一、干部檔案保管

（一）缺乏數(shù)據(jù)管理意識(shí)（保管）領(lǐng)導(dǎo)支持不足。目前干部檔案基本由人事工作人員兼職管理，不是主要職責(zé)，對(duì)日常保管人關(guān)注較少。需要的時(shí)候翻過(guò)來(lái)，還可以在不需要的時(shí)候無(wú)人監(jiān)管。

（二）數(shù)據(jù)管理手段傳統(tǒng)。在效率低下的情況下，檔案的處理、檢索、提供和利用、分析和統(tǒng)計(jì)大多是人工進(jìn)行的。

（三）檔案保管移交是可選的。沒(méi)有嚴(yán)格的程序和手續(xù)檔案保管人員變動(dòng)時(shí)沒(méi)有交接，只有一堆鑰匙，沒(méi)有通過(guò)邏輯檢查和確認(rèn)環(huán)節(jié)。材料的完整性和準(zhǔn)確性可以得到保證，責(zé)任和界限不清。

（四）檔案保管環(huán)境基本不達(dá)標(biāo)。溫度表不及時(shí)、控制不到位，使干部檔案長(zhǎng)期處于溫濕度不達(dá)標(biāo)的環(huán)境中。由于光、高溫、氧、酸、酶等后天因素的物理反應(yīng)。，檔案紙的加速老化、材料壽命和耐久性降低。有些文件甚至長(zhǎng)期存放在容易導(dǎo)致文件發(fā)霉損壞的環(huán)境中，造成可挽回的損失。

（五）針對(duì)檔案保管人員短缺的管控機(jī)制。作為檔案管理的核心，倉(cāng)庫(kù)、檔案盒、檔案袋、檔案實(shí)體本身對(duì)館員來(lái)說(shuō)都是開(kāi)放的、半透明的。他（或他們）可以對(duì)倉(cāng)庫(kù)中的所有文件進(jìn)行任何操作，如讀取、復(fù)制、拍照、提取、取頁(yè)、換頁(yè)、篡改、夾帶等。在倉(cāng)庫(kù)例行檢查或訪問(wèn)某個(gè)文件的過(guò)程中隨意（受控進(jìn)出的情況下）。目前，管理過(guò)程是基于對(duì)圖書(shū)館員的尊重和信任。只要他們管理的檔案在倉(cāng)庫(kù)里，我們就覺(jué)得絕對(duì)安全、保密、可控。但按照新的思路，保密管理是基于對(duì)每個(gè)人的不信任，采取更精細(xì)化管理的管控要求，既要對(duì)檔案實(shí)體負(fù)責(zé)，也要對(duì)檔案人員負(fù)責(zé)。因此，如何正確避免目前庫(kù)管員一旦進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)，就可以查閱所有檔案，檔案的操作過(guò)程不被認(rèn)可、不被記錄，是干部檔案國(guó)家安全管控的迫切痛點(diǎn)。

二、干部檔案智能倉(cāng)庫(kù)的傳統(tǒng)設(shè)計(jì)

《干部人事檔案工作條例》提出要不斷研究和完善檔案的保存和保護(hù)方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息化的精細(xì)化和現(xiàn)代化。在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，該改造方案集中管理干部檔案?jìng)}庫(kù)中的所有“東西”。在實(shí)現(xiàn)各普通設(shè)備**系統(tǒng)的同時(shí)，還可以按照設(shè)定的邏輯和限制要求聯(lián)動(dòng)運(yùn)行。包括以下幾個(gè)方面:

智慧倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng):通過(guò)統(tǒng)一管理一套系統(tǒng)倉(cāng)庫(kù)的實(shí)物檔案管理設(shè)備、檔案存儲(chǔ)設(shè)備，以及文物倉(cāng)庫(kù)的安防設(shè)備。

實(shí)體檔案管理:通過(guò)條碼系統(tǒng)管理，可以實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的有序存儲(chǔ)、快速查找、方便裝卸。通過(guò)管理本系統(tǒng)的倉(cāng)庫(kù)管理、統(tǒng)計(jì)、年報(bào)、庫(kù)存等業(yè)務(wù)的實(shí)體檔案。

環(huán)境設(shè)備管理:通過(guò)控制系統(tǒng)，智能密集架可以獲取室內(nèi)溫濕度信息，實(shí)時(shí)記錄屏幕上的溫濕度數(shù)據(jù)，并對(duì)智能密集架進(jìn)行預(yù)警。實(shí)現(xiàn)環(huán)境數(shù)據(jù)可視化顯示，對(duì)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的環(huán)境設(shè)備和凈化空氣設(shè)備進(jìn)行集中控制和統(tǒng)一調(diào)度，實(shí)現(xiàn)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)濕度恒定，空氣質(zhì)量達(dá)標(biāo)。

