政府機關數(shù)字檔案館建設的緊迫性
1.內(nèi)需與轉型。
檔案的類型已經(jīng)從檔案信息轉變?yōu)榧堎|(zhì)和電子文本共存或電子檔案單一系統(tǒng)。為實現(xiàn)組織檔案管理制度科學化，實現(xiàn)對各類別、載體特別是紙質(zhì)文件的集中統(tǒng)一管理，實現(xiàn)從電子檔案到國家檔案館的有序轉移，需要借助網(wǎng)絡技術建設滿足崗位需求的數(shù)字化檔案室。如果各級檔案機構對檔案信息化建設不太了解，缺乏緊迫感，不僅會使自身檔案的管理水平滯后，還會使系統(tǒng)內(nèi)二級、三級機構協(xié)調(diào)監(jiān)督檔案時難以履職，甚至影響機構為經(jīng)濟社會服務的質(zhì)量。
2.現(xiàn)實和統(tǒng)治。
現(xiàn)有的辦公檔案業(yè)務標準模式基本停留在歸檔、保管、利用、移交實物檔案入館階段，使用的檔案管理軟件多停留在電子檔案計算機化操作層面，以目錄檢索為主，這與當前深化“去中心化、去中心化”改革，優(yōu)化升級創(chuàng)新環(huán)境，跨部門、跨部門、跨區(qū)域推進“互聯(lián)網(wǎng)時代民生服務”下的民生服務不同。近年來，我國數(shù)字文件歸檔管理從試點走向推廣，探索了各類數(shù)字文件的歸檔范圍、歸檔流程、存儲格式、“四質(zhì)量檢測”、數(shù)據(jù)包容、提供利用等業(yè)務系統(tǒng)。2019年4月26日生效的國務院第716《國務院關于在線政務服務的若干規(guī)定》號令第12條提出了現(xiàn)行電子備案的落地要求。同時，電子檔案的含義在第15條中進一步明確。要將這些規(guī)定落到實處，實現(xiàn)對政府機關電子文件的前端管控和規(guī)范管理，控制電子機關檔案機構的領導權和主導權文件管理，就要加快政府機關數(shù)字化檔案建設。
2018年；國家保密局發(fā)布第13號令《機關檔案管理規(guī)定》；要求對政府機構的所有檔案進行集中統(tǒng)一管理。明確將政府機關檔案管理納入政務管理和信息化管控規(guī)劃；明確政府機構信息化工作的主要任務之一是負責政府機構檔案信息化工作；協(xié)調(diào)政府機關及所屬事業(yè)單位紙質(zhì)檔案整合工作；推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和紙質(zhì)文件電子檔案的標準化。明確主管部門要開展數(shù)字檔案館建設，協(xié)調(diào)好傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子建檔和電子檔案管理等工作。誠然，2014年發(fā)布的《數(shù)字檔案室建設指南》是方向和指引。那么，2018年13號令的發(fā)布，就是對政府機關數(shù)字化檔案建設的更高要求。
3.趨勢和必要性。
隨著新一輪行政管理體制改革的完成和社會發(fā)展的快速發(fā)展，進一步提高政府部門辦公信息化水平成為一項重要任務。隨著辦公自動化和數(shù)字化檔案建設的快速發(fā)展，辦公檔案數(shù)字化應與辦公室信息化建設和國家檔案館信息化建設協(xié)調(diào)合作，實現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)和協(xié)作共享。作為連接二者的橋梁，政府機關數(shù)字檔案館的組織建設是一個重要的趨勢和必然。
政府機關數(shù)字檔案館建設應注意的兩個問題
1.堅持資源**，做好備貨檔案數(shù)字化。
事業(yè)單位數(shù)字檔案建設的核心是數(shù)字檔案資源庫建設。在內(nèi)容的整體建設中，數(shù)字存檔資源是*重要的，它來自于存量互聯(lián)網(wǎng)拷貝和增量電子圖片存檔形成的電子檔案。建設要求中需要考慮的重點，應該是將事業(yè)單位的所有數(shù)字檔案資源納入數(shù)字檔案的基本框架，使事業(yè)單位檔案在事業(yè)單位圖書資源的管控中處于優(yōu)勢地位，從而落實對所有事業(yè)單位檔案進行集中統(tǒng)一管理的要求。在業(yè)務應用建設完成并投入使用之前，開展數(shù)字檔案數(shù)字化建設的原紙檔案數(shù)字化工作仍是首選。電子檔案的數(shù)字化副本不僅可以極大地方便本機構的使用，還可以在過期檔案信息交由同級國家檔案館入館時同步移交數(shù)字化副本。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》DA/T31-2017執(zhí)行，清晰文本和規(guī)范文本的電子檔案數(shù)字影印按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字復制件光學字符識別(OCR)工作規(guī)范》DA/T77-2019同步執(zhí)行，兩者之間建立準確可靠的關聯(lián)交易，便于實現(xiàn)紙質(zhì)檔案檢索、輔助編目、匯編、研發(fā)、數(shù)據(jù)分析等。
