一、前言

隨著生產線自動化程度的不斷提高，工業生產過程中產生了越來越多的紙質文件，這對企業的電子化文件管理提出了更高的要求。有必要進一步探討當前電子文件管理中的常見問題。

二.石油工業電子設備文件管理中的問題

石油公司雖然長期實行無紙化辦公，但在電子化文件管理的過程中并沒有完整的系統，很多紙質文檔往往因為缺乏有效的維護而損壞丟失，對這些電子文檔的使用造成了很大的影響。

具有草案性質的紙質文件必然會忽略它。目前，辦公軟件的應用還處于發展狀態，很多單位經常使用電腦進行制圖。打印出正式的紙質材料后，這些電子稿會被直接忽略，導致電子稿的作用沒有得到充分發揮。

電子圖片的備案程序不太合理。目前，自動化辦公系統還存在許多不完善之處，尤其是缺少歸檔文件。雖然很多計算機系統都有存檔功能，但是他們并沒有把這些文檔放到可以離線工作的載體上。一旦計算機系統出現問題，就會對電子文檔造成嚴重的破壞，直接導致各種電子文檔的丟失。

電子文檔的存儲載體不是很安全。目前，許多數字文件直接存儲在硬盤上。如果計算機系統出現故障，很容易造成數據丟失。在管理過程中，很多文件的存儲位置往往不合理，一些重要信息甚至可能直接存儲在u盤中。u盤是一種電存儲芯片，故障率高。這些硬盤一旦出現故障，將直接導致文件丟失，給企業帶來直接損失。

紙質文件的三大特點

電子圖片不是直觀的文件，可以通過網絡信息工具直接讀取和管理，而且可以輕松復制，這樣可以更快地復制大文件。電子文檔高度依賴于系統，然后由計算機和其他設備進行處理和傳輸。電子圖片信息可實施性太強，容易被修改，因此可以快速共享文件。因為數字文件是數字信息，所以存儲環境和紙質文檔往往有很大的區別。對儲存環境面積要求不高，但室內濕度和防磁要求高。

四是著力做好電子圖片管理工作

建立和完善電子文件管理系統。目前石油行業電子文件管理問題的出現，很大程度上是因為缺乏相關的管理制度。為進一步規范石油行業電子文件管理，需要建立完整的電子文件管理系統，成立專門部門做這部分工作，并根據行業電子文件管理的特點建立一套標準化的電子文件管理流程，確保所有電子文件管理工作都能順利開展。通過建立完善的電子文件管理系統，可以詳細規定相關單位的工作內容。一旦電子文件管理出現問題，可以**時間及時追究相關情況的責任，紙質文件可以全程嚴格管控。

前端控制是電子文件管理的前端，主要用于對人員的數據庫操作行為進行有效控制，使數據操作員能夠按照國家規范主動操作文件。文件制作完成后，要及時保存，各類電子稿文件要及時分類保存。對于一些重要的電子文檔，也要上傳到專門的數據庫信息進行備份處理，避免這些文件因自身電子計算機的損壞而造成嚴重的損壞。

第五，采用文檔一體化的管理思想。

電子文本集成管理模式采用前沿技術，通過虛擬、開放、靈活的手段管理電子圖片文件。檔案機構應當通過網絡對主要單位制作的電子文本進行統一管理，包括計算機、圖像和文本掃描、光盤存儲等手段，并根據這些電子文檔的特點設置電子工作材料。電子檔案的組織可以委托給部門。組織完成后，將通過互聯網以規范的格式傳輸到檔案機構，使檔案機構能夠對這些檔案進行分類、整理和編目，并及時存儲在檔案機構的客戶中。為了防止文件丟失，一些重要的文件也可以存儲在相關的服務器上，可以多做幾次備份，避免文件因為網絡故障而完全丟失的現象。

第六，做好網絡管理安全

目前，網絡安全問題非常突出，網絡黑客和計算機病毒層出不窮。一旦入侵油田企業的網絡實施，就可能造成電子檔案丟失、被盜、損壞。為了避免完全網絡問題的發生，企業自身根據互聯網安全維護現狀做好安全管理網絡。

做好計算機網絡安全防護。

為了保證計算機的信息安全能力，必須在計算機安全技術的應用上下功夫，合理舒適地配置計算機，保持計算機的網絡防護開啟，及時升級計算機安全漏洞，避免這些漏洞引發的入侵事件。為了進一步提高計算機的防病毒意識，我們必須根據計算機的使用特點使用各種殺毒軟件，及時對計算機進行病毒掃描。為了減少計算機攜帶病毒的可能性，計算機操作人員應在計算機操作過程中按照規范操作。他們不應該瀏覽各種未知的網站。對于所有下載的資源，它們必須先掃描病毒，然后才能應用。

目前硬件病毒防護的發展技術非常迅速，其病毒查殺更加高效，不消耗各種服務器資源，應該積極應用。

隨著時代的不斷發展，能源企業中各種紙質文件的數量不斷增加，對企業的發展起著越來越重要的作用。

針對目前電子文件管理存在的問題，要引起足夠重視，認真研究問題產生的原因，及時采取針對性措施，逐步建立電子文件管理系統，*大限度地保證紙質文件的安全系數。