在我國檔案管理實(shí)驗(yàn)過程中，適應(yīng)趨勢(shì)發(fā)展的步伐不是很快。著名的吳寶康教授早在1986年就指出，我們應(yīng)該在檔案領(lǐng)域開展兩個(gè)綜合研究:文獻(xiàn)與檔案信息綜合研究和圖書、信息與檔案綜合金融研究。雖然我們一直在與時(shí)俱進(jìn)，但不可否認(rèn)的是，我們?nèi)匀粵]有真正感受到圖書館或檔案館學(xué)術(shù)界提到的“書籍、信息、檔案”的任何評(píng)論。信息孤島現(xiàn)象不是曇花一現(xiàn)，而是需要全行業(yè)關(guān)注的話題。

文件分割的原因

人的主動(dòng)性更重要，有時(shí)甚至比解決經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)更重要。基于檔案事業(yè)，其速度往往取決于社會(huì)對(duì)信息工作的重視程度，這也是我們所說的檔案意識(shí)。然而，每個(gè)社會(huì)的意識(shí)都比較滯后，有些方面甚至更加突出。例如，學(xué)者們基于發(fā)展需求對(duì)檔案信息管理工作提出了新的思路，但這些思路大多沒有實(shí)現(xiàn)。從這個(gè)角度來看，對(duì)于信息材料的認(rèn)知和概念仍然沒有得到應(yīng)有的重視和解讀，因?yàn)樾闹猩踔劣邢嗷ッ艿那榫w，所以將軟件行業(yè)排除在各類信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃之外是合理的。

分散信息系統(tǒng)

理論上講，要讓電子檔案成為公眾共享的信息，需要有一個(gè)協(xié)調(diào)資源的檔案整合管理系統(tǒng)。但是很多企事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)名稱和級(jí)別不一樣，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制仍在使用。這種管理是分散的，權(quán)責(zé)不清。盡管有信息技術(shù)支持的紙質(zhì)檔案服務(wù)環(huán)節(jié)，但數(shù)字化升級(jí)后的電子檔案往往是被動(dòng)存儲(chǔ)的，未能形成完整的技術(shù)應(yīng)用需求。各部門、各地區(qū)、各行業(yè)之間在檔案登記、制作、流轉(zhuǎn)等方面仍存在數(shù)據(jù)交互緩慢的情況。

受多種因素的影響，所有人事檔案在執(zhí)行檔案資源的過程中都沒有必要的開發(fā)系統(tǒng)，這使得大多數(shù)信息網(wǎng)絡(luò)受到限制。在極少數(shù)情況下，文件網(wǎng)絡(luò)的實(shí)現(xiàn)僅滿足閱讀需求，無法通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)交換信息，限制了文件實(shí)用性和有效性的重要性。基于這種情況，在檔案工作網(wǎng)絡(luò)的實(shí)際建設(shè)過程中，要及時(shí)調(diào)整思路，創(chuàng)新工作方法，對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行必要的建設(shè)，構(gòu)建完整的大數(shù)據(jù)檔案信息管理機(jī)制。我們檔案館的數(shù)字化成果能否全部被大眾所掌握和利用，是否適合信息社會(huì)的進(jìn)步，外部數(shù)據(jù)能否互通，仍然令人擔(dān)憂。

利用互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整修復(fù)。

目前，我國意見明確推進(jìn)實(shí)施戰(zhàn)略，預(yù)計(jì)借助云計(jì)算技術(shù)，可以有效改變信息資源的利用形式，打破信息壁壘，建立完整、高效、暢通的社會(huì)保障機(jī)制。這就要求技術(shù)人員和單位檔案館采取相應(yīng)的措施，以互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)為核心，逐步打破數(shù)據(jù)孤立存儲(chǔ)和使用的原有格局。通過及時(shí)存儲(chǔ)海量數(shù)據(jù)，可以改變信息采集的孤立狀態(tài)，從而為促進(jìn)紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)交換奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，云計(jì)算技術(shù)可以促進(jìn)數(shù)據(jù)體系建設(shè)要求的轉(zhuǎn)變，為后續(xù)檔案工作提供必要的專業(yè)支撐。在電子信息時(shí)代，動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的采集、分析和存儲(chǔ)與傳統(tǒng)的信息采集系統(tǒng)有很大的區(qū)別。多維度、多主體、多元化發(fā)展的總體趨勢(shì)，大大增加了檔案管理的難度和成本。數(shù)據(jù)分析技術(shù)的出現(xiàn)*大程度上解決了這個(gè)問題。所有的信息提供者都可以自由更新數(shù)據(jù)，上傳下載數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)大規(guī)模的數(shù)據(jù)共享，對(duì)獲取有效的信息數(shù)據(jù)起到一定的作用。同時(shí)，大數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)管理的結(jié)合，在很大程度上促進(jìn)了信息數(shù)據(jù)用戶的轉(zhuǎn)化，以及云服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)，使得原本分離的數(shù)據(jù)倉庫得到有效內(nèi)核，數(shù)據(jù)的所有權(quán)發(fā)生了很大變化，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的開放性。比如業(yè)務(wù)上不同部門的同事可以依托大數(shù)據(jù)云平臺(tái)整合使用不同的政務(wù)信息，而公眾、企業(yè)和社會(huì)組織則可以利用云計(jì)算存儲(chǔ)相應(yīng)的數(shù)據(jù)，保證了信息采集交互的持續(xù)有效性和使用的便捷性，真正在區(qū)域經(jīng)濟(jì)等領(lǐng)域發(fā)揮積極作用。在實(shí)際管理中，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行相應(yīng)的工作。建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，可以通過相應(yīng)的接入端口從多個(gè)終端獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，不分部門、地區(qū)、不同行業(yè)領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享。在此基礎(chǔ)上，建立共享體系，通過該體系構(gòu)建檔案信息共享的行為，詳細(xì)說明檔案信息共享的流程、共享內(nèi)容和應(yīng)急措施，確保檔案信息共享的可實(shí)現(xiàn)性，高效處理檔案信息共享的共享環(huán)節(jié)和處理步驟，實(shí)現(xiàn)登記信息的有效整合。同時(shí)做好相應(yīng)評(píng)估，對(duì)檔案信息云服務(wù)平臺(tái)的流程運(yùn)行情況進(jìn)行評(píng)估。如果在評(píng)估過程中暴露出問題，要對(duì)問題進(jìn)行反饋和分析，把握問題的誘發(fā)因素，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上打破檔案碎片化，促進(jìn)注冊(cè)信息的合理使用。