2.堅持易用可靠性，做好智能應用建設。
目前，數(shù)據(jù)集成建設是數(shù)字檔案館建設中*大的不足。大部分機構現(xiàn)有的電腦，如檔案管理軟件，基本都是對電子文件目錄數(shù)據(jù)及其互聯(lián)網(wǎng)副本的管理輔助，不具備金融電子圖片和電子檔案的能力；需要進行應用和升級，即將管理檔案業(yè)務的整體流程和相關規(guī)范固化在數(shù)據(jù)集成中，并與辦公自動化系統(tǒng)連接，解決電子文件的規(guī)范化管理問題，兼顧檔案信息的管理輔助。至于信息系統(tǒng)建設的方式，無論是通過標準化用戶界面**于各機構業(yè)務系統(tǒng)歸檔紙質(zhì)文件及其數(shù)據(jù)項的方式，還是將各機構業(yè)務系統(tǒng)嵌入其子模塊的方式，都各有利弊，不符合要求。結合兩種形式的優(yōu)勢，將電子文檔的分類方案、歸檔范圍、存放期限表、整理要求等一部分數(shù)據(jù)交互嵌入到辦公樓宇自動化等業(yè)務系統(tǒng)中，在形成數(shù)字文檔時自動或自動進行識別和采集工作，實時捕捉電子文檔和數(shù)據(jù)項，實施預歸檔；另一部分側重于電子文本和數(shù)據(jù)項的保存和維護，是一種相對合理的選擇模式。對于數(shù)據(jù)量大的數(shù)字檔案業(yè)務系統(tǒng)，需要建立由網(wǎng)絡管理員、安全管理成員和審核員組成的三人管理模式，避免單一超級管理員，有效降低安全風險。其他功能方面，根據(jù)《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194-2012）和同級國家綜合性城市檔案館的要求，應具備捕獲與登記、分類與組織、編目、描述、存儲、非對稱加密、檢索與利用、識別與處置、統(tǒng)計管理、移交、審核、系統(tǒng)配置、權限管理、安全管理等功能。在可選設置功能方面，多載波文件管理、接口管理、數(shù)字化改造文件管理、離線利用等。可以根據(jù)需要選擇。
3.堅持依靠政府機構管理信息設施，推進建設。
目前，在現(xiàn)有事業(yè)單位的基礎上信息化建設，事業(yè)單位數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡設施通常不需要單獨設計和規(guī)劃，而應充分利用政務管理設施和設備與政府網(wǎng)站和業(yè)務系統(tǒng)連接。這樣就布局了與同級國家綜合國家檔案館電子檔案交接平臺相連的網(wǎng)絡通道和主要信息，解決了電子檔案在線的交接問題。在管理和保存涉密數(shù)字檔案資源時，應嚴格遵守國家法規(guī)要求，建設保密網(wǎng)絡。
4.建立科學指導，歸檔工作資源數(shù)據(jù)庫。
在數(shù)據(jù)庫設置上，服務數(shù)據(jù)庫、歸檔目錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、歸檔全文數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)項數(shù)據(jù)庫、專業(yè)相關數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、涉密信息數(shù)據(jù)庫、利用數(shù)據(jù)庫、轉庫相關數(shù)據(jù)庫等。可根據(jù)工作需要進行設置。開展圖書館各類傳統(tǒng)載體檔案的目錄資源庫，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)質(zhì)量應滿足《檔案著錄規(guī)則》(DA/T)的要求
18）等規(guī)范和標準，并實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)文件的連接，與相應的數(shù)據(jù)項和相應的元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行集成管理電子檔案管理系統(tǒng)紙質(zhì)文件應與數(shù)據(jù)項一起收集，應完整，并符合國家級綜合城市檔案長期保存和錄入的要求。全文檔案數(shù)據(jù)庫應涵蓋電子檔案的數(shù)字副本和傳統(tǒng)載體檔案、數(shù)字數(shù)據(jù)、官方電子郵件、網(wǎng)絡信息、社交網(wǎng)絡、物理檔案等。在政府文件、視聽、科技、會計、人事、專業(yè)等各個門類業(yè)務系統(tǒng)。
