20世紀(jì)90年代以來(lái)，以數(shù)字網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)為特征的科技革命席卷全球。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和紙質(zhì)檔案的上線運(yùn)行，檔案的利用效率大大提高，檔案在時(shí)代中的價(jià)值得到集中體現(xiàn)。傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化升級(jí)和電子檔案的大規(guī)模生成，在短時(shí)間內(nèi)改變了檔案館的現(xiàn)狀，數(shù)字化產(chǎn)品的方興未艾給傳統(tǒng)檔案館帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。

檔案數(shù)字化的基本精神

1.檔案數(shù)字化的含義

檔案數(shù)字化是指通過(guò)注冊(cè)不同載體形式的文件和記錄工具，如計(jì)算機(jī)輸入(或掃描)、轉(zhuǎn)換(數(shù)據(jù)格式)和處理(轉(zhuǎn)存或刻錄)，將文字、圖像、聲音等數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成0和1的數(shù)字序列，然后存儲(chǔ)在磁盤、光盤等物理載體上的過(guò)程。紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理，提高了計(jì)算機(jī)檢索速度；節(jié)省文件存儲(chǔ)空間，緩解倉(cāng)庫(kù)緊張壓力；減少因頻繁使用造成的原始檔案(特別是珍貴檔案)磨損，從而繼續(xù)發(fā)揮檔案的資金優(yōu)勢(shì)，豐富網(wǎng)上信息資源的內(nèi)容和數(shù)量，加強(qiáng)信息資料的大力開發(fā)利用，為檔案開展特色服務(wù)創(chuàng)造條件。

2.檔案數(shù)字化的內(nèi)容

目前，在我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)的檔案中，除了絕大多數(shù)檔案資料外，幾乎所有的檔案都還是電子檔案。這種情況極大地制約了電子檔案的利用和信息資源的開發(fā)。針對(duì)這種情況，當(dāng)前和今后很長(zhǎng)一段時(shí)間，為了提高檔案的低利用率，我國(guó)檔案數(shù)字化的重點(diǎn)是:檔案信息的電視數(shù)字化，這既是進(jìn)一步改變其館藏檔案結(jié)構(gòu)的需要，也是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享和檔案數(shù)字化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。一般來(lái)說(shuō)檔案數(shù)字化的內(nèi)容有兩個(gè)層次。首先，在檔案目錄數(shù)字化時(shí)代，其目標(biāo)是建立與目錄相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)，關(guān)鍵是規(guī)范檔案的描述和標(biāo)引，科學(xué)選擇檔案目錄的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)。二是可以對(duì)檔案全文進(jìn)行數(shù)字化升級(jí)，通過(guò)掃描電子詞條，按目錄進(jìn)行索引，將檔案全文逐頁(yè)存儲(chǔ)為圖像文件，或者通過(guò)ocR(光學(xué)字符技術(shù))識(shí)別后以文本格式存儲(chǔ)檔案內(nèi)容，輔以兩種不同方式的檢索系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。在檔案數(shù)字化過(guò)程中，需要選擇文件的區(qū)域特征，并結(jié)合使用這種特定的方法。

3.數(shù)字處理的特點(diǎn)

與傳統(tǒng)載體檔案相比，檔案資料主要有以下特點(diǎn):一是信息的人工讀取。數(shù)據(jù)是用數(shù)字符號(hào)記錄的，只有通過(guò)包含計(jì)算機(jī)專用程序?qū)?shù)據(jù)解碼成預(yù)輸入狀態(tài)才能手動(dòng)讀取。第二，制度高度依賴。數(shù)字化加工的管理需要外力計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，所以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的兼容性非常重要。當(dāng)生成文件的軟件、運(yùn)行文件的系統(tǒng)底層以及硬件的升級(jí)與原系統(tǒng)不兼容時(shí)，需要適應(yīng)全新系統(tǒng)的部署和轉(zhuǎn)換，保證文件注冊(cè)的可讀性。第三，信息與載體的部分分離。歸檔數(shù)據(jù)中的信息是流動(dòng)和**的。而信息載體的分離使得以數(shù)字掃描全文形式存在的“文件形式”與通過(guò)邏輯關(guān)聯(lián)連接的“相關(guān)元素”分離。

