實驗設(shè)備管理檔案是通過直接收集整理獲得的實驗儀器記錄，是高等院校工作的重要組成部分設(shè)備管理。管理和利用好科研設(shè)備檔案資源，不僅有助于延長設(shè)備的使用壽命，提高設(shè)備的利用率，擴大設(shè)備的適用范圍，而且是高校購置同系列設(shè)備的可靠參考和了解設(shè)備價值的詳細信息源，也為提高高校教育質(zhì)量、加強科研水平提供了保障。
隨著國家對高校資源投入的不斷加大和“211”“985”措施的有效實施，高校儀器設(shè)備的規(guī)模和質(zhì)量都有了很大的提升，但這也給高校設(shè)備檔案的管理帶來了很大的困難和嚴峻的考驗。高端設(shè)備信息不僅有助于高校對自身擁有的資產(chǎn)有準確的了解，還能對設(shè)備進行有效的管理和監(jiān)控。因此，如何正確使高校設(shè)備的檔案管理工作效率成為目前高校設(shè)備管理部門面臨的主要課題。
高校設(shè)備檔案管理的十大問題
（一）設(shè)備檔案管理工作不規(guī)范。大部分高校設(shè)備管理采用的是使用院系和設(shè)備管理院系的傳統(tǒng)管理模式。設(shè)備管理部門負責設(shè)備的招標、采購、驗收、安裝等工作，而設(shè)備的日常使用、維修和保養(yǎng)則構(gòu)成各個使用部門。
采購、管理和使用的分離給設(shè)備檔案管理工作帶來了一些困難。雖然采購科研設(shè)備時已經(jīng)建立了相應(yīng)的儀器檔案，但銷售部門缺乏使用設(shè)備的經(jīng)驗和設(shè)備的控制參數(shù)和屬性，可能導(dǎo)致檔案材料不完整、參數(shù)要求不準確等。而且儀器設(shè)備使用壽命長，從立項到報廢，設(shè)備和人事檔案的運行周期長。在后續(xù)使用中，實驗室設(shè)備的信息無法定期更新，導(dǎo)致設(shè)備檔案往往不能反映實驗儀器的實際情況。
此外，兩個部門直接使用工作設(shè)備的一線科研專家對設(shè)備檔案管理工作缺乏足夠的重視和了解，缺乏數(shù)據(jù)管理的專業(yè)基礎(chǔ)知識，導(dǎo)致科技人員對設(shè)備檔案管理工作缺乏重視和熱情，無法充分利用系統(tǒng)文件資源，導(dǎo)致未能及時將設(shè)備使用、維護和維修的詳細信息反映在檔案中。
（二）設(shè)備檔案管理制度落后，歸檔資料整理滯后。各部門雖然出臺了國有資源和大型儀器的相關(guān)管理制度，但大多缺乏設(shè)備檔案的規(guī)范管理制度，對設(shè)備檔案資源的價值和潛力認識不充分，管理職責不明確。
不同二級單位對設(shè)備檔案的管理規(guī)定、方式、人員不同，缺乏溝通協(xié)調(diào)；設(shè)備檔案管理工作沒有標準化的標準和體系，設(shè)備檔案建立后，誰來負責維護設(shè)備檔案的內(nèi)容和功能還不清楚。文件更新計劃流程不清晰，檢查設(shè)備運行過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和原始圖像存儲不規(guī)范。目前大部分高校沒有配備專職設(shè)備檔案管理人員，大部分設(shè)備檔案管理工作都是由設(shè)備管理部門兼職完成。由于工作量大、缺乏檔案管理知識、綜合服務(wù)能力不足、流動頻繁等原因，工人容易造成設(shè)備檔案相關(guān)信息缺失或斷裂，無法形成良好的技術(shù)數(shù)據(jù)管理機制和機制保障。
（三）設(shè)備檔案管理數(shù)字化程度不高，共享資金效益差。設(shè)備檔案管理信息化建設(shè)是高校設(shè)備信息管理的重要組成部分，可以提高設(shè)備檔案管理工作的效率。但目前國內(nèi)部分學(xué)校尚未完成設(shè)備檔案信息化建設(shè)工作，仍采用手工檔案信息、設(shè)備卡片等全封閉管理模式，缺乏成熟的設(shè)備信息化管理平臺，無法實現(xiàn)設(shè)備數(shù)據(jù)的共贏共享。