5.堅持安全**，做好保障能力建設。
數(shù)字檔案資源和信息安全保密性應納入組織的整體信息系統(tǒng)安全管理。在立法層面，應制定機關、檔案機構和部門的電子歸檔和電子化檔案管理制度、備份責任制、安全管理制度、業(yè)務職責和任務，制定應急預案、信息系統(tǒng)用戶和用戶管理制度、制度漏洞等。在標準規(guī)范層面，政府機構檔案重點認真執(zhí)行國家相關規(guī)范，除具體業(yè)務和服務監(jiān)管要求外，無需另行制定。數(shù)字檔案館的管理和建設應遵循信息資料安全管理的規(guī)范和標準，包括《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護定級工作指南》（檔辦發(fā)[2013]5號）《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894—2016）《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)[2012]7號）《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009）《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）等。
庫房綜合智能
管理系統(tǒng)
本系統(tǒng)嚴格按照“嚴格、合理、可靠、經(jīng)濟、完善”和“無人值班、少人值守”的要求進行設計，具體原則如下：
? 系統(tǒng)選型高起點：
★ 技術**性：選用新的專業(yè)技術與產(chǎn)品；
★ 系統(tǒng)高可靠性：系統(tǒng)的硬件和軟件均采用技術成熟的產(chǎn)品，平均無故障時間均在20萬小時以上；
★ 系統(tǒng)運行管理方便：軟件系統(tǒng)中文化，操作方便；
★ 設計架構**：系統(tǒng)采用真正的B/S+C/S架構，業(yè)內(nèi)唯一全程WEB支持的監(jiān)控平臺
★ 技術支持能力強：承建單位技術實力強，服務完善；
★ 系統(tǒng)集成度高：系統(tǒng)完美整合了設備實時監(jiān)控、運行狀態(tài)、數(shù)據(jù)查詢、深度分析、信息告警等等；
★ 系統(tǒng)交互性好：用戶可通過PC及移動終端實時查詢系統(tǒng)設備的各種參數(shù)與狀態(tài)，掌握主動權；
★ 系統(tǒng)可擴展性能強：模塊化結構有利于擴容與擴展。
★ 高可靠性保證：系統(tǒng)支持雙機/多機熱備方案，特殊應用沒有后顧之憂；
? 投資少： 系統(tǒng)選型具有高性能價格比。
? 建設時間短：在較短的時間內(nèi)完成系統(tǒng)的安裝調(diào)試。
? 優(yōu)質(zhì)的服務：本著“用戶**、服務至上”的原則。
庫房恒溫恒濕智能控制系統(tǒng)：
★ 溫濕度：監(jiān)測檔案庫房內(nèi)重要區(qū)域的溫度、濕度數(shù)值及變化情況。
★ 空調(diào)： 監(jiān)測空調(diào)的運行狀態(tài)，并可實現(xiàn)遠程開關機啟停控制模式并調(diào)節(jié)溫度閾值及聯(lián)動等。
★ 除濕加濕一體機： 自動設定一體機濕度，并對一體機運行狀態(tài)及內(nèi)部模塊實時監(jiān)測。
庫房自動防火防盜報警系統(tǒng)：
★ 門禁管理： 采用進門人臉識別+掌紋識別+刷卡+出門按按鈕的驗證方式，實現(xiàn)對人員出入情況的管理。
★ 視頻圖像： 監(jiān)視庫房的實時圖像，并進行視頻錄像。
★ 防盜： 紅外探測器，監(jiān)測檔案庫房人員活動情況。
★ 防火： 煙霧報警測器，監(jiān)測檔案庫房內(nèi)的火警情況。
庫房自動消毒滅菌系統(tǒng)：
★ 臭氧消毒機 監(jiān)測臭氧消毒機的運行狀態(tài)及參數(shù)，并可實現(xiàn)遠程開關機啟停控制。
庫房環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)：
★ 漏水監(jiān)測： 區(qū)域式漏水， 米漏水感應繩，監(jiān)測庫房內(nèi)除濕一體機以及墻壁四周有無漏水發(fā)生。
★ 毒害氣體： 監(jiān)測庫房內(nèi)部氣體是否毒氣及空氣質(zhì)量是否超標，并聯(lián)動消毒機進行空氣消毒。