第四，信息的波動(dòng)性。數(shù)字作品載體對(duì)信息的“束縛”不復(fù)存在，其信息很容易被刪除。此外，新的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和程序無(wú)法解決過(guò)時(shí)的代碼，因此需要將原始文件遷移到新的科技理想環(huán)境中，遷移過(guò)程中的信息丟失也不應(yīng)該避免。第五，存儲(chǔ)信息的密度。檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)密度遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于過(guò)去各種人工可讀的信息介質(zhì)。隨著技術(shù)的更新，其存儲(chǔ)密度將不斷加深。第六，整合輔助信息媒體。檔案數(shù)據(jù)有機(jī)地結(jié)合了文字、圖形、圖像、聲音等各種信息形式。，使現(xiàn)場(chǎng)再現(xiàn)了當(dāng)時(shí)的組織情況，強(qiáng)化了檔案館對(duì)于參與社會(huì)的記憶和再現(xiàn)功能。第七，信息的可操作性強(qiáng)。數(shù)字化加工信息是動(dòng)態(tài)變化的信息。由于信息的易變性，改變其存在形式更為方便。

數(shù)據(jù)形成和系統(tǒng)環(huán)境

1.數(shù)字作品的形成

(1)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化過(guò)程。計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，潛移默化地改變了情報(bào)工作的客觀物質(zhì)來(lái)源，原始檔案數(shù)字化升級(jí)成為未來(lái)必然趨勢(shì)。我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)以網(wǎng)絡(luò)化的形式生成館藏檔案信息已成為信息時(shí)代的客觀需要，這是檔案資源進(jìn)入高速網(wǎng)絡(luò)、實(shí)現(xiàn)國(guó)際資源共享的前提。為了滿足政府和社會(huì)對(duì)在線文件和檔案信息數(shù)據(jù)日益增長(zhǎng)的需求，一些機(jī)構(gòu)、事業(yè)單位和檔案室開始通過(guò)電視對(duì)傳統(tǒng)載體的文件和目錄進(jìn)行數(shù)字化。常見的方法是掃描電子設(shè)備，將原始文件轉(zhuǎn)換成圖像數(shù)據(jù)，或者通過(guò)光學(xué)字符識(shí)別(OCR)識(shí)別后形成文本文件。通過(guò)數(shù)字技術(shù)，各種數(shù)據(jù)文件聯(lián)網(wǎng)后可以存儲(chǔ)在磁盤和光盤上。

(2)直接數(shù)字掃描。數(shù)字處理(也稱為電子檔案)是人類生活真實(shí)活動(dòng)的數(shù)字記錄，是計(jì)算機(jī)辦公和信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的直接結(jié)果。它將通過(guò)電子計(jì)算機(jī)的運(yùn)行、傳輸、存儲(chǔ)和利用，進(jìn)一步改變檔案的面貌和偽環(huán)境。數(shù)字化工作的全過(guò)程不像電子檔案那樣容易記錄。數(shù)字檔案的生成、收集和歸檔自始至終都是在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行的，其形成機(jī)制也不再物化。在數(shù)字檔案的生成和處理過(guò)程中，信息源很容易被刪除。數(shù)字處理有不同的編碼格式，每種格式都要用不同的軟件讀寫。例如，有各種文本文件、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)文件、各種計(jì)算機(jī)圖像文件、錄音錄像文件等格式。

2.數(shù)字化工作的軟件環(huán)境

數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行中，信息配比合理，空間傳輸即時(shí)，可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程信息的實(shí)時(shí)再現(xiàn)。虛擬網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字化處理必須符合海量信息的歸檔時(shí)間和范圍、科技環(huán)境、格式文件、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等歸檔要求。，確保數(shù)字處理的質(zhì)量。數(shù)字處理載體的特殊性要求運(yùn)行的外部條件應(yīng)滿足防塵、防紫外線、抗磁干擾的技術(shù)要求。因此，檔案數(shù)據(jù)信息可以在可靠性好、保密性好、軟硬件兼容的外部條件下利用和保存。數(shù)字掃描從網(wǎng)絡(luò)傳輸時(shí)有多種狀態(tài)，常見的形式是存儲(chǔ)在光盤或磁盤中。這種靜態(tài)不同于信息上網(wǎng)或相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的動(dòng)態(tài)形式，表現(xiàn)出數(shù)字掃描的非物質(zhì)性特征。數(shù)字化掃描信息在網(wǎng)絡(luò)中的檢索、利用和資源整合是一個(gè)從一種靜態(tài)到另一種靜態(tài)的運(yùn)行或傳遞過(guò)程。這種動(dòng)態(tài)發(fā)展的傳輸延遲短，空間動(dòng)態(tài)傳輸是其內(nèi)在運(yùn)行特征。因此，在網(wǎng)絡(luò)中傳輸?shù)臄?shù)字化工作信息可以看作是靜態(tài)和動(dòng)態(tài)的相互轉(zhuǎn)換。

