隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，龐大的視聽資料和檔案信息并存，但這些數(shù)據(jù)無法形成有效的檔案。因此，利用信息技術(shù)對這些復雜的文件進行集中控制，優(yōu)化文件流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，提高運行效率，降低部門能耗成本勢在必行。
一、從電子文件向無紙文件過渡
人是保證住房公積金電子數(shù)據(jù)管理順利實施的重要因素。因此，員工引進住房公積金首先要引起思想上的高度關(guān)注，正確認識住房公積金紙質(zhì)管理檔案的可行性和必要性(住房公積金紙質(zhì)管理檔案既符合中國法制的必然需求，又能保證數(shù)據(jù)資源的建設(shè)和共享，節(jié)約管理效率，做好保密工作)。然后，在工作實踐中主動出擊，以高度的責任感開展后續(xù)工作，對住房公積金電子數(shù)據(jù)管理中遇到的疑難問題進行討論和總結(jié)，結(jié)合具體情況采取科學有效的解決方案。
（一）公積金余額行業(yè)原紙檔案數(shù)字化處理規(guī)范要求
根據(jù)國家檔案館、中央檔案館發(fā)布的政府文件要求（如《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》），制定相應(yīng)的標準操作:服務(wù)外包方承擔大型住房公積金無紙化檔案管理的，應(yīng)對外包方資質(zhì)、流程設(shè)置、監(jiān)督管理制度、生產(chǎn)管理機制、生產(chǎn)管理團隊進行檢查，并簽署相應(yīng)的保密協(xié)議；在住房公積金無紙化文件管理開始前，以文件的文件數(shù)據(jù)號作為文件標識，并以此作為記錄或核對的依據(jù)，主動與平臺服務(wù)商做好記錄臺帳，相互簽字認可；在對住房公積金電子文件進行管理的過程中，強調(diào)要滿足地區(qū)的相關(guān)文件管理要求，規(guī)范住房公積金文件中目錄的內(nèi)容；監(jiān)控住房公積金文件的掃描過程；正確填寫《檔案信息無紙化轉(zhuǎn)換交接信息采集表》；注冊掃描的頁面；仔細檢查每個文件的實際掃描頁數(shù)是否與歸檔時填寫的頁數(shù)一致；如果發(fā)現(xiàn)任何差異；指出正在調(diào)查和處理的措施。住房公積金文件掃描期間；按照人事檔案規(guī)范重新裝訂拆除的檔案；并確保文件排列順暢；穩(wěn)定；可靠整潔。以文件質(zhì)量標準為依據(jù)，對紙質(zhì)文件質(zhì)量進行抽樣檢查，發(fā)現(xiàn)不合格的視聽資料進行再加工。
（二）電子檔案移交、接收和歸檔規(guī)范和標準
為確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性，促進注冊信息資源的開發(fā)，中心需要制定相關(guān)的交接、接收和歸檔規(guī)范，明確文件存儲格式、在線或線下交接程序、加解密方式、歸檔方式等。有的公積金中心發(fā)現(xiàn)了自己數(shù)字檔案服務(wù)的重要性，在窗口管理過程中，提前收集數(shù)據(jù)，甚至有的已經(jīng)接入部門內(nèi)網(wǎng)，在合適的時間獲得了所需的電子檔案。要注意實際操作流程:提前整理好所有材料的名稱，確保所有流程、業(yè)務(wù)受理時“牛皮紙袋”對應(yīng)的材料名稱一致；全部電子檔案共建共享，員工只需提供一次信息即可注冊相關(guān)業(yè)務(wù)；從其他公司共享的電子檔案應(yīng)該有一個共享時間，防止起止時間不同導致數(shù)據(jù)不一致。
（一）住房公積金無紙化文件管理信息系統(tǒng)令人滿意的功能
住房公積金無紙化辦公管理檔案的建設(shè)信息系統(tǒng)無法實現(xiàn)中心的文件檔案、聲像檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化掃描、檔案設(shè)施維護和更加多樣化的利用。既能為個人、有償員工、開發(fā)商提供優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)，又能科學收集中心歷年的住房儲備存量檔案和目前生成的檔案，防范數(shù)據(jù)管理中的各種潛在風險。
（二）住房公積金無紙化辦公數(shù)據(jù)管理的安全方面信息系統(tǒng)
