重要途徑。文書檔案電子數(shù)字化建設(shè)可以**時間將數(shù)據(jù)錄入計算機數(shù)字檔案。如果不使用云計算技術(shù)，就無法實現(xiàn)信息的自動歸檔，大大提高了效率。

（二）可以有效提高文書檔案檢索的便利性。

文書檔案作為公務(wù)員工作的依據(jù)和解釋，包含了從伊始成立到現(xiàn)在的信息，信息量巨大。當工人想要獲取其他信息時，需要在大量的紙張文書檔案中查找和獲取，不僅浪費了生命和人力，還可能耽誤重要的工作進度。文書檔案電子信息化依靠強大的信息采集軟件對幾乎文書檔案的信息進行整合和分類。工作人員只需登錄并在互聯(lián)網(wǎng)上搜索內(nèi)容，就可以獲得自己想要的信息，大大提高了檢索的便利性。此外，在傳統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)機制的影響下，電子文書檔案可以實現(xiàn)在線快速傳輸，解決了傳統(tǒng)文件材料傳輸時間長的局限。

（三）促進節(jié)省文書檔案存儲空間。

文書檔案的儲存有時間限制。但隨著事業(yè)編的不斷發(fā)展壯大，文書檔案的銷毀速度遠不及添加相對速度，導(dǎo)致大量文書檔案材料堆積，占據(jù)了檔案庫房絕大部分空間。在文書檔案電子信息化的設(shè)計和建設(shè)中，不需要將紙質(zhì)文檔存放在數(shù)據(jù)室，只需將信息存放在云盤、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和移動磁盤中，節(jié)省了地理空間和檔案中的論文數(shù)量，有利于推動檔案管理工作向規(guī)模化、標準化發(fā)展。

電子工程建設(shè)中的問題和不足

（一）文書檔案有著悠久的歷史。

文書檔案的儲存有一定的追溯歷史。如果不保證及時銷毀，原始文件只會逐年增加，給檔案管理工作帶來困難和挑戰(zhàn)。當進行文書檔案的無紙化建設(shè)時，工作量會大大增加，并且輸入所有剩余的文書檔案光電信息非常耗時。一些舊的、重要的文書檔案可能在錄入過程中因操作不當而損壞，影響關(guān)鍵信息的保存。另外文書檔案管理人員流動性高，分類不規(guī)范不合理，難以實現(xiàn)檔案信息與電子檔案的匹配對應(yīng)，容易導(dǎo)致管理缺失。

（二）文書檔案電子信息建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施還不完善。

文書檔案電子信息化建設(shè)以相對**的學(xué)科學(xué)技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)施為基礎(chǔ)。只有滿足以上條件，才能高效、準確地實現(xiàn)相關(guān)檔案的電子化管理錄入。事實上，很多機構(gòu)的文書檔案管理機房建設(shè)落后，各個區(qū)域亟待規(guī)范合理，缺少單一的無紙化文書檔案管理空間，不利于后續(xù)的電子化管理信息支撐工作。此外，許多管理檔案只有計算機、打印機等簡單設(shè)備，卻缺乏功能強大的電子平板掃描儀、處理分析設(shè)備和記錄設(shè)備。即使有些企業(yè)編制了各種電子文書檔案管理系統(tǒng)，但都是多年前開發(fā)的，其功能和電子兼容性符合大數(shù)據(jù)時代的需求。

（三）光電信息存儲領(lǐng)域不定時更新。

在文書檔案無紙化建設(shè)的過程中，仍然存在電子倉儲設(shè)備升級的問題。隨著移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字產(chǎn)品將在幾年內(nèi)發(fā)生變化。我公司原有的電子存儲領(lǐng)域已經(jīng)使用了幾年，很有可能存在功能不全、信息儲備可靠性有待提高、存儲速度慢等諸多問題。在這種情況下，負責(zé)人的數(shù)據(jù)上報和提取效率會降低。因此，在電子信息轉(zhuǎn)化過程中，信息存儲設(shè)備要隨時更新，功能要不斷完善，以保證文書檔案管理效率的提升。

（四）文書檔案管理人員水平有待提高。

大數(shù)據(jù)時代，各類信息技術(shù)和軟件應(yīng)用廣泛，需要在信息管理方面以良好的素質(zhì)引領(lǐng)新時代的人才。文書檔案管理工作對負責(zé)人的性信息素質(zhì)提出了新的要求，不僅要具備行業(yè)知識，還要有扎實的信息技術(shù)知識儲備，以適應(yīng)海量的信息處理工作。大型市屬事業(yè)單位人員達不到上述要求，受年齡普遍偏大、文化程度低、自學(xué)能力差等因素限制。，導(dǎo)致文書檔案管理人員缺乏適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的應(yīng)用技能，影響檔案管理的進程信息化建設(shè)。