數(shù)字掃描存在的問(wèn)題及防護(hù)

1.未來(lái)數(shù)字處理的挑戰(zhàn)

(1)數(shù)字化工作載體材料面臨的挑戰(zhàn)。

與傳統(tǒng)的電子檔案相比，數(shù)字掃描有很多優(yōu)點(diǎn)，但也有很多缺點(diǎn)，如載體材料存儲(chǔ)時(shí)間短，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案永久或長(zhǎng)期存儲(chǔ)的要求。目前，數(shù)字作品的信息載體主要包括磁帶、磁盤、光盤等。作為數(shù)字掃描網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行參數(shù)中的靜態(tài)形式，它們?cè)谛畔⒌木W(wǎng)絡(luò)傳輸中起著重要的作用。然而，它們?cè)谑褂煤捅４孢^(guò)程中會(huì)受到各種因素的影響，并以各種形式發(fā)生變化。比如載體材料的老化會(huì)降低電子檔案的穩(wěn)定性，直接影響檔案的壽命。對(duì)于數(shù)字處理來(lái)說(shuō)，其載體的脆弱性使得文件保護(hù)和管理成為技術(shù)難點(diǎn)。如果磁介質(zhì)易受人體磁場(chǎng)影響，磁記錄丟失，因此，存放數(shù)字處理的倉(cāng)庫(kù)應(yīng)有磁干擾屏蔽設(shè)施；再比如計(jì)算機(jī)技術(shù)的升級(jí)，導(dǎo)致無(wú)法讀取計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或磁盤或光驅(qū)上的原始信息，導(dǎo)致文件價(jià)值損失。因此，為了保證數(shù)字處理的故事性，往往需要將其轉(zhuǎn)換為**于任何計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的中間形式或轉(zhuǎn)換為新的存儲(chǔ)格式；又如，一些存儲(chǔ)的信息載體是不安全的。一旦計(jì)算機(jī)系統(tǒng)被病毒感染，信息可能會(huì)丟失，造成巨大損失。

(2)數(shù)字存檔信息的安全方面

數(shù)字化工作信息的形成、傳輸、存儲(chǔ)和利用都依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，如軟硬件代碼、系統(tǒng)分類等。數(shù)字化掃描信息容易被刪除，這主要是由于計(jì)算機(jī)內(nèi)存芯片、可重寫光盤等存儲(chǔ)載體的可重寫性。數(shù)字處理信息和載體的可分離性導(dǎo)致當(dāng)檔案數(shù)據(jù)信息被轉(zhuǎn)移或替換到其他介質(zhì)時(shí)，檔案數(shù)據(jù)信息可以被改變而不被檢測(cè)到。在數(shù)字檔案的形成機(jī)制中，其內(nèi)容和形式是**完整的，不僅內(nèi)部容易發(fā)生變化，而且失去了固定的形式。如果相關(guān)程序沒有做出特殊要求，數(shù)字掃描的修改可以不留痕跡。如果原始信息沒有備份，文件數(shù)據(jù)信息無(wú)法修改后，原始信息將不復(fù)存在。如果沒有授予一定的權(quán)限，數(shù)字處理信息的來(lái)源就會(huì)受到影響。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在線瀏覽海量信息變得更快、更方便。然而，網(wǎng)絡(luò)“黑客”經(jīng)常出現(xiàn)，破譯密碼、修改信息，嚴(yán)重危害互聯(lián)網(wǎng)安全。互聯(lián)網(wǎng)安全已經(jīng)成為其發(fā)展的巨大障礙。因此，需要協(xié)調(diào)解決分類、訪問(wèn)權(quán)限、信息復(fù)制等問(wèn)題。數(shù)字過(guò)程文件。用戶身份要通過(guò)民意調(diào)查確認(rèn)，相關(guān)軟件編程也要考慮只讀取信息不修改信息等技術(shù)措施。

2.數(shù)字檔案的保護(hù)

數(shù)字掃描的保護(hù)涉及載體保護(hù)材料和數(shù)字系統(tǒng)保護(hù)兩個(gè)方面:

(1)載體材料的保護(hù)。

①保持適當(dāng)?shù)臐穸取＿m合光盤等材料長(zhǎng)期存放的溫濕度控制是干燥、脫水和恒濕。考慮到物質(zhì)的特性和瓶頸，理想的儲(chǔ)存條件是溫度20℃，空氣濕度45%。倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)配備自動(dòng)控溫恒濕的空調(diào)系統(tǒng)，倉(cāng)庫(kù)維護(hù)結(jié)構(gòu)應(yīng)保溫防潮，輔以降濕密封，控制倉(cāng)庫(kù)室內(nèi)溫濕度。

