20世紀90年代以來，以數(shù)字網(wǎng)絡和信息技術為特征的科技革命席卷全球。隨著信息技術的發(fā)展和紙質(zhì)檔案的上線運行，檔案的利用效率大大提高，檔案在時代中的價值得到集中體現(xiàn)。傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化升級和電子檔案的大規(guī)模生成，在短時間內(nèi)改變了檔案館的現(xiàn)狀，數(shù)字化產(chǎn)品的方興未艾給傳統(tǒng)檔案館帶來了新的挑戰(zhàn)。
檔案數(shù)字化的基本精神
1.檔案數(shù)字化的含義
檔案數(shù)字化是指通過注冊不同載體形式的文件和記錄工具，如計算機輸入(或掃描)、轉(zhuǎn)換(數(shù)據(jù)格式)和處理(轉(zhuǎn)存或刻錄)，將文字、圖像、聲音等數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成0和1的數(shù)字序列，然后存儲在磁盤、光盤等物理載體上的過程。紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)字化處理，提高了計算機檢索速度；節(jié)省文件存儲空間，緩解倉庫緊張壓力；減少因頻繁使用造成的原始檔案(特別是珍貴檔案)磨損，從而繼續(xù)發(fā)揮檔案的資金優(yōu)勢，豐富網(wǎng)上信息資源的內(nèi)容和數(shù)量，加強信息資料的大力開發(fā)利用，為檔案開展特色服務創(chuàng)造條件。
2.檔案數(shù)字化的內(nèi)容
目前，在我國檔案機構的檔案中，除了絕大多數(shù)檔案資料外，幾乎所有的檔案都還是電子檔案。這種情況極大地制約了電子檔案的利用和信息資源的開發(fā)。針對這種情況，當前和今后很長一段時間，為了提高檔案的低利用率，我國檔案數(shù)字化的重點是:檔案信息的電視數(shù)字化，這既是進一步改變其館藏檔案結構的需要，也是利用網(wǎng)絡技術實現(xiàn)檔案資源共享和檔案數(shù)字化建設的重要環(huán)節(jié)。一般來說檔案數(shù)字化的內(nèi)容有兩個層次。首先，在檔案目錄數(shù)字化時代，其目標是建立與目錄相關的數(shù)據(jù)庫，關鍵是規(guī)范檔案的描述和標引，科學選擇檔案目錄的數(shù)據(jù)庫結構。二是可以對檔案全文進行數(shù)字化升級，通過掃描電子詞條，按目錄進行索引，將檔案全文逐頁存儲為圖像文件，或者通過ocR(光學字符技術)識別后以文本格式存儲檔案內(nèi)容，輔以兩種不同方式的檢索系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。在檔案數(shù)字化過程中，需要選擇文件的區(qū)域特征，并結合使用這種特定的方法。
3.數(shù)字處理的特點
與傳統(tǒng)載體檔案相比，檔案資料主要有以下特點:一是信息的人工讀取。數(shù)據(jù)是用數(shù)字符號記錄的，只有通過包含計算機專用程序?qū)?shù)據(jù)解碼成預輸入狀態(tài)才能手動讀取。第二，制度高度依賴。數(shù)字化加工的管理需要外力計算機系統(tǒng)，所以計算機系統(tǒng)的兼容性非常重要。當生成文件的軟件、運行文件的系統(tǒng)底層以及硬件的升級與原系統(tǒng)不兼容時，需要適應全新系統(tǒng)的部署和轉(zhuǎn)換，保證文件注冊的可讀性。第三，信息與載體的部分分離。歸檔數(shù)據(jù)中的信息是流動和**的。而信息載體的分離使得以數(shù)字掃描全文形式存在的“文件形式”與通過邏輯關聯(lián)連接的“相關元素”分離。
