“智慧檔案館”是智慧城市背景下公眾對檔案工作的期待，是檔案信息化人為適應(yīng)智慧城市發(fā)展而設(shè)定的愿景，是物聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建的信息自然環(huán)境下檔案資源、檔案業(yè)務(wù)、檔案館、檔案工作者的創(chuàng)新形態(tài)。本文主要從概念、要素和系統(tǒng)三個(gè)維度探討智慧檔案館的生態(tài)特征。

智慧檔案館的概念特征

從“智”與“智”的內(nèi)涵來看，打造智慧檔案館，要賦予檔案中的“物”以智能，培養(yǎng)檔案中更具智能特征的“人”，圍繞檔案“資源”建立智能發(fā)展的“信息系統(tǒng)”，將“人”與“物”建立在信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，具體而言，本質(zhì)特征表現(xiàn)在以下五個(gè)方面:

(1)智慧檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施是一個(gè)智能監(jiān)控裝置，是植入智慧檔案館的智能基因，為使檔案館變得聰明奠定了基礎(chǔ)。

(2)智慧檔案館的決定性因素是智能檔案員，這是使檔案館聰明的核心驅(qū)動(dòng)力。

(3)智慧檔案館的技術(shù)核心是充分利用物聯(lián)網(wǎng)平臺和以大數(shù)據(jù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)，盡可能挖掘分析電子檔案，盤活檔案資源，提供檔案服務(wù)。

(4)智慧檔案館的整體建設(shè)是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理的自動(dòng)化技術(shù)、智能化技術(shù)和人性化；提供具有核心理念的個(gè)性化價(jià)值服務(wù)、知識產(chǎn)品、服務(wù)和服務(wù)。

(5)智慧檔案館的運(yùn)營模式是核心理念。在現(xiàn)代信息技術(shù)和交流平臺的支持下，匯聚智慧，賦予事物智慧，使人、物、物相互反應(yīng)。

2.智慧檔案館的元素特征

智慧檔案館是信息技術(shù)推動(dòng)下檔案館發(fā)展的高級階段，它在人員、資源、建筑、系統(tǒng)、服務(wù)和運(yùn)營等關(guān)鍵因素以及它們之間的合作過程中體現(xiàn)了其“智慧”特征。

(1)在智慧檔案館中的關(guān)鍵人物——“人”應(yīng)該更聰明。在智慧檔案館環(huán)境下，成員之間的分工將更加細(xì)化和權(quán)威，員工將更具創(chuàng)新實(shí)力，職責(zé)更加清晰，對各級員工能力的要求更加明確，人才梯隊(duì)培養(yǎng)目標(biāo)更加明確。

(2)主要內(nèi)容在智慧檔案館-「檔案」應(yīng)該更有意義。智慧檔案館中的國庫資源跨越了許多傳統(tǒng)市級檔案館的邊界，資源組織模式將從分散向統(tǒng)一、本地的資源網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變，域內(nèi)的國家檔案館將不再是“資源孤島”或“應(yīng)用孤島”。

(3)智慧檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)該更科技。采用智能建筑技術(shù)，可以對市政檔案館的環(huán)境，包括溫濕度控制、智能安防、燈光、防煙系統(tǒng)的彩色照明等進(jìn)行自動(dòng)控制和調(diào)節(jié)，智能實(shí)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)、維護(hù)和保養(yǎng)，為檔案實(shí)體創(chuàng)造環(huán)境和生態(tài)，確保安全管理。實(shí)時(shí)感知檔案的位置狀態(tài)、利用狀態(tài)和保存狀態(tài)，使檔案資源處于自動(dòng)監(jiān)控之下。從而實(shí)現(xiàn)對檔案實(shí)體的深度管控，實(shí)現(xiàn)對員工、用戶、環(huán)境及相關(guān)設(shè)施的全面精準(zhǔn)管控。

(4)智慧檔案館-“管理文件信息系統(tǒng)”的技術(shù)準(zhǔn)備應(yīng)該更全面、更快。通過微服務(wù)系統(tǒng)建立的智慧檔案館的模擬測試，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)管理從流程的線性管理向全流程無縫連接的綜合管理的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了電子檔案全生命周期的計(jì)算機(jī)控制。通過實(shí)時(shí)感知檔案的存在狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)檔案安全的系統(tǒng)控制和提醒、檔案銷毀和檔案保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)。

(5)智慧檔案館的服務(wù)能力——“文件用戶”將更容易、更方便、更有益。我們將通過改變服務(wù)手段、豐富服務(wù)內(nèi)容、主動(dòng)服務(wù)保障、豐富服務(wù)模式，為用戶提供主動(dòng)、更深、更規(guī)范的服務(wù)，用多元、并發(fā)、互動(dòng)的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)取代傳統(tǒng)的單向、串行服務(wù)模式，為社會提供個(gè)性化、及時(shí)、更專業(yè)的信息服務(wù)、知識產(chǎn)品和代金券服務(wù)。