②防塵。灰塵的影響對(duì)數(shù)字處理載體的危害更大，會(huì)對(duì)載體造成物理?yè)p傷、化學(xué)損傷和生物損傷。要?jiǎng)?chuàng)造條件降低空氣中的粉塵含量，保證機(jī)器的清潔度；嚴(yán)禁觸摸軟盤讀寫窗口和索引孔；請(qǐng)勿用手觸摸光盤的網(wǎng)絡(luò)部分。

③防磁。在數(shù)字處理中，電場(chǎng)和磁場(chǎng)對(duì)磁盤和光盤材料有明顯的影響。在存儲(chǔ)過(guò)程中，數(shù)字掃描載體應(yīng)遠(yuǎn)離能形成強(qiáng)磁場(chǎng)的電氣設(shè)備。為避免將軟盤與電視錄像機(jī)等室內(nèi)電器存放在一起，*好使用防磁配件存放軟盤。

④機(jī)械防振。零件的磨損和振動(dòng)也會(huì)損壞數(shù)字工作載體，因此應(yīng)注意減震和防沖擊。硬盤驅(qū)動(dòng)器應(yīng)該是平的，以防止振動(dòng)。驅(qū)動(dòng)器在寫入數(shù)據(jù)時(shí)，不要移動(dòng)或碰撞工作臺(tái)，以免磁頭晃動(dòng)劃傷磁盤，造成讀寫錯(cuò)誤。

④防止光和有毒氣體的影響。酸性和還原性有毒氣體會(huì)腐蝕和破壞文件載體，導(dǎo)致磁盤損壞和數(shù)據(jù)丟失；紫外線能量與載體材料的還原反應(yīng)影響磁記錄的讀寫效果。因此，需要防范強(qiáng)光干擾，避免自然光直接照射軟盤造成損壞。

⑤加強(qiáng)管理和維護(hù)。首先，軟盤和光盤應(yīng)該垂直放置；其次，軟盤的標(biāo)簽要先寫后貼，不允許用鋼筆或簽字筆寫，以防劃傷。第三，不允許用手直接觸摸燈光和盤面，不允許隨意擦拭或清洗盤面。如果碟片發(fā)霉，用蘸有高純酒精的干凈棉絮擦拭碟片外露部分，邊擦拭邊翻轉(zhuǎn)，然后放在干凈的環(huán)境中蒸發(fā)干燥。

(2)數(shù)字工作信息的保護(hù)。

①用戶信息驗(yàn)證和訪問(wèn)權(quán)限控制。設(shè)置數(shù)據(jù)管理信息系統(tǒng)的用戶安全認(rèn)證和訪問(wèn)權(quán)限設(shè)備控制，避免非法訪問(wèn)數(shù)據(jù)管理信息系統(tǒng)，同時(shí)控制每個(gè)合法用戶在指定的訪問(wèn)權(quán)限內(nèi)重新操作，降低文件管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)被破壞的概率。

②信息加密傳輸和局域網(wǎng)電纜屏蔽。如果文件管理信息系統(tǒng)是內(nèi)部局域網(wǎng)系統(tǒng)，當(dāng)?shù)卿浳募芾硇畔⑾到y(tǒng)的用戶代碼、密碼和重要數(shù)據(jù)輸入移動(dòng)瀏覽器計(jì)算機(jī)時(shí)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳輸給客戶端程序的文件注冊(cè)應(yīng)該加密，連接內(nèi)部計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)的電纜應(yīng)該得到有效管理和屏蔽，以防止通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)男畔⒑筒牧媳环欠ǜ`取。

③設(shè)置審計(jì)功能和報(bào)警裝置。應(yīng)能記錄系統(tǒng)中所有涉及文件數(shù)據(jù)資源的安全操作，并將文件管理信息系統(tǒng)的聲光報(bào)警與審計(jì)功能相結(jié)合，當(dāng)出現(xiàn)危及被管理文件絕對(duì)安全的事件時(shí)，自動(dòng)向維護(hù)系統(tǒng)人員觸發(fā)報(bào)警信息系統(tǒng)。

④網(wǎng)絡(luò)病毒的防范。因此，電腦維護(hù)人員應(yīng)及時(shí)在服務(wù)器和電腦上安裝電腦殺毒軟件，并定期升級(jí)，有效降低電腦感染的可能性。

⑤其他安全措施。在全檔案管理信息系統(tǒng)解決方案設(shè)計(jì)和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)積極采取輻射能量、火災(zāi)和水、雷電等因素的危害，采取有效的防范措施，避免災(zāi)害發(fā)生。