第四，信息的波動性。數(shù)字作品載體對信息的“束縛”不復存在，其信息很容易被刪除。此外，新的計算機系統(tǒng)和程序無法解決過時的代碼，因此需要將原始文件遷移到新的科技理想環(huán)境中，遷移過程中的信息丟失也不應該避免。第五，存儲信息的密度。檔案數(shù)據(jù)的存儲密度遠遠高于過去各種人工可讀的信息介質(zhì)。隨著技術的更新，其存儲密度將不斷加深。第六，整合輔助信息媒體。檔案數(shù)據(jù)有機地結合了文字、圖形、圖像、聲音等各種信息形式。，使現(xiàn)場再現(xiàn)了當時的組織情況，強化了檔案館對于參與社會的記憶和再現(xiàn)功能。第七，信息的可操作性強。數(shù)字化加工信息是動態(tài)變化的信息。由于信息的易變性，改變其存在形式更為方便。
數(shù)據(jù)形成和系統(tǒng)環(huán)境
1.數(shù)字作品的形成
(1)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化過程。計算機技術和網(wǎng)絡技術的廣泛應用，潛移默化地改變了情報工作的客觀物質(zhì)來源，原始檔案數(shù)字化升級成為未來必然趨勢。我國檔案機構以網(wǎng)絡化的形式生成館藏檔案信息已成為信息時代的客觀需要，這是檔案資源進入高速網(wǎng)絡、實現(xiàn)國際資源共享的前提。為了滿足政府和社會對在線文件和檔案信息數(shù)據(jù)日益增長的需求，一些機構、事業(yè)單位和檔案室開始通過電視對傳統(tǒng)載體的文件和目錄進行數(shù)字化。常見的方法是掃描電子設備，將原始文件轉(zhuǎn)換成圖像數(shù)據(jù)，或者通過光學字符識別(OCR)識別后形成文本文件。通過數(shù)字技術，各種數(shù)據(jù)文件聯(lián)網(wǎng)后可以存儲在磁盤和光盤上。
(2)直接數(shù)字掃描。數(shù)字處理(也稱為電子檔案)是人類生活真實活動的數(shù)字記錄，是計算機辦公和信息技術和網(wǎng)絡技術快速發(fā)展的直接結果。它將通過電子計算機的運行、傳輸、存儲和利用，進一步改變檔案的面貌和偽環(huán)境。數(shù)字化工作的全過程不像電子檔案那樣容易記錄。數(shù)字檔案的生成、收集和歸檔自始至終都是在計算機上進行的，其形成機制也不再物化。在數(shù)字檔案的生成和處理過程中，信息源很容易被刪除。數(shù)字處理有不同的編碼格式，每種格式都要用不同的軟件讀寫。例如，有各種文本文件、動態(tài)數(shù)據(jù)庫文件、各種計算機圖像文件、錄音錄像文件等格式。
2.數(shù)字化工作的軟件環(huán)境
數(shù)字檔案館網(wǎng)絡運行中，信息配比合理，空間傳輸即時，可實現(xiàn)遠程信息的實時再現(xiàn)。虛擬網(wǎng)絡的數(shù)字化處理必須符合海量信息的歸檔時間和范圍、科技環(huán)境、格式文件、監(jiān)測數(shù)據(jù)等歸檔要求。，確保數(shù)字處理的質(zhì)量。數(shù)字處理載體的特殊性要求運行的外部條件應滿足防塵、防紫外線、抗磁干擾的技術要求。因此，檔案數(shù)據(jù)信息可以在可靠性好、保密性好、軟硬件兼容的外部條件下利用和保存。數(shù)字掃描從網(wǎng)絡傳輸時有多種狀態(tài)，常見的形式是存儲在光盤或磁盤中。這種靜態(tài)不同于信息上網(wǎng)或相關數(shù)據(jù)庫的動態(tài)形式，表現(xiàn)出數(shù)字掃描的非物質(zhì)性特征。數(shù)字化掃描信息在網(wǎng)絡中的檢索、利用和資源整合是一個從一種靜態(tài)到另一種靜態(tài)的運行或傳遞過程。這種動態(tài)發(fā)展的傳輸延遲短，空間動態(tài)傳輸是其內(nèi)在運行特征。因此，在網(wǎng)絡中傳輸?shù)臄?shù)字化工作信息可以看作是靜態(tài)和動態(tài)的相互轉(zhuǎn)換。
數(shù)字掃描存在的問題及防護
1.未來數(shù)字處理的挑戰(zhàn)
(1)數(shù)字化工作載體材料面臨的挑戰(zhàn)。
