在我國檔案管理實驗過程中，適應趨勢發(fā)展的步伐不是很快。著名的吳寶康教授早在1986年就指出，我們應該在檔案領域開展兩個綜合研究:文獻與檔案信息綜合研究和圖書、信息與檔案綜合金融研究。雖然我們一直在與時俱進，但不可否認的是，我們?nèi)匀粵]有真正感受到圖書館或檔案館學術界提到的“書籍、信息、檔案”的任何評論。信息孤島現(xiàn)象不是曇花一現(xiàn)，而是需要全行業(yè)關注的話題。

文件分割的原因

人的主動性更重要，有時甚至比解決經(jīng)濟基礎更重要。基于檔案事業(yè)，其速度往往取決于社會對信息工作的重視程度，這也是我們所說的檔案意識。然而，每個社會的意識都比較滯后，有些方面甚至更加突出。例如，學者們基于發(fā)展需求對檔案信息管理工作提出了新的思路，但這些思路大多沒有實現(xiàn)。從這個角度來看，對于信息材料的認知和概念仍然沒有得到應有的重視和解讀，因為心中甚至有相互矛盾的情緒，所以將軟件行業(yè)排除在各類信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃之外是合理的。

分散信息系統(tǒng)

理論上講，要讓電子檔案成為公眾共享的信息，需要有一個協(xié)調(diào)資源的檔案整合管理系統(tǒng)。但是很多企事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)名稱和級別不一樣，沒有統(tǒng)一的標準。傳統(tǒng)的檔案管理機制仍在使用。這種管理是分散的，權責不清。盡管有信息技術支持的紙質檔案服務環(huán)節(jié)，但數(shù)字化升級后的電子檔案往往是被動存儲的，未能形成完整的技術應用需求。各部門、各地區(qū)、各行業(yè)之間在檔案登記、制作、流轉等方面仍存在數(shù)據(jù)交互緩慢的情況。

受多種因素的影響，所有人事檔案在執(zhí)行檔案資源的過程中都沒有必要的開發(fā)系統(tǒng)，這使得大多數(shù)信息網(wǎng)絡受到限制。在極少數(shù)情況下，文件網(wǎng)絡的實現(xiàn)僅滿足閱讀需求，無法通過計算機系統(tǒng)交換信息，限制了文件實用性和有效性的重要性。基于這種情況，在檔案工作網(wǎng)絡的實際建設過程中，要及時調(diào)整思路，創(chuàng)新工作方法，對網(wǎng)絡進行必要的建設，構建完整的大數(shù)據(jù)檔案信息管理機制。我們檔案館的數(shù)字化成果能否全部被大眾所掌握和利用，是否適合信息社會的進步，外部數(shù)據(jù)能否互通，仍然令人擔憂。

利用互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)進行調(diào)整修復。

目前，我國意見明確推進實施戰(zhàn)略，預計借助云計算技術，可以有效改變信息資源的利用形式，打破信息壁壘，建立完整、高效、暢通的社會保障機制。這就要求技術人員和單位檔案館采取相應的措施，以互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)為核心，逐步打破數(shù)據(jù)孤立存儲和使用的原有格局。通過及時存儲海量數(shù)據(jù)，可以改變信息采集的孤立狀態(tài)，從而為促進紙質檔案的數(shù)據(jù)交換奠定基礎。同時，云計算技術可以促進數(shù)據(jù)體系建設要求的轉變，為后續(xù)檔案工作提供必要的專業(yè)支撐。在電子信息時代，動態(tài)數(shù)據(jù)的采集、分析和存儲與傳統(tǒng)的信息采集系統(tǒng)有很大的區(qū)別。多維度、多主體、多元化發(fā)展的總體趨勢，大大增加了檔案管理的難度和成本。數(shù)據(jù)分析技術的出現(xiàn)*大程度上解決了這個問題。所有的信息提供者都可以自由更新數(shù)據(jù)，上傳下載數(shù)據(jù)，實現(xiàn)大規(guī)模的數(shù)據(jù)共享，對獲取有效的信息數(shù)據(jù)起到一定的作用。同時，大數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)管理的結合，在很大程度上促進了信息數(shù)據(jù)用戶的轉化，以及云服務平臺的建設，使得原本分離的數(shù)據(jù)倉庫得到有效內(nèi)核，數(shù)據(jù)的所有權發(fā)生了很大變化，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的開放性。比如業(yè)務上不同部門的同事可以依托大數(shù)據(jù)云平臺整合使用不同的政務信息，而公眾、企業(yè)和社會組織則可以利用云計算存儲相應的數(shù)據(jù)，保證了信息采集交互的持續(xù)有效性和使用的便捷性，真正在區(qū)域經(jīng)濟等領域發(fā)揮積極作用。在實際管理中，可以從以下幾個方面進行相應的工作。建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，可以通過相應的接入端口從多個終端獲取相關數(shù)據(jù)，不分部門、地區(qū)、不同行業(yè)領域，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享。在此基礎上，建立共享體系，通過該體系構建檔案信息共享的行為，詳細說明檔案信息共享的流程、共享內(nèi)容和應急措施，確保檔案信息共享的可實現(xiàn)性，高效處理檔案信息共享的共享環(huán)節(jié)和處理步驟，實現(xiàn)登記信息的有效整合。同時做好相應評估，對檔案信息云服務平臺的流程運行情況進行評估。如果在評估過程中暴露出問題，要對問題進行反饋和分析，把握問題的誘發(fā)因素，在現(xiàn)有基礎上打破檔案碎片化，促進注冊信息的合理使用。