雖然部分高校建立了設(shè)備檔案信息化管理制度，但仍存在設(shè)備數(shù)據(jù)滯后、設(shè)備數(shù)據(jù)不完整、設(shè)備數(shù)據(jù)更新不及時等情況。，這導(dǎo)致其他設(shè)備數(shù)據(jù)不完整、不透明，學(xué)校內(nèi)部各部門之間甚至學(xué)校之間共享使用設(shè)備，設(shè)備浪費嚴重。高校具有設(shè)備數(shù)量多、種類豐富、分布分散的特點，尤其是大型設(shè)備和**設(shè)備，存放在不同的二級部門。即使使用校園內(nèi)的跨部門協(xié)作，也需要申請、審批、培訓(xùn)和使用。由于缺乏及時、優(yōu)秀的設(shè)備信息支持，重型設(shè)備共享利用率低，操作復(fù)雜，數(shù)字文件無法及時保存。此外，設(shè)備檔案管理工作的滯后性和信息化能力低也會導(dǎo)致用戶無法及時獲取設(shè)備數(shù)據(jù)，破壞設(shè)備成果的產(chǎn)出。
提高高校設(shè)備管理檔案水平的對策
（一）構(gòu)建潛在設(shè)備隱患檔案管理制度和標準化管理體系。隨著數(shù)據(jù)時代的到來和“包括互聯(lián)網(wǎng)”的不斷成熟和發(fā)展，高校設(shè)備管理檔案也呈現(xiàn)出豐富化、**化和信息化建設(shè)的新變化。高校領(lǐng)導(dǎo)要多關(guān)注設(shè)備檔案管理工作的制度建設(shè)，制定切實有效的設(shè)備檔案管理制度，收集信息，整理、更新、共享和使用設(shè)備巡視檔案并保密等。為了提高儀器的運行效率，優(yōu)化生產(chǎn)管理文件，創(chuàng)建現(xiàn)有的設(shè)備服務(wù)。
設(shè)備相關(guān)部門負責設(shè)備檔案的管理，各二級單位負責設(shè)備的保管和使用。高校要著手建立設(shè)備相關(guān)部門與設(shè)備使用部門的聯(lián)動合作，明確設(shè)備管理檔案的職責，提高設(shè)備檔案的運行水平和儀器運行效率，強化設(shè)備檔案管理工作為高校“雙**”規(guī)劃建設(shè)提供有效助力。
（二）提高設(shè)備的重要性檔案管理工作提高人員的專業(yè)能力。檔案部門是直管設(shè)備管理公司文件檔案記錄的重要成員，高校設(shè)備管理檔案的新使命對管理人員的管理理念和專業(yè)知識技能提出了更高的要求。高校要更加重視設(shè)備檔案部門隊伍建設(shè)，通過高層次人才、專業(yè)培養(yǎng)等措施加強隊伍建設(shè)工作。通過有組織的再就業(yè)培訓(xùn)、講座培訓(xùn)、深造等方式，改變設(shè)備檔案管理管理理念的傳統(tǒng)，提升專業(yè)知識水平，滿足新征程設(shè)備檔案管理工作的要求。
同時，還要建立設(shè)備檔案管理的考核和有效激勵機制，將設(shè)備檔案管理工作納入高校績效考核。年度考核不僅影響其他人員的收入，還可以與人員職務(wù)晉升、職稱評定掛鉤，鼓勵設(shè)備檔案管理人員提高自身操作水平，認真嚴謹?shù)赝瓿蓹n案管理工作的安裝，提高設(shè)備檔案的服務(wù)標準。
（三）借助“含互聯(lián)網(wǎng)”，提升設(shè)備檔案信息化管理水平。傳統(tǒng)的設(shè)備信息管理，包括系統(tǒng)信息錄入、信息更新和信息咨詢，都是人工完成的，效率有限。隨著“移動互聯(lián)網(wǎng)”的快速發(fā)展和智能化的實現(xiàn)，檔案管理信息化建設(shè)的進度大大降低。設(shè)備的信息采集、整理、更新都進入了智能化、管理信息化、物聯(lián)網(wǎng)時代。借助存儲服務(wù)、云共享、智能檢索等相關(guān)信息技術(shù)，可大幅提升設(shè)備檔案管理工作效率，儀器利用率低。
同時，在“包括互聯(lián)網(wǎng)”時代，設(shè)備文件的共享更加開放，互聯(lián)網(wǎng)、微信、微博、自媒體等新媒體，服務(wù)創(chuàng)新內(nèi)容和服務(wù)需求，搭建服務(wù)平臺，更大程度適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)平臺”時代網(wǎng)絡(luò)共享的未來趨勢，是未來高校設(shè)備檔案管理工作面臨的主要課題之一。
