在我國檔案管理實驗過程中，適應(yīng)趨勢發(fā)展的步伐不是很快。著名的吳寶康教授早在1986年就指出，我們應(yīng)該在檔案領(lǐng)域開展兩個綜合研究:文獻與檔案信息綜合研究和圖書、信息與檔案綜合金融研究。雖然我們一直在與時俱進，但不可否認的是，我們?nèi)匀粵]有真正感受到圖書館或檔案館學(xué)術(shù)界提到的“書籍、信息、檔案”的任何評論。信息孤島現(xiàn)象不是曇花一現(xiàn)，而是需要全行業(yè)關(guān)注的話題。

文件分割的原因

人的主動性更重要，有時甚至比解決經(jīng)濟基礎(chǔ)更重要。基于檔案事業(yè)，其速度往往取決于社會對信息工作的重視程度，這也是我們所說的檔案意識。然而，每個社會的意識都比較滯后，有些方面甚至更加突出。例如，學(xué)者們基于發(fā)展需求對檔案信息管理工作提出了新的思路，但這些思路大多沒有實現(xiàn)。從這個角度來看，對于信息材料的認知和概念仍然沒有得到應(yīng)有的重視和解讀，因為心中甚至有相互矛盾的情緒，所以將軟件行業(yè)排除在各類信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃之外是合理的。

分散信息系統(tǒng)

理論上講，要讓電子檔案成為公眾共享的信息，需要有一個協(xié)調(diào)資源的檔案整合管理系統(tǒng)。但是很多企事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)名稱和級別不一樣，沒有統(tǒng)一的標準。傳統(tǒng)的檔案管理機制仍在使用。這種管理是分散的，權(quán)責不清。盡管有信息技術(shù)支持的紙質(zhì)檔案服務(wù)環(huán)節(jié)，但數(shù)字化升級后的電子檔案往往是被動存儲的，未能形成完整的技術(shù)應(yīng)用需求。各部門、各地區(qū)、各行業(yè)之間在檔案登記、制作、流轉(zhuǎn)等方面仍存在數(shù)據(jù)交互緩慢的情況。

受多種因素的影響，所有人事檔案在執(zhí)行檔案資源的過程中都沒有必要的開發(fā)系統(tǒng)，這使得大多數(shù)信息網(wǎng)絡(luò)受到限制。在極少數(shù)情況下，文件網(wǎng)絡(luò)的實現(xiàn)僅滿足閱讀需求，無法通過計算機系統(tǒng)交換信息，限制了文件實用性和有效性的重要性。基于這種情況，在檔案工作網(wǎng)絡(luò)的實際建設(shè)過程中，要及時調(diào)整思路，創(chuàng)新工作方法，對網(wǎng)絡(luò)進行必要的建設(shè)，構(gòu)建完整的大數(shù)據(jù)檔案信息管理機制。我們檔案館的數(shù)字化成果能否全部被大眾所掌握和利用，是否適合信息社會的進步，外部數(shù)據(jù)能否互通，仍然令人擔憂。

利用互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)進行調(diào)整修復(fù)。

目前，我國意見明確推進實施戰(zhàn)略，預(yù)計借助云計算技術(shù)，可以有效改變信息資源的利用形式，打破信息壁壘，建立完整、高效、暢通的社會保障機制。這就要求技術(shù)人員和單位檔案館采取相應(yīng)的措施，以互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)為核心，逐步打破數(shù)據(jù)孤立存儲和使用的原有格局。通過及時存儲海量數(shù)據(jù)，可以改變信息采集的孤立狀態(tài)，從而為促進紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)交換奠定基礎(chǔ)。同時，云計算技術(shù)可以促進數(shù)據(jù)體系建設(shè)要求的轉(zhuǎn)變，為后續(xù)檔案工作提供必要的專業(yè)支撐。在電子信息時代，動態(tài)數(shù)據(jù)的采集、分析和存儲與傳統(tǒng)的信息采集系統(tǒng)有很大的區(qū)別。多維度、多主體、多元化發(fā)展的總體趨勢，大大增加了檔案管理的難度和成本。數(shù)據(jù)分析技術(shù)的出現(xiàn)*大程度上解決了這個問題。所有的信息提供者都可以自由更新數(shù)據(jù)，上傳下載數(shù)據(jù)，實現(xiàn)大規(guī)模的數(shù)據(jù)共享，對獲取有效的信息數(shù)據(jù)起到一定的作用。同時，大數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)管理的結(jié)合，在很大程度上促進了信息數(shù)據(jù)用戶的轉(zhuǎn)化，以及云服務(wù)平臺的建設(shè)，使得原本分離的數(shù)據(jù)倉庫得到有效內(nèi)核，數(shù)據(jù)的所有權(quán)發(fā)生了很大變化，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的開放性。比如業(yè)務(wù)上不同部門的同事可以依托大數(shù)據(jù)云平臺整合使用不同的政務(wù)信息，而公眾、企業(yè)和社會組織則可以利用云計算存儲相應(yīng)的數(shù)據(jù)，保證了信息采集交互的持續(xù)有效性和使用的便捷性，真正在區(qū)域經(jīng)濟等領(lǐng)域發(fā)揮積極作用。在實際管理中，可以從以下幾個方面進行相應(yīng)的工作。建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，可以通過相應(yīng)的接入端口從多個終端獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，不分部門、地區(qū)、不同行業(yè)領(lǐng)域，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享。在此基礎(chǔ)上，建立共享體系，通過該體系構(gòu)建檔案信息共享的行為，詳細說明檔案信息共享的流程、共享內(nèi)容和應(yīng)急措施，確保檔案信息共享的可實現(xiàn)性，高效處理檔案信息共享的共享環(huán)節(jié)和處理步驟，實現(xiàn)登記信息的有效整合。同時做好相應(yīng)評估，對檔案信息云服務(wù)平臺的流程運行情況進行評估。如果在評估過程中暴露出問題，要對問題進行反饋和分析，把握問題的誘發(fā)因素，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上打破檔案碎片化，促進注冊信息的合理使用。