⑥建立有效的數(shù)字文件備份系統(tǒng)

庫(kù)房綜合智能

管理系統(tǒng)

本系統(tǒng)嚴(yán)格按照“嚴(yán)格、合理、可靠、經(jīng)濟(jì)、完善”和“無(wú)人值班、少人值守”的要求進(jìn)行設(shè)計(jì)，具體原則如下：

? 系統(tǒng)選型高起點(diǎn)：

★ 技術(shù)**性：選用新的專業(yè)技術(shù)與產(chǎn)品；

★ 系統(tǒng)高可靠性：系統(tǒng)的硬件和軟件均采用技術(shù)成熟的產(chǎn)品，平均無(wú)故障時(shí)間均在20萬(wàn)小時(shí)以上；

★ 系統(tǒng)運(yùn)行管理方便：軟件系統(tǒng)中文化，操作方便；

★ 設(shè)計(jì)架構(gòu)**：系統(tǒng)采用真正的B/S+C/S架構(gòu)，業(yè)內(nèi)唯一全程WEB支持的監(jiān)控平臺(tái)

★ 技術(shù)支持能力強(qiáng)：承建單位技術(shù)實(shí)力強(qiáng)，服務(wù)完善；

★ 系統(tǒng)集成度高：系統(tǒng)完美整合了設(shè)備實(shí)時(shí)監(jiān)控、運(yùn)行狀態(tài)、數(shù)據(jù)查詢、深度分析、信息告警等等；

★ 系統(tǒng)交互性好：用戶可通過(guò)PC及移動(dòng)終端實(shí)時(shí)查詢系統(tǒng)設(shè)備的各種參數(shù)與狀態(tài)，掌握主動(dòng)權(quán)；

★ 系統(tǒng)可擴(kuò)展性能強(qiáng)：模塊化結(jié)構(gòu)有利于擴(kuò)容與擴(kuò)展。

★ 高可靠性保證：系統(tǒng)支持雙機(jī)/多機(jī)熱備方案，特殊應(yīng)用沒有后顧之憂；

? 投資少：    系統(tǒng)選型具有高性能價(jià)格比。

? 建設(shè)時(shí)間短：在較短的時(shí)間內(nèi)完成系統(tǒng)的安裝調(diào)試。

? 優(yōu)質(zhì)的服務(wù)：本著“用戶**、服務(wù)至上”的原則。

庫(kù)房恒溫恒濕智能控制系統(tǒng)：

★  溫濕度：監(jiān)測(cè)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)重要區(qū)域的溫度、濕度數(shù)值及變化情況。 

★  空調(diào)： 監(jiān)測(cè)空調(diào)的運(yùn)行狀態(tài)，并可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程開關(guān)機(jī)啟停控制模式并調(diào)節(jié)溫度閾值及聯(lián)動(dòng)等。

★  除濕加濕一體機(jī)： 自動(dòng)設(shè)定一體機(jī)濕度，并對(duì)一體機(jī)運(yùn)行狀態(tài)及內(nèi)部模塊實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)。

庫(kù)房自動(dòng)防火防盜報(bào)警系統(tǒng)：

★ 門禁管理： 采用進(jìn)門人臉識(shí)別+掌紋識(shí)別+刷卡+出門按按鈕的驗(yàn)證方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)人員出入情況的管理。

★  視頻圖像： 監(jiān)視庫(kù)房的實(shí)時(shí)圖像，并進(jìn)行視頻錄像。

★  防盜： 紅外探測(cè)器，監(jiān)測(cè)檔案庫(kù)房人員活動(dòng)情況。

★  防火： 煙霧報(bào)警測(cè)器，監(jiān)測(cè)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的火警情況。

庫(kù)房自動(dòng)消毒滅菌系統(tǒng)：

★  臭氧消毒機(jī)  監(jiān)測(cè)臭氧消毒機(jī)的運(yùn)行狀態(tài)及參數(shù)，并可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程開關(guān)機(jī)啟停控制。

庫(kù)房環(huán)境監(jiān)測(cè)系統(tǒng)：

★  漏水監(jiān)測(cè)： 區(qū)域式漏水， 米漏水感應(yīng)繩，監(jiān)測(cè)庫(kù)房?jī)?nèi)除濕一體機(jī)以及墻壁四周有無(wú)漏水發(fā)生。

★  毒害氣體：  監(jiān)測(cè)庫(kù)房?jī)?nèi)部氣體是否毒氣及空氣質(zhì)量是否超標(biāo)，并聯(lián)動(dòng)消毒機(jī)進(jìn)行空氣消毒。