促進(jìn)法治，提供強(qiáng)有力的法律保障。

目前，中國的信息系統(tǒng)缺乏必要的法律制度。如果這種情況得不到有效解決，可能會(huì)導(dǎo)致信息系統(tǒng)無法有效發(fā)揮作用。在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行中，一旦出現(xiàn)問題，很難依靠法律法規(guī)來處理熱點(diǎn)問題，無形中增加了數(shù)據(jù)孤島處理的難度。只有不斷聚焦高質(zhì)量發(fā)展，全面落實(shí)管理創(chuàng)新方法，落實(shí)民族主義責(zé)任機(jī)制等重點(diǎn)任務(wù)，加快推進(jìn)管理法規(guī)立法建議，才能為檔案事業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。法治基礎(chǔ)建設(shè)對(duì)登記信息產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。法律法規(guī)的制定和完善可以降低條塊分割的處理難度，對(duì)全檔案登記的使用起到了積極的作用。因此，在相應(yīng)的立法環(huán)節(jié)，既要強(qiáng)調(diào)信息自由，同時(shí)也要注意信息資料的保護(hù)和核實(shí)，避免信息泄露帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

創(chuàng)新突破，提升合作意識(shí)

協(xié)作能力是指個(gè)體對(duì)積極行動(dòng)的認(rèn)知和情感及其行為標(biāo)準(zhǔn)，這是文件信息共享的基礎(chǔ)和前提。從過去的經(jīng)驗(yàn)來看，文件信息系統(tǒng)不可能在啟動(dòng)過程中只覆蓋用戶的單一類別的信息資源。因此，在紙質(zhì)檔案的孤島化處理過程中，需要多元化。在這一思路指導(dǎo)下，單位檔案或技術(shù)人員應(yīng)采取必要的傳統(tǒng)手段，形成網(wǎng)絡(luò)化機(jī)制，以科技手段為支撐，打破制度壁壘，為后續(xù)的碎片化打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。除了上述處置方式外，還應(yīng)加強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)間的合作，各檔案部門可借用大數(shù)據(jù)平臺(tái)，方便獲取相應(yīng)的資源信息。同時(shí)，人事檔案內(nèi)部也要做好溝通。比如在文件信息管理部分，就需要將輸入、檢索、反饋循環(huán)等環(huán)節(jié)進(jìn)行整合，形成完整的保障體系機(jī)制。同時(shí)要以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向，以用戶需求為前提，實(shí)現(xiàn)需求與技術(shù)應(yīng)用的統(tǒng)一，并在此基礎(chǔ)上對(duì)關(guān)鍵信息進(jìn)行協(xié)作、共享和交互，從而提高互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用程度，增強(qiáng)檔案管理的效率和必要性，快速解決信息壁壘，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享。

培養(yǎng)適合檔案工作的高素質(zhì)專業(yè)機(jī)構(gòu)。

眾所周知，人才是*大的支撐。檔案數(shù)字化是一個(gè)漫長而持久的過程，需要基礎(chǔ)設(shè)施和科技條件的支持，也需要具備檔案知識(shí)和技能的高層次、多功能的檔案人才。為此，**，要特別重視培養(yǎng)*高層次的關(guān)鍵人才。要特別注意發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)一批走在創(chuàng)新型國家前列、有創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)決心、有戰(zhàn)略思維、能組織重大科技創(chuàng)新項(xiàng)目、是科技管理專家、是各類檔案技術(shù)專家、正在探索新形勢(shì)加快檔案管理人才服務(wù)隊(duì)伍建設(shè)的學(xué)科帶頭人新思路，把培養(yǎng)檔案管理人才作為當(dāng)前的重點(diǎn)任務(wù)[2]。二是注重發(fā)現(xiàn)有潛力的青年人才，為他們提供施展才華的舞臺(tái)。注重培養(yǎng)青少年的創(chuàng)新思維和實(shí)踐能力，鼓勵(lì)他們投身醫(yī)學(xué)研究和學(xué)習(xí)實(shí)踐。注重妥善處理現(xiàn)有人才與高層次人才的關(guān)系，不斷探索培養(yǎng)青年檔案優(yōu)秀數(shù)字化人才的途徑。三是加強(qiáng)檔案管理人才引進(jìn)，注重隊(duì)伍的可控性。檔案培訓(xùn)中心要充分創(chuàng)造條件，采取多種方式培養(yǎng)檔案人才，為信息技術(shù)應(yīng)用提供實(shí)驗(yàn)和實(shí)習(xí)環(huán)境，積極引進(jìn)信息化設(shè)備，與物資生產(chǎn)信息技術(shù)應(yīng)用對(duì)接；廣泛開設(shè)大學(xué)課程，盡快普及現(xiàn)代信息技術(shù)、通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)教育，鼓勵(lì)檔案工作者經(jīng)常參加社會(huì)認(rèn)可的計(jì)算機(jī)應(yīng)用證書考試。