(6)智慧檔案館的運(yùn)營環(huán)境——“檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)”更全面，運(yùn)營環(huán)境更人性化。通過賦予物以智能的新一代信息技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)平臺設(shè)施，智慧檔案館將在整體規(guī)劃能力和運(yùn)營管控上實(shí)現(xiàn)質(zhì)的提升，實(shí)現(xiàn)檔案一切成功的關(guān)鍵智能監(jiān)控系統(tǒng)，為檔案用戶和社會公眾提供更加人性化、更加靈活的服務(wù)，形成以檔案資源為核心、提供電子檔案服務(wù)產(chǎn)品的智慧國家檔案生態(tài)系統(tǒng)。

3.智慧檔案館的系統(tǒng)特征

與數(shù)字檔案館相比，智慧檔案館的系統(tǒng)技術(shù)將更加細(xì)化，至少包括檔案感知與采集系統(tǒng)、綜合檔案局管理系統(tǒng)、檔案智能服務(wù)系統(tǒng)和檔案社區(qū)。

在智慧城市背景下，市檔案館將首先從檔案資源信息化管理走向檔案業(yè)務(wù)的全面自動(dòng)化、智能化，借助智慧城市新的良好生態(tài)和技術(shù)特征，實(shí)現(xiàn)國家檔案工作的全面信息化水平，提升國家檔案館的基礎(chǔ)運(yùn)行效率和決策水平，科學(xué)管理智慧城市在良好生態(tài)下全方位管理電子圖片儲備的專業(yè)技術(shù)水平，為文化消費(fèi)的廣泛深入需求提供智慧城市的專業(yè)能力。其次，檔案館構(gòu)建社群，感知發(fā)現(xiàn)電子檔案的形成規(guī)律，用經(jīng)驗(yàn)和智慧記錄和傳承檔案，捕捉和分析檔案使用者的行為，在檔案塑造者、檔案信息化使用者和檔案使用者之間建立服務(wù)體系，在智慧城市創(chuàng)造一個(gè)能夠銘記歷史、傳播文化、啟發(fā)新思維的檔案人文環(huán)境。*后，借助各種**的手段和方法，建立各種智能軟件工具，方便國家檔案館的技術(shù)功能，為檔案資源的聚合、檔案登記的檢索、檔案知識的發(fā)現(xiàn)、管理中的監(jiān)督和檔案的保存時(shí)間提供傳統(tǒng)手段。

圖智慧檔案館技術(shù)準(zhǔn)備鋼架

(1)檔案感知采集系統(tǒng)是檔案局主動(dòng)采集的智慧城市中信息系統(tǒng)形成的有價(jià)值的電子記錄，記錄了城市發(fā)展的歷史，承載了人類的思想。需要利用物聯(lián)網(wǎng)開發(fā)的智能傳感器技術(shù)和工具，以高度集成的方法進(jìn)行系統(tǒng)遷移或視頻轉(zhuǎn)換，以歸檔處理進(jìn)行封裝來實(shí)現(xiàn)。該系統(tǒng)是檔案信息的來源渠道。

(2)全面的國家檔案管理系統(tǒng)意味著面向檔案館*大化信息化管理其他業(yè)務(wù)，包括檔案管理、設(shè)施管理、日常管理、行政管理、會計(jì)和財(cái)務(wù)、數(shù)據(jù)庫訪問、環(huán)境監(jiān)測、分析和決策管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)等。通過建立全程管理信息系統(tǒng)，檔案室可以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)操作流程連接、流程監(jiān)管、質(zhì)量控制體系和學(xué)習(xí)型組織的建立，減少人為失誤和廣泛人為干預(yù)造成的決策分析信息不準(zhǔn)確，提高國家檔案在全檔案館*現(xiàn)代化的運(yùn)行效率和管理水平。

(3)文件智能服務(wù)信息系統(tǒng)是一個(gè)面向文件注冊用戶的信息服務(wù)系統(tǒng)。除了通過建立網(wǎng)站發(fā)布信息系統(tǒng)來查詢數(shù)據(jù)和學(xué)習(xí)信息資源外，還應(yīng)該能夠根據(jù)用戶以往使用注冊信息的行為，推送用戶*感興趣的文件注冊，并通過網(wǎng)絡(luò)將圖書館所做的工作通過匯編和研究進(jìn)行展示和呈現(xiàn)。根據(jù)用戶的個(gè)性化需求，我們將開發(fā)面向主題的紙質(zhì)檔案和定向服務(wù)。通過數(shù)據(jù)建模和分析，深入研究開發(fā)各類檔案資源，為公眾提供啟迪智慧、開拓進(jìn)取的知識提供功能。

(4)檔案社區(qū)系統(tǒng)是一個(gè)全方位的服務(wù)社區(qū)，可以在任何地方廣泛深入地開展檔案信息化智慧城市，影響每個(gè)人的信息行為，為城市檔案營造人文環(huán)境。通過記錄和宣傳過去檔案工作的積累和價(jià)值，分析和發(fā)現(xiàn)檔案形成者和使用者的行為研究和價(jià)值信息觀，形成智慧城市背景下廣泛的檔案服務(wù)價(jià)值鏈。使每一個(gè)現(xiàn)代公民都能從歷史記錄和延續(xù)文明的角度認(rèn)識和理解信息工作的價(jià)值，形成對檔案文化的認(rèn)知，從文件創(chuàng)作和處理的任何工作環(huán)節(jié)自覺記錄其真實(shí)存在的行為、信息和成果，從而豐富智慧城市的文化內(nèi)涵。