與傳統(tǒng)的電子檔案相比，數(shù)字掃描有很多優(yōu)點，但也有很多缺點，如載體材料存儲時間短，遠遠不能滿足檔案永久或長期存儲的要求。目前，數(shù)字作品的信息載體主要包括磁帶、磁盤、光盤等。作為數(shù)字掃描網(wǎng)絡運行參數(shù)中的靜態(tài)形式，它們在信息的網(wǎng)絡傳輸中起著重要的作用。然而，它們在使用和保存過程中會受到各種因素的影響，并以各種形式發(fā)生變化。比如載體材料的老化會降低電子檔案的穩(wěn)定性，直接影響檔案的壽命。對于數(shù)字處理來說，其載體的脆弱性使得文件保護和管理成為技術難點。如果磁介質(zhì)易受人體磁場影響，磁記錄丟失，因此，存放數(shù)字處理的倉庫應有磁干擾屏蔽設施；再比如計算機技術的升級，導致無法讀取計算機系統(tǒng)或磁盤或光驅(qū)上的原始信息，導致文件價值損失。因此，為了保證數(shù)字處理的故事性，往往需要將其轉(zhuǎn)換為**于任何計算機系統(tǒng)的中間形式或轉(zhuǎn)換為新的存儲格式；又如，一些存儲的信息載體是不安全的。一旦計算機系統(tǒng)被病毒感染，信息可能會丟失，造成巨大損失。
(2)數(shù)字存檔信息的安全方面
數(shù)字化工作信息的形成、傳輸、存儲和利用都依賴于計算機系統(tǒng)，如軟硬件代碼、系統(tǒng)分類等。數(shù)字化掃描信息容易被刪除，這主要是由于計算機內(nèi)存芯片、可重寫光盤等存儲載體的可重寫性。數(shù)字處理信息和載體的可分離性導致當檔案數(shù)據(jù)信息被轉(zhuǎn)移或替換到其他介質(zhì)時，檔案數(shù)據(jù)信息可以被改變而不被檢測到。在數(shù)字檔案的形成機制中，其內(nèi)容和形式是**完整的，不僅內(nèi)部容易發(fā)生變化，而且失去了固定的形式。如果相關程序沒有做出特殊要求，數(shù)字掃描的修改可以不留痕跡。如果原始信息沒有備份，文件數(shù)據(jù)信息無法修改后，原始信息將不復存在。如果沒有授予一定的權限，數(shù)字處理信息的來源就會受到影響。隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，在線瀏覽海量信息變得更快、更方便。然而，網(wǎng)絡“黑客”經(jīng)常出現(xiàn)，破譯密碼、修改信息，嚴重危害互聯(lián)網(wǎng)安全。互聯(lián)網(wǎng)安全已經(jīng)成為其發(fā)展的巨大障礙。因此，需要協(xié)調(diào)解決分類、訪問權限、信息復制等問題。數(shù)字過程文件。用戶身份要通過民意調(diào)查確認，相關軟件編程也要考慮只讀取信息不修改信息等技術措施。
2.數(shù)字檔案的保護
數(shù)字掃描的保護涉及載體保護材料和數(shù)字系統(tǒng)保護兩個方面:
(1)載體材料的保護。
①保持適當?shù)臐穸取＿m合光盤等材料長期存放的溫濕度控制是干燥、脫水和恒濕。考慮到物質(zhì)的特性和瓶頸，理想的儲存條件是溫度20℃，空氣濕度45%。倉儲環(huán)境應配備自動控溫恒濕的空調(diào)系統(tǒng)，倉庫維護結構應保溫防潮，輔以降濕密封，控制倉庫室內(nèi)溫濕度。
②防塵。灰塵的影響對數(shù)字處理載體的危害更大，會對載體造成物理損傷、化學損傷和生物損傷。要創(chuàng)造條件降低空氣中的粉塵含量，保證機器的清潔度；嚴禁觸摸軟盤讀寫窗口和索引孔；請勿用手觸摸光盤的網(wǎng)絡部分。
③防磁。在數(shù)字處理中，電場和磁場對磁盤和光盤材料有明顯的影響。在存儲過程中，數(shù)字掃描載體應遠離能形成強磁場的電氣設備。為避免將軟盤與電視錄像機等室內(nèi)電器存放在一起，*好使用防磁配件存放軟盤。
④機械防振。零件的磨損和振動也會損壞數(shù)字工作載體，因此應注意減震和防沖擊。硬盤驅(qū)動器應該是平的，以防止振動。驅(qū)動器在寫入數(shù)據(jù)時，不要移動或碰撞工作臺，以免磁頭晃動劃傷磁盤，造成讀寫錯誤。
④防止光和有毒氣體的影響。酸性和還原性有毒氣體會腐蝕和破壞文件載體，導致磁盤損壞和數(shù)據(jù)丟失；紫外線能量與載體材料的還原反應影響磁記錄的讀寫效果。因此，需要防范強光干擾，避免自然光直接照射軟盤造成損壞。