優(yōu)化文書檔案電子信息建設(shè)的對策和方法

（一）加大資金和技術(shù)投入，提升電子信息化基礎(chǔ)設(shè)施。

完善基礎(chǔ)設(shè)施是推動文書檔案電子作品建設(shè)的兩個前提，也是人類生命的保障。因此，公務(wù)員應(yīng)該更加重視管理，加強財政支持。首先要建立**的檔案信息資料室，更新打印紙、傳真機、平板掃描儀等設(shè)備，重點發(fā)展電子文書檔案數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)電子數(shù)字化建設(shè)提供技術(shù)支撐。其次，要引入科技算法優(yōu)化、大數(shù)據(jù)技術(shù)、大數(shù)據(jù)處理等**技術(shù)，構(gòu)建高效的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字文件錄入、查詢、傳輸?shù)木珳时憬荨Ｏ嚓P(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的完備性是職業(yè)生涯編制主動適應(yīng)時代潮流的體現(xiàn)，也是優(yōu)化檔案管理工作的必由之路。

（二）完善電子系統(tǒng)，確保管理運行。

由于文書檔案工作內(nèi)容復(fù)雜，需要科學(xué)設(shè)計檔案系統(tǒng)，規(guī)范各項建設(shè)的實施。責(zé)任制度的建立應(yīng)強調(diào)按照國家法律實施，并結(jié)合事業(yè)單位內(nèi)部管理的現(xiàn)狀進行開拓性實踐。相關(guān)單位應(yīng)合理設(shè)置人員責(zé)任制、資料室責(zé)任制等。，以推動管理等工作朝著更加專業(yè)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。在工作開展過程中，要把工作落到實處，嚴格控制問責(zé)制度，規(guī)范人員行為，減少檔案管理失誤。同時要落實科學(xué)的晉升機制，通過實施獎懲來提高負責(zé)人的積極性。

（三）培訓(xùn)員工綜合素質(zhì)以提高日常管理效率。

工人是文書檔案電子工作建設(shè)的核心環(huán)節(jié)，他們的專業(yè)能力水平影響著日常管理的工作成效。因此，檔案部門應(yīng)加強對責(zé)任人的系統(tǒng)培訓(xùn)，邀請專業(yè)的電子管理文書檔案管理專家或?qū)W者為其授課，不斷提升其專業(yè)知識和信息技術(shù)應(yīng)用能力。此外，檔案管理是一項具有很強的市政政策的工作，這要求工人具有高度的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和法律敏銳度。因此，工作人員還應(yīng)加強法律法規(guī)、政治政策等方面的學(xué)習(xí)。，以不斷提高負責(zé)人的素質(zhì)。

（四）分批逐步制造庫存檔案管理工作。

文書檔案的信息化建設(shè)不是一蹴而就的，需要循序漸進地實施。對于紙質(zhì)文件的遺留問題，則需要一段時間的持續(xù)錄入工作才能實現(xiàn)。因此，工作人員應(yīng)分析其任務(wù)，制定合理的任務(wù)清單，落實重要文件，提前錄入，并尋求技術(shù)外包的幫助，從而實現(xiàn)庫存的電子化信息化文書檔案。

（五）強化網(wǎng)絡(luò)意識信息安全防止信息材料泄露。

大數(shù)據(jù)時代的到來為我們處理大量信息提供了便利，但信息安全性在混雜的網(wǎng)絡(luò)生態(tài)中卻受到來自各方的威脅。文書檔案管理作為政府機構(gòu)的關(guān)鍵信息，產(chǎn)品安全應(yīng)該得到充分保障。因此，單位檔案館要不斷提高信息安全意識:一方面，加強人員的操作規(guī)范，避免此類敏感信息事件因個人失誤而引發(fā)；另一方面，要加快開發(fā)數(shù)字檔案軟件的安全系統(tǒng)功能，保護網(wǎng)絡(luò)屏障，防止黑客和外部網(wǎng)絡(luò)的攻擊和威脅。

文書檔案作為職業(yè)生涯編制日常業(yè)務(wù)和發(fā)展經(jīng)驗的記錄，對工作發(fā)展的進度起著基礎(chǔ)性的作用。現(xiàn)在是大數(shù)據(jù)時代，信息化正朝著時間碎片化、電子信息化、智能化的趨勢發(fā)展。要適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，必須創(chuàng)新傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，充分利用**的云計算技術(shù)和軟件，實現(xiàn)文書檔案處理的電子化工作建設(shè)。首先要加大資金和技術(shù)投入，完善電子化管理基礎(chǔ)設(shè)施。同時，完善電子系統(tǒng)，確保工作管理運行。其次，培訓(xùn)員工綜合素質(zhì)，提高管理效率和質(zhì)量。另外，做好庫存檔案管理工作，分批次、分階段做。*后，加強網(wǎng)絡(luò)信息安全意識，防止紙質(zhì)文件泄露。