三.智能倉(cāng)庫(kù)項(xiàng)目的建設(shè)內(nèi)容

（一）RFID技術(shù)廣泛應(yīng)用于干部檔案實(shí)體管理。RFID（RadioFrequencyIdentification），即無(wú)線射頻，是利用頻譜射頻部分的共振或電場(chǎng)耦合，通過(guò)調(diào)制和控制通道與電子標(biāo)簽交互通信，唯一讀取電子標(biāo)簽身份的技術(shù)。典型的射頻識(shí)別系統(tǒng)集成了各種技術(shù)，如編碼、載體、識(shí)別和通信。其原理是通過(guò)傳輸信號(hào)來(lái)讀取、寫(xiě)入和識(shí)別標(biāo)記介質(zhì)，接觸式是其重要特征。

在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，將RFID標(biāo)簽貼在檔案袋正面，電子標(biāo)簽通過(guò)天線物理接觸的方式讀取并識(shí)別存儲(chǔ)在閱讀器中的電子證據(jù)，實(shí)現(xiàn)了檔案袋特征信息的遠(yuǎn)程、非接觸式采集和傳輸。

其重要組成部分包括:

1.射頻識(shí)別標(biāo)簽。采用超高頻技術(shù)，長(zhǎng)度不大于140毫米，寬度不大于60毫米；；標(biāo)簽可接觸讀寫(xiě)，有效識(shí)別范圍2~10米；標(biāo)簽為不干膠標(biāo)簽，粘貼到位后不易撕裂脫落。它們是隱藏的，將被安裝在文件夾的前面。

2.射頻識(shí)別桌面研討會(huì)。桌面RFID工作臺(tái)用于讀取RFID標(biāo)簽中的信息（TID 號(hào)），方便檔案部門(mén)建立智能倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)中RFID標(biāo)簽與文件柜的對(duì)應(yīng)關(guān)系。用于讀取RFID標(biāo)簽中的信息，時(shí)鐘頻率覆蓋多個(gè)頻率；**的故障診斷和指示；可以同時(shí)讀取多個(gè)標(biāo)簽；

帶有RS232、USB或自適應(yīng)技術(shù)以太網(wǎng)端口。

3.射頻識(shí)別條形碼打印機(jī)。RFID熱敏打印機(jī)用于在RFID標(biāo)簽上打印條碼信息，便于檔案部門(mén)識(shí)別。打印射頻識(shí)別信息標(biāo)簽，支持一維碼和二維碼打印。支持超高頻射頻識(shí)別讀寫(xiě)，符合FollonC標(biāo)準(zhǔn)。直觀的彩色顯示或圖標(biāo)界面，支持十種語(yǔ)言，簡(jiǎn)化設(shè)置和維護(hù)。射頻識(shí)別條形碼機(jī)

4.倉(cāng)庫(kù)管理室檢查門(mén)。識(shí)別智能文件上的RFID標(biāo)簽，連接智能倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)，檢測(cè)并記錄進(jìn)出房間的文件。如果沒(méi)有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)和授權(quán)，只有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)和授權(quán)的記錄信息才會(huì)向警方報(bào)告。

5.自動(dòng)文件索引設(shè)備。便攜式或便攜式庫(kù)存設(shè)備（無(wú)需外接電源）；檔案信息化人員使用庫(kù)存設(shè)備在庫(kù)存巡查路上行走；庫(kù)存設(shè)備自動(dòng)收集標(biāo)簽標(biāo)識(shí)號(hào)。檔案管理員將盤(pán)點(diǎn)設(shè)備與智能倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)連接，自動(dòng)關(guān)聯(lián)盤(pán)點(diǎn)倉(cāng)庫(kù)的現(xiàn)有庫(kù)存。

（二）利用智能檔案柜實(shí)現(xiàn)干部檔案精細(xì)化管理和可控化管理

根據(jù)干部檔案的要求，并考慮到后續(xù)的擴(kuò)展性能和通用，柜體要求有專門(mén)的快遞行李收納柜:整個(gè)柜體細(xì)分為幾個(gè)柜體，每個(gè)干部的個(gè)人檔案存放在一個(gè)柜體（單人**檔案柜），一個(gè)柜體可存放3箱標(biāo)準(zhǔn)干部檔案。文件柜連接智能倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)，檔案員通過(guò)已有的近字檔案管理系統(tǒng)獲取文件的“取碼”或“返碼”（可采用數(shù)字條碼或二維碼方式），然后信息工作者前往智能檔案柜的控制面板，通過(guò)直接輸入或掃描標(biāo)識(shí)碼的方式查看“取碼”或“返碼”，實(shí)現(xiàn)相應(yīng)文件柜**柜門(mén)的自動(dòng)啟動(dòng)，再由檔案員手動(dòng)啟動(dòng)。除此之外，檔案可以通過(guò)智能鎖柜等應(yīng)急手段進(jìn)行管理。