促進法治，提供強有力的法律保障。

目前，中國的信息系統(tǒng)缺乏必要的法律制度。如果這種情況得不到有效解決，可能會導(dǎo)致信息系統(tǒng)無法有效發(fā)揮作用。在網(wǎng)絡(luò)運行中，一旦出現(xiàn)問題，很難依靠法律法規(guī)來處理熱點問題，無形中增加了數(shù)據(jù)孤島處理的難度。只有不斷聚焦高質(zhì)量發(fā)展，全面落實管理創(chuàng)新方法，落實民族主義責任機制等重點任務(wù)，加快推進管理法規(guī)立法建議，才能為檔案事業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。法治基礎(chǔ)建設(shè)對登記信息產(chǎn)生深遠影響。法律法規(guī)的制定和完善可以降低條塊分割的處理難度，對全檔案登記的使用起到了積極的作用。因此，在相應(yīng)的立法環(huán)節(jié)，既要強調(diào)信息自由，同時也要注意信息資料的保護和核實，避免信息泄露帶來的風險。

創(chuàng)新突破，提升合作意識

協(xié)作能力是指個體對積極行動的認知和情感及其行為標準，這是文件信息共享的基礎(chǔ)和前提。從過去的經(jīng)驗來看，文件信息系統(tǒng)不可能在啟動過程中只覆蓋用戶的單一類別的信息資源。因此，在紙質(zhì)檔案的孤島化處理過程中，需要多元化。在這一思路指導(dǎo)下，單位檔案或技術(shù)人員應(yīng)采取必要的傳統(tǒng)手段，形成網(wǎng)絡(luò)化機制，以科技手段為支撐，打破制度壁壘，為后續(xù)的碎片化打下堅實基礎(chǔ)。除了上述處置方式外，還應(yīng)加強檔案機構(gòu)間的合作，各檔案部門可借用大數(shù)據(jù)平臺，方便獲取相應(yīng)的資源信息。同時，人事檔案內(nèi)部也要做好溝通。比如在文件信息管理部分，就需要將輸入、檢索、反饋循環(huán)等環(huán)節(jié)進行整合，形成完整的保障體系機制。同時要以市場需求為導(dǎo)向，以用戶需求為前提，實現(xiàn)需求與技術(shù)應(yīng)用的統(tǒng)一，并在此基礎(chǔ)上對關(guān)鍵信息進行協(xié)作、共享和交互，從而提高互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用程度，增強檔案管理的效率和必要性，快速解決信息壁壘，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享。

培養(yǎng)適合檔案工作的高素質(zhì)專業(yè)機構(gòu)。

眾所周知，人才是*大的支撐。檔案數(shù)字化是一個漫長而持久的過程，需要基礎(chǔ)設(shè)施和科技條件的支持，也需要具備檔案知識和技能的高層次、多功能的檔案人才。為此，**，要特別重視培養(yǎng)*高層次的關(guān)鍵人才。要特別注意發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)一批走在創(chuàng)新型國家前列、有創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)決心、有戰(zhàn)略思維、能組織重大科技創(chuàng)新項目、是科技管理專家、是各類檔案技術(shù)專家、正在探索新形勢加快檔案管理人才服務(wù)隊伍建設(shè)的學(xué)科帶頭人新思路，把培養(yǎng)檔案管理人才作為當前的重點任務(wù)[2]。二是注重發(fā)現(xiàn)有潛力的青年人才，為他們提供施展才華的舞臺。注重培養(yǎng)青少年的創(chuàng)新思維和實踐能力，鼓勵他們投身醫(yī)學(xué)研究和學(xué)習(xí)實踐。注重妥善處理現(xiàn)有人才與高層次人才的關(guān)系，不斷探索培養(yǎng)青年檔案優(yōu)秀數(shù)字化人才的途徑。三是加強檔案管理人才引進，注重隊伍的可控性。檔案培訓(xùn)中心要充分創(chuàng)造條件，采取多種方式培養(yǎng)檔案人才，為信息技術(shù)應(yīng)用提供實驗和實習(xí)環(huán)境，積極引進信息化設(shè)備，與物資生產(chǎn)信息技術(shù)應(yīng)用對接；廣泛開設(shè)大學(xué)課程，盡快普及現(xiàn)代信息技術(shù)、通信技術(shù)和計算機技術(shù)教育，鼓勵檔案工作者經(jīng)常參加社會認可的計算機應(yīng)用證書考試。