檔案的整理在檔案管理工作中很有價值。通常在檔案（館）中，檔案數量龐大，構成復雜。如果不科學組織，找文件就像大海撈針。因此，數據歸檔是檔案收集后提供利用和發揮檔案作用的首要條件之一。通過檔案的整理，可以進一步了解和檢查檔案的收集質量，在收集過程中起到一定的作用。

歸檔原則

檔案要在原始中充分利用，并根據文獻之間的歷史關系進行分類，使整理后的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保存和利用。

檔案的整理必須保持文件之間的歷史關系。

所謂文獻的文化聯系，就是在文獻的生產和后續加工過程中形成的內在內在聯系。文獻有一定的客觀形成規律，強調只有理清機構實踐活動中文獻的內在聯系，才能將文獻組織成科學的生命系統體系，才能真實反映文獻的歷史背景及其客觀文化關系。

根據來源聯系文檔。文件是由組織及其內部組織機構或某些個人作為單位有機構成的。它的某個生產單位構成了檔案來源不可分割的歷史關系。整理檔案，必須保持這種內在聯系，不能隨意“動”。只有文獻與大的來源保持聯系，文獻的時間、內容、形式的聯系才能體現鄉鎮工作活動的特點和檔案作為歷史記錄的特點。

文件的存在和時間之間的聯系。文件創建者進行的后續活動有一定的過程和階段，從而使文件具有自然的時間聯系。整理這些文件時，要保持來源聯系，同時注意保持文件的時間聯系。

內容選擇中文件的連接。當機關在各種活動中解決某些問題時，就會產生文件。檔案工作者的具體活動使文件在內容上密切相關。在一些組織文檔的程序中，文檔中的鏈接往往是關鍵環節。在整個歸檔工作過程中，如果新文檔的連接完全沒有被照顧和顯示，那么其他的連接可能就不會很緊密了。

文檔在形式上的聯系。文件的形式標志著文件產生時的具體作用，從心理上反映了新文件的來源、時間和性質。因此，在某些情況下，文件的形式，如文件的類型、名稱、材料和記錄方法，也構成了文件之間的某種聯系。

檔案的整理必須便于保管和利用。

數據收集的基本重點和*終要求是促進存儲、搜索和利用。通過保持適當的文件文化聯系整理出來的文件可以很容易地保存和使用，所以它們是相同的。但是如果處理不好，他們之間就會發生爭吵。整理檔案是一項復雜細致的工作。在保持聯系的相同情況下，往往有不同的具體做法，而有些做法雖然相互保持聯系，但可能不便于衛生存放和實際使用。所以不能機械地套用保持文件聯系的原則，而要充分考慮檔案保管和利用的便利性。

檔案館應充分利用現有的檔案，這些檔案是歷史文化的產品。他們不僅記錄了當時的實踐活動，還反映了存檔案過去的情況和成就。要尊重以前勞動者的文化和勞動，整理檔案時要充分利用原有的整理基礎。這是多年實踐中發現的可行方法，也是科學組織歸檔工作的原則。重視和利用以往的整理基礎，可以有效保持文獻之間的文化聯系，提高數據歸檔水平，有助于加快數據收集的步伐，滿足提供和利用的需要。

加強檔案收集的有效措施。

檔案管理就是對零散的、需要進一步明確的文件進行基本的分類、組合、整理、編目，使之系統化。數據歸檔的過程包括:區分全案、分類、生成文件、整理文件中的文件、編目文件封面、裝訂文件、整理文件、編制文件目錄。

系統。這就是案例收集的程序和方法，也稱為數據收集的全過程。上述具體職責并非出于任何原因都是必要的。市檔案館（室）的歸檔工作范圍大致可分為三種情況:

正常工作情況下，檔案庫房接收文件處理機構和業務負責人按歸檔要求準備的文件，市檔案館接收機構檔案柜按入館要求整理移交的文件。資料室和檔案室通常需要在時間和空間范圍內對接收到的檔案進行進一步的比較和系統的整理，即從整個資料室和檔案室的要求進行合理的檔案排出和相關的管理，如整個檔案和檔案的整理，以及檔案目錄的一些處理等。

整理已經在本地整理的文件。檔案進入庫（室）后，經過質量檢驗，明顯不符合整理要求、不便于保管利用的檔案需要進行處理，優化結構。同時，隨著時間的推移，檔案記錄本身乃至歸檔系統都可能發生一定的的變化變化，必須以同樣的原則進行必要的調整。

零散文的編排。由于某些原因，市檔案館（室）有時會接收和收集一些零散的文件，因此需要收集整個過程的數據。檔案整理根據其核心工作的性質，可歸納為邏輯化和內容化兩大類。檔案的科學化包括:整族區分、分類、生成文書、整理文書中的檔案、整理檔案。檔案編目有很多種，其中數據采集范圍內的編目工作通常稱為基礎編目，也有很多種，其中數據采集范圍內的編目工作通常稱為基礎編目。主要包括:編制卷內根目錄，編制參考表，編目文件封面，編制文件目錄。系統化和編目在過程中是交錯的，但也有一定的規律:過程-編目-系統化-編目，即區分全案、分卷、成卷論文和文件的管理-編目文件封面-整理文件-編制文件目錄。所以，大致來說，形成一個體系是采集工作的開始，編目是采集工作的結束；邏輯是編目的基礎，編目是科學的反映。科學解決它們之間的關系，合理確定社會分工和質量評價的重點等。，將有助于提高整理工作的質量和質量。

總之，建檔工作的數據整理不僅是一項日常業務建設，也是當前服務社會經濟發展，特別是滿足開放文獻檔案提供和利用需求的兩項重要任務。