與檔案信息相比，電子信息資料與載體分離，容易被篡改而不留痕跡，如用Photoshop軟件處理電子檔案圖中的關(guān)鍵簽名信息。易篡改、易復制、易傳輸、易偽造的特點，讓住房公積金無紙化辦公檔案管理工作專注于解決安全問題。除了要求住房公積金制作無紙化文件，要求被管理人員具有良好的工作能力、敬業(yè)精神和防護安全，接收、歸檔和收集客戶圖像（含線上、線下及共享的外單位資料）、初步整理和組裝、檔案數(shù)字化傳輸、檔案數(shù)字化處理（數(shù)字化質(zhì)檢、審核）、檔案數(shù)字化交接提醒、文件入庫交接、文件歸檔和文件歸檔提醒、管理數(shù)據(jù)文件丟失處理、文件銷毀（銷毀申請、銷毀處理、銷毀鑒定、銷毀審核）、文件保密、文件損壞處理、文件標識、文件庫存管理、文件更新、文件更新跟蹤等數(shù)據(jù)外，文件提醒服務(wù)、文件恢復流程、文件利用文件檢索（檢索號檢索、目錄檢索、案卷檢索、聯(lián)合檢索、身份證檢索、業(yè)務(wù)編碼檢索、時間檢索、行政執(zhí)法查詢）、文件借閱、文件存取、文件編研、文件專題組織、文件審核、統(tǒng)計分析報告（工作量統(tǒng)計、借閱統(tǒng)計、調(diào)閱統(tǒng)計、入庫統(tǒng)計、分類統(tǒng)計）、數(shù)字文件導入導出。
工作指令在線指令(檔案員可通過執(zhí)行網(wǎng)絡(luò)查看所轄服務(wù)中心日常管理部門檔案柜整理的紙質(zhì)檔案，異常情況可及時糾正)在線市檔案室年檢、互動專題交流、咨詢答疑、公告管理。
除了數(shù)據(jù)管理、倉庫管理、文件柜管理、文件檔案管理、數(shù)字代碼管理、文件管理目錄和文件檔案管理外，還需要采取必要的計算機和網(wǎng)絡(luò)手段來保護住房公積金電子文件。筆者認為，公積金繳存紙質(zhì)人事管理系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)“四大功能”，即電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的備份和功能恢復功能，電子檔案存儲狀態(tài)的監(jiān)控和預警功能，電子檔案真實性、完整性、可訪問性和安全性能的檢查功能，電子檔案的保護功能。CA認證、電子印章和數(shù)字水印技術(shù)是解決這一問題的基本措施，可以為因保障原創(chuàng)內(nèi)容權(quán)利而引發(fā)的糾紛提供證據(jù)。
（三）住房公積金無紙化文件的管理信息系統(tǒng)技術(shù)性能
住房公積金基于平裝的文件管理信息系統(tǒng)將擁有安全合理的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和查詢算法。為了保證查詢反饋速度不會隨著用戶和記錄的增加而明顯下降，筆者認為住房公積金無紙化數(shù)據(jù)管理信息系統(tǒng)完全滿足。
1更新信息可以修改除搜索關(guān)鍵字外的所有字段，并檢查數(shù)據(jù)的可靠性和數(shù)值（包含重復性和相似性檢查）的可實現(xiàn)性，系統(tǒng)響應(yīng)控制在5秒以內(nèi)。
2數(shù)據(jù)導入可以按照一定的格式自動關(guān)聯(lián)必要的信息，檢查數(shù)據(jù)的可靠性和數(shù)值的必要性，響應(yīng)時間控制在5秒以內(nèi)。
3存儲系統(tǒng)更新到數(shù)據(jù)庫的控制速度在5秒以內(nèi)。
4查詢檢索簡單查詢系統(tǒng)的響應(yīng)控制在2秒以內(nèi)，組合查詢和復雜查詢的響應(yīng)速度調(diào)整在5秒以內(nèi)，可以對相關(guān)文件進行檢索和模糊查詢。查詢系統(tǒng)根據(jù)一定的原則進行分類、過濾和存儲。
5.數(shù)據(jù)庫的備份和恢復以及數(shù)據(jù)交互應(yīng)定期自動執(zhí)行。數(shù)據(jù)支持數(shù)據(jù)庫和表的備份和恢復，處理時間控制在一小時以內(nèi)。
6統(tǒng)計數(shù)據(jù)挖掘預測的操作時間通常應(yīng)小于60秒，復雜情況下應(yīng)控制在3分鐘以內(nèi)。
7并發(fā)用戶數(shù)量>；40
8.將業(yè)務(wù)分析數(shù)據(jù)選擇和生成的處理時間控制在10分鐘以內(nèi)，在不影響顯示進度值和使用量的前提下，將有意義的標簽信息嵌入到主機原始數(shù)據(jù)中。具體來說，有以下幾個方面:
1.CA認證和電子印章。主要是保證協(xié)會工作人員、參保單位、存款單位在互聯(lián)網(wǎng)上傳輸?shù)臄?shù)據(jù)的安全性、真實性、可靠性、完整性和不可抵賴性。一方面，檔案通過時間戳、電子簽名、電子印章等**手段固化。，從而明確簽名主體并保證其真實身份；另一方面通過CA認證，確保有法可依，為解決公積金余額無紙化辦公檔案帶來的法律問題提供了依據(jù)。