通過(guò)這種智能訪問(wèn)模式，可以有效避免在原有的開(kāi)放式設(shè)計(jì)放置模式下，檔案人員可以隨意接觸所有原始文件的情況。只有當(dāng)信息工作者通過(guò)檔案管理系統(tǒng)申請(qǐng)查閱檔案時(shí)，填寫(xiě)查閱對(duì)象、理由（如借閱、增加資料、替換資料、修改資料、外調(diào)、數(shù)字化加工等）和查閱時(shí)間等信息，并在相關(guān)環(huán)節(jié)審核確認(rèn)后，系統(tǒng)才會(huì)隨機(jī)發(fā)送“查閱碼”，通過(guò)“查閱碼”檔案管理，可以打開(kāi)**的檔案箱，取出檔案記錄。返回鏈接的模式操作類似于取出鏈接的模式操作。這樣，系統(tǒng)會(huì)記錄每箱文件的詳細(xì)信息和原因，以確保文件實(shí)體的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性。

（三）集成污染監(jiān)測(cè)設(shè)備控制遠(yuǎn)程管控環(huán)境對(duì)檔案的物理安全具有積極意義。系統(tǒng)范圍包括:在倉(cāng)庫(kù)部署多個(gè)溫濕度傳感器，全面監(jiān)控客廳濕度和溫度；部署多個(gè)沉浸式傳感器，持續(xù)監(jiān)測(cè)室內(nèi)是否漏水；部署多個(gè)煙霧傳感器，監(jiān)測(cè)客廳火災(zāi)和煙霧情況；部署多個(gè)紅外報(bào)警設(shè)備和監(jiān)控?cái)z像頭，實(shí)時(shí)檢測(cè)房間內(nèi)的相關(guān)異常情況。

通過(guò)其他傳感器獲取倉(cāng)庫(kù)的濕度和溫度信息，并將相應(yīng)信息實(shí)時(shí)顯示在倉(cāng)管員領(lǐng)導(dǎo)辦公室的監(jiān)控電腦屏幕上；監(jiān)測(cè)環(huán)境溫度和濕度；水浸；火災(zāi)等異常情況；如果超過(guò)設(shè)定量；通過(guò)倉(cāng)庫(kù)管理員領(lǐng)導(dǎo)辦公室的聲音和燈光發(fā)出警報(bào)（也可連接到庫(kù)區(qū)監(jiān)控值班室）。同時(shí)，系統(tǒng)可以系統(tǒng)地執(zhí)行檢驗(yàn)計(jì)劃并形成報(bào)告。

（四）構(gòu)建干部檔案實(shí)體管理系統(tǒng)，滿足財(cái)務(wù)共享要求。

1.文件簽出。用戶在涉密網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)完成文件利用的相關(guān)手續(xù)后，生成系統(tǒng)出站權(quán)限密碼的“取碼”。文件負(fù)責(zé)人在智能檔案柜的控制面板上手動(dòng)或通過(guò)掃描尺寸碼輸入“取碼”，對(duì)應(yīng)柜門(mén)按下按鈕。當(dāng)工作人員將文件帶出房間并通過(guò)文件檢測(cè)門(mén)時(shí)，只需記錄即可完成文件出庫(kù)管理，無(wú)需報(bào)警。

2.文件倉(cāng)儲(chǔ)。檔案管理員應(yīng)在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中確認(rèn)檔案已經(jīng)歸還并整理好以供新的存儲(chǔ)。數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)生成歸還文件的“歸還碼”，檔案管理員通過(guò)直接輸入或掃描識(shí)別的方式在智能檔案柜的操作界面輸入“歸還碼”，負(fù)責(zé)人將文件存放在重新打開(kāi)的文件柜中。每次動(dòng)作后，平臺(tái)自動(dòng)檢查文件是否已退回，完成文件入庫(kù)管理。

3.文件清單。信息工作者利用盤(pán)點(diǎn)設(shè)備對(duì)倉(cāng)庫(kù)中已有的檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，然后連接智能倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)，自動(dòng)抓取檔案清單并標(biāo)記庫(kù)倉(cāng)狀態(tài)，如有不符報(bào)警，完成檔案的盤(pán)點(diǎn)管理。

4.它的安全性。承擔(dān)必要的身份認(rèn)證、入侵檢測(cè)、權(quán)限劃分、數(shù)據(jù)隱私、入侵檢測(cè)等功能。

5.可擴(kuò)展性。管控平臺(tái)上的智能快遞數(shù)量和托管倉(cāng)庫(kù)數(shù)量可以擴(kuò)大，不應(yīng)該排斥干部檔案的需求，可以擴(kuò)大以滿足未來(lái)檔案局管理的其他類型檔案業(yè)務(wù)的需求。