高校要著力建設(shè)設(shè)備電子檔案在線管理系統(tǒng)，開啟線上線下協(xié)同管理模式。在線資源常用于設(shè)備儀器的宣傳、介紹、查詢和預(yù)約，便于實時關(guān)注。同時可以授權(quán)二級部門設(shè)備管理的人員頻繁更新設(shè)備健康狀況，保證在線運行文件的及時性。線下檔案保證了設(shè)備檔案的唯一性和自然性。線上線下有機結(jié)合，可以優(yōu)化運行檔案資源配置，規(guī)范、精準管理設(shè)備效能檔案。
國內(nèi)外設(shè)備儀器種類繁多，涉及部門眾多。設(shè)備檔案信息化管理是高校的發(fā)展趨勢設(shè)備管理，這絕對關(guān)系到高校的水平和效率設(shè)備管理。因此，需要強化制度建設(shè)，提升管理人員專業(yè)水平，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等手段，適應(yīng)高校設(shè)備檔案信息化管理水平，促進設(shè)備檔案管理工作高效快速發(fā)展。
庫房綜合智能
管理系統(tǒng)
本系統(tǒng)嚴格按照“嚴格、合理、可靠、經(jīng)濟、完善”和“無人值班、少人值守”的要求進行設(shè)計，具體原則如下：
? 系統(tǒng)選型高起點：
★ 技術(shù)**性：選用新的專業(yè)技術(shù)與產(chǎn)品；
★ 系統(tǒng)高可靠性：系統(tǒng)的硬件和軟件均采用技術(shù)成熟的產(chǎn)品，平均無故障時間均在20萬小時以上；
★ 系統(tǒng)運行管理方便：軟件系統(tǒng)中文化，操作方便；
★ 設(shè)計架構(gòu)**：系統(tǒng)采用真正的B/S+C/S架構(gòu)，業(yè)內(nèi)唯一全程WEB支持的監(jiān)控平臺
★ 技術(shù)支持能力強：承建單位技術(shù)實力強，服務(wù)完善；
★ 系統(tǒng)集成度高：系統(tǒng)完美整合了設(shè)備實時監(jiān)控、運行狀態(tài)、數(shù)據(jù)查詢、深度分析、信息告警等等；
★ 系統(tǒng)交互性好：用戶可通過PC及移動終端實時查詢系統(tǒng)設(shè)備的各種參數(shù)與狀態(tài)，掌握主動權(quán)；
★ 系統(tǒng)可擴展性能強：模塊化結(jié)構(gòu)有利于擴容與擴展。
★ 高可靠性保證：系統(tǒng)支持雙機/多機熱備方案，特殊應(yīng)用沒有后顧之憂；
? 投資少： 系統(tǒng)選型具有高性能價格比。
? 建設(shè)時間短：在較短的時間內(nèi)完成系統(tǒng)的安裝調(diào)試。
? 優(yōu)質(zhì)的服務(wù)：本著“用戶**、服務(wù)至上”的原則。
庫房恒溫恒濕智能控制系統(tǒng)：
★ 溫濕度：監(jiān)測檔案庫房內(nèi)重要區(qū)域的溫度、濕度數(shù)值及變化情況。
★ 空調(diào)： 監(jiān)測空調(diào)的運行狀態(tài)，并可實現(xiàn)遠程開關(guān)機啟停控制模式并調(diào)節(jié)溫度閾值及聯(lián)動等。
★ 除濕加濕一體機： 自動設(shè)定一體機濕度，并對一體機運行狀態(tài)及內(nèi)部模塊實時監(jiān)測。
庫房自動防火防盜報警系統(tǒng)：
★ 門禁管理： 采用進門人臉識別+掌紋識別+刷卡+出門按按鈕的驗證方式，實現(xiàn)對人員出入情況的管理。
★ 視頻圖像： 監(jiān)視庫房的實時圖像，并進行視頻錄像。
★ 防盜： 紅外探測器，監(jiān)測檔案庫房人員活動情況。
★ 防火： 煙霧報警測器，監(jiān)測檔案庫房內(nèi)的火警情況。
庫房自動消毒滅菌系統(tǒng)：
★ 臭氧消毒機 監(jiān)測臭氧消毒機的運行狀態(tài)及參數(shù)，并可實現(xiàn)遠程開關(guān)機啟停控制。
庫房環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)：
★ 漏水監(jiān)測： 區(qū)域式漏水， 米漏水感應(yīng)繩，監(jiān)測庫房內(nèi)除濕一體機以及墻壁四周有無漏水發(fā)生。
★ 毒害氣體： 監(jiān)測庫房內(nèi)部氣體是否毒氣及空氣質(zhì)量是否超標，并聯(lián)動消毒機進行空氣消毒。