2.數(shù)字水印技術(shù)。一方面，住房公積金電子文件的時效性保護。在住房公積金檔案信息掃描保存過程中，通過嵌入對修改水印信息非常敏感的脆弱水印或半脆弱水印，可以防止大量文件被篡改。在住房公積金電子檔案中嵌入脆弱水印后，當水印信息被非法訪問故意破壞時，非常容易檢測到檔案或水印的內(nèi)容是否被篡改，并采取必要措施防止住房公積金紙質(zhì)檔案被偽造，使非法訪問無法從檔案中獲取有用信息。另一方面是知識產(chǎn)權(quán)保護。網(wǎng)絡(luò)的共享將使大量的人在線訪問住房公積金電子管理文件信息系統(tǒng)，文件資源可能被非法下載、復制和篡改。但是在這個紙質(zhì)文件住房公積金中嵌入了一定含義的水印信息（如制作單位、簽名等）后，我的感官軟件很難感知到水印信息，但檢測裝置靈敏，從而宣告住房公積金是無紙的。
“互聯(lián)網(wǎng)時代”背景下住房公積金紙質(zhì)化檔案管理工作的發(fā)展，不僅可以加強對重要、有價值的電子文件的保護，大大延長住房公積金文件的存儲時間，還有助于提升住房公積金文件的消息內(nèi)容，用戶也需要重新查閱電子文件。因此，實現(xiàn)電子檔案管理是住房公積金文化事業(yè)發(fā)展的必然產(chǎn)業(yè)，必將為住房公積金事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。
庫房綜合智能
管理系統(tǒng)
本系統(tǒng)嚴格按照“嚴格、合理、可靠、經(jīng)濟、完善”和“無人值班、少人值守”的要求進行設(shè)計，具體原則如下：
? 系統(tǒng)選型高起點：
★ 技術(shù)**性：選用新的專業(yè)技術(shù)與產(chǎn)品；
★ 系統(tǒng)高可靠性：系統(tǒng)的硬件和軟件均采用技術(shù)成熟的產(chǎn)品，平均無故障時間均在20萬小時以上；
★ 系統(tǒng)運行管理方便：軟件系統(tǒng)中文化，操作方便；
★ 設(shè)計架構(gòu)**：系統(tǒng)采用真正的B/S+C/S架構(gòu)，業(yè)內(nèi)唯一全程WEB支持的監(jiān)控平臺
★ 技術(shù)支持能力強：承建單位技術(shù)實力強，服務(wù)完善；
★ 系統(tǒng)集成度高：系統(tǒng)完美整合了設(shè)備實時監(jiān)控、運行狀態(tài)、數(shù)據(jù)查詢、深度分析、信息告警等等；
★ 系統(tǒng)交互性好：用戶可通過PC及移動終端實時查詢系統(tǒng)設(shè)備的各種參數(shù)與狀態(tài)，掌握主動權(quán)；
★ 系統(tǒng)可擴展性能強：模塊化結(jié)構(gòu)有利于擴容與擴展。
★ 高可靠性保證：系統(tǒng)支持雙機/多機熱備方案，特殊應(yīng)用沒有后顧之憂；
? 投資少： 系統(tǒng)選型具有高性能價格比。
? 建設(shè)時間短：在較短的時間內(nèi)完成系統(tǒng)的安裝調(diào)試。
? 優(yōu)質(zhì)的服務(wù)：本著“用戶**、服務(wù)至上”的原則。
庫房恒溫恒濕智能控制系統(tǒng)：
★ 溫濕度：監(jiān)測檔案庫房內(nèi)重要區(qū)域的溫度、濕度數(shù)值及變化情況。
★ 空調(diào)： 監(jiān)測空調(diào)的運行狀態(tài)，并可實現(xiàn)遠程開關(guān)機啟停控制模式并調(diào)節(jié)溫度閾值及聯(lián)動等。
★ 除濕加濕一體機： 自動設(shè)定一體機濕度，并對一體機運行狀態(tài)及內(nèi)部模塊實時監(jiān)測。
庫房自動防火防盜報警系統(tǒng)：
★ 門禁管理： 采用進門人臉識別+掌紋識別+刷卡+出門按按鈕的驗證方式，實現(xiàn)對人員出入情況的管理。
★ 視頻圖像： 監(jiān)視庫房的實時圖像，并進行視頻錄像。
★ 防盜： 紅外探測器，監(jiān)測檔案庫房人員活動情況。
★ 防火： 煙霧報警測器，監(jiān)測檔案庫房內(nèi)的火警情況。
庫房自動消毒滅菌系統(tǒng)：
★ 臭氧消毒機 監(jiān)測臭氧消毒機的運行狀態(tài)及參數(shù)，并可實現(xiàn)遠程開關(guān)機啟停控制。
庫房環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)：
★ 漏水監(jiān)測： 區(qū)域式漏水， 米漏水感應(yīng)繩，監(jiān)測庫房內(nèi)除濕一體機以及墻壁四周有無漏水發(fā)生。
★ 毒害氣體： 監(jiān)測庫房內(nèi)部氣體是否毒氣及空氣質(zhì)量是否超標，并聯(lián)動消毒機進行空氣消毒。