促進法治，提供強有力的法律保障。

目前，中國的信息系統(tǒng)缺乏必要的法律制度。如果這種情況得不到有效解決，可能會導致信息系統(tǒng)無法有效發(fā)揮作用。在網(wǎng)絡運行中，一旦出現(xiàn)問題，很難依靠法律法規(guī)來處理熱點問題，無形中增加了數(shù)據(jù)孤島處理的難度。只有不斷聚焦高質量發(fā)展，全面落實管理創(chuàng)新方法，落實民族主義責任機制等重點任務，加快推進管理法規(guī)立法建議，才能為檔案事業(yè)發(fā)展奠定基礎。法治基礎建設對登記信息產(chǎn)生深遠影響。法律法規(guī)的制定和完善可以降低條塊分割的處理難度，對全檔案登記的使用起到了積極的作用。因此，在相應的立法環(huán)節(jié)，既要強調(diào)信息自由，同時也要注意信息資料的保護和核實，避免信息泄露帶來的風險。

創(chuàng)新突破，提升合作意識

協(xié)作能力是指個體對積極行動的認知和情感及其行為標準，這是文件信息共享的基礎和前提。從過去的經(jīng)驗來看，文件信息系統(tǒng)不可能在啟動過程中只覆蓋用戶的單一類別的信息資源。因此，在紙質檔案的孤島化處理過程中，需要多元化。在這一思路指導下，單位檔案或技術人員應采取必要的傳統(tǒng)手段，形成網(wǎng)絡化機制，以科技手段為支撐，打破制度壁壘，為后續(xù)的碎片化打下堅實基礎。除了上述處置方式外，還應加強檔案機構間的合作，各檔案部門可借用大數(shù)據(jù)平臺，方便獲取相應的資源信息。同時，人事檔案內(nèi)部也要做好溝通。比如在文件信息管理部分，就需要將輸入、檢索、反饋循環(huán)等環(huán)節(jié)進行整合，形成完整的保障體系機制。同時要以市場需求為導向，以用戶需求為前提，實現(xiàn)需求與技術應用的統(tǒng)一，并在此基礎上對關鍵信息進行協(xié)作、共享和交互，從而提高互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的應用程度，增強檔案管理的效率和必要性，快速解決信息壁壘，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享。

培養(yǎng)適合檔案工作的高素質專業(yè)機構。

眾所周知，人才是*大的支撐。檔案數(shù)字化是一個漫長而持久的過程，需要基礎設施和科技條件的支持，也需要具備檔案知識和技能的高層次、多功能的檔案人才。為此，**，要特別重視培養(yǎng)*高層次的關鍵人才。要特別注意發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)一批走在創(chuàng)新型國家前列、有創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)決心、有戰(zhàn)略思維、能組織重大科技創(chuàng)新項目、是科技管理專家、是各類檔案技術專家、正在探索新形勢加快檔案管理人才服務隊伍建設的學科帶頭人新思路，把培養(yǎng)檔案管理人才作為當前的重點任務[2]。二是注重發(fā)現(xiàn)有潛力的青年人才，為他們提供施展才華的舞臺。注重培養(yǎng)青少年的創(chuàng)新思維和實踐能力，鼓勵他們投身醫(yī)學研究和學習實踐。注重妥善處理現(xiàn)有人才與高層次人才的關系，不斷探索培養(yǎng)青年檔案優(yōu)秀數(shù)字化人才的途徑。三是加強檔案管理人才引進，注重隊伍的可控性。檔案培訓中心要充分創(chuàng)造條件，采取多種方式培養(yǎng)檔案人才，為信息技術應用提供實驗和實習環(huán)境，積極引進信息化設備，與物資生產(chǎn)信息技術應用對接；廣泛開設大學課程，盡快普及現(xiàn)代信息技術、通信技術和計算機技術教育，鼓勵檔案工作者經(jīng)常參加社會認可的計算機應用證書考試。