庫(kù)房綜合智能

管理系統(tǒng)

本系統(tǒng)嚴(yán)格按照“嚴(yán)格、合理、可靠、經(jīng)濟(jì)、完善”和“無(wú)人值班、少人值守”的要求進(jìn)行設(shè)計(jì)，具體原則如下：

? 系統(tǒng)選型高起點(diǎn)：

★ 技術(shù)**性：選用新的專業(yè)技術(shù)與產(chǎn)品；

★ 系統(tǒng)高可靠性：系統(tǒng)的硬件和軟件均采用技術(shù)成熟的產(chǎn)品，平均無(wú)故障時(shí)間均在20萬(wàn)小時(shí)以上；

★ 系統(tǒng)運(yùn)行管理方便：軟件系統(tǒng)中文化，操作方便；

★ 設(shè)計(jì)架構(gòu)**：系統(tǒng)采用真正的B/S+C/S架構(gòu)，業(yè)內(nèi)唯一全程WEB支持的監(jiān)控平臺(tái)

★ 技術(shù)支持能力強(qiáng)：承建單位技術(shù)實(shí)力強(qiáng)，服務(wù)完善；

★ 系統(tǒng)集成度高：系統(tǒng)完美整合了設(shè)備實(shí)時(shí)監(jiān)控、運(yùn)行狀態(tài)、數(shù)據(jù)查詢、深度分析、信息告警等等；

★ 系統(tǒng)交互性好：用戶可通過(guò)PC及移動(dòng)終端實(shí)時(shí)查詢系統(tǒng)設(shè)備的各種參數(shù)與狀態(tài)，掌握主動(dòng)權(quán)；

★ 系統(tǒng)可擴(kuò)展性能強(qiáng)：模塊化結(jié)構(gòu)有利于擴(kuò)容與擴(kuò)展。

★ 高可靠性保證：系統(tǒng)支持雙機(jī)/多機(jī)熱備方案，特殊應(yīng)用沒(méi)有后顧之憂；

? 投資少：    系統(tǒng)選型具有高性能價(jià)格比。

? 建設(shè)時(shí)間短：在較短的時(shí)間內(nèi)完成系統(tǒng)的安裝調(diào)試。

? 優(yōu)質(zhì)的服務(wù)：本著“用戶**、服務(wù)至上”的原則。

庫(kù)房恒溫恒濕智能控制系統(tǒng)：

★  溫濕度：監(jiān)測(cè)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)重要區(qū)域的溫度、濕度數(shù)值及變化情況。 

★  空調(diào)： 監(jiān)測(cè)空調(diào)的運(yùn)行狀態(tài)，并可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程開(kāi)關(guān)機(jī)啟停控制模式并調(diào)節(jié)溫度閾值及聯(lián)動(dòng)等。

★  除濕加濕一體機(jī)： 自動(dòng)設(shè)定一體機(jī)濕度，并對(duì)一體機(jī)運(yùn)行狀態(tài)及內(nèi)部模塊實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)。

庫(kù)房自動(dòng)防火防盜報(bào)警系統(tǒng)：

★ 門(mén)禁管理： 采用進(jìn)門(mén)人臉識(shí)別+掌紋識(shí)別+刷卡+出門(mén)按按鈕的驗(yàn)證方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)人員出入情況的管理。

★  視頻圖像： 監(jiān)視庫(kù)房的實(shí)時(shí)圖像，并進(jìn)行視頻錄像。

★  防盜： 紅外探測(cè)器，監(jiān)測(cè)檔案庫(kù)房人員活動(dòng)情況。

★  防火： 煙霧報(bào)警測(cè)器，監(jiān)測(cè)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的火警情況。

庫(kù)房自動(dòng)消毒滅菌系統(tǒng)：

★  臭氧消毒機(jī)  監(jiān)測(cè)臭氧消毒機(jī)的運(yùn)行狀態(tài)及參數(shù)，并可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程開(kāi)關(guān)機(jī)啟停控制。

庫(kù)房環(huán)境監(jiān)測(cè)系統(tǒng)：

★  漏水監(jiān)測(cè)： 區(qū)域式漏水， 米漏水感應(yīng)繩，監(jiān)測(cè)庫(kù)房?jī)?nèi)除濕一體機(jī)以及墻壁四周有無(wú)漏水發(fā)生。

★  毒害氣體：  監(jiān)測(cè)庫(kù)房?jī)?nèi)部氣體是否毒氣及空氣質(zhì)量是否超標(biāo)，并聯(lián)動(dòng)消毒機(jī)進(jìn)行空氣消毒。