⑤加強管理和維護。首先，軟盤和光盤應該垂直放置；其次，軟盤的標簽要先寫后貼，不允許用鋼筆或簽字筆寫，以防劃傷。第三，不允許用手直接觸摸燈光和盤面，不允許隨意擦拭或清洗盤面。如果碟片發(fā)霉，用蘸有高純酒精的干凈棉絮擦拭碟片外露部分，邊擦拭邊翻轉(zhuǎn)，然后放在干凈的環(huán)境中蒸發(fā)干燥。
(2)數(shù)字工作信息的保護。
①用戶信息驗證和訪問權限控制。設置數(shù)據(jù)管理信息系統(tǒng)的用戶安全認證和訪問權限設備控制，避免非法訪問數(shù)據(jù)管理信息系統(tǒng)，同時控制每個合法用戶在指定的訪問權限內(nèi)重新操作，降低文件管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)被破壞的概率。
②信息加密傳輸和局域網(wǎng)電纜屏蔽。如果文件管理信息系統(tǒng)是內(nèi)部局域網(wǎng)系統(tǒng)，當?shù)卿浳募芾硇畔⑾到y(tǒng)的用戶代碼、密碼和重要數(shù)據(jù)輸入移動瀏覽器計算機時，通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸給客戶端程序的文件注冊應該加密，連接內(nèi)部計算機局域網(wǎng)的電纜應該得到有效管理和屏蔽，以防止通過網(wǎng)絡傳輸?shù)男畔⒑筒牧媳环欠ǜ`取。
③設置審計功能和報警裝置。應能記錄系統(tǒng)中所有涉及文件數(shù)據(jù)資源的安全操作，并將文件管理信息系統(tǒng)的聲光報警與審計功能相結合，當出現(xiàn)危及被管理文件絕對安全的事件時，自動向維護系統(tǒng)人員觸發(fā)報警信息系統(tǒng)。
④網(wǎng)絡病毒的防范。因此，電腦維護人員應及時在服務器和電腦上安裝電腦殺毒軟件，并定期升級，有效降低電腦感染的可能性。
⑤其他安全措施。在全檔案管理信息系統(tǒng)解決方案設計和服務網(wǎng)絡建設過程中，應積極采取輻射能量、火災和水、雷電等因素的危害，采取有效的防范措施，避免災害發(fā)生。
⑥建立有效的數(shù)字文件備份系統(tǒng)
庫房綜合智能
管理系統(tǒng)
本系統(tǒng)嚴格按照“嚴格、合理、可靠、經(jīng)濟、完善”和“無人值班、少人值守”的要求進行設計，具體原則如下：
? 系統(tǒng)選型高起點：
★ 技術**性：選用新的專業(yè)技術與產(chǎn)品；
★ 系統(tǒng)高可靠性：系統(tǒng)的硬件和軟件均采用技術成熟的產(chǎn)品，平均無故障時間均在20萬小時以上；
★ 系統(tǒng)運行管理方便：軟件系統(tǒng)中文化，操作方便；
★ 設計架構**：系統(tǒng)采用真正的B/S+C/S架構，業(yè)內(nèi)唯一全程WEB支持的監(jiān)控平臺
★ 技術支持能力強：承建單位技術實力強，服務完善；
★ 系統(tǒng)集成度高：系統(tǒng)完美整合了設備實時監(jiān)控、運行狀態(tài)、數(shù)據(jù)查詢、深度分析、信息告警等等；
★ 系統(tǒng)交互性好：用戶可通過PC及移動終端實時查詢系統(tǒng)設備的各種參數(shù)與狀態(tài)，掌握主動權；
★ 系統(tǒng)可擴展性能強：模塊化結構有利于擴容與擴展。
★ 高可靠性保證：系統(tǒng)支持雙機/多機熱備方案，特殊應用沒有后顧之憂；
? 投資少： 系統(tǒng)選型具有高性能價格比。
? 建設時間短：在較短的時間內(nèi)完成系統(tǒng)的安裝調(diào)試。
? 優(yōu)質(zhì)的服務：本著“用戶**、服務至上”的原則。
庫房恒溫恒濕智能控制系統(tǒng)：
★ 溫濕度：監(jiān)測檔案庫房內(nèi)重要區(qū)域的溫度、濕度數(shù)值及變化情況。
★ 空調(diào)： 監(jiān)測空調(diào)的運行狀態(tài)，并可實現(xiàn)遠程開關機啟停控制模式并調(diào)節(jié)溫度閾值及聯(lián)動等。
★ 除濕加濕一體機： 自動設定一體機濕度，并對一體機運行狀態(tài)及內(nèi)部模塊實時監(jiān)測。
庫房自動防火防盜報警系統(tǒng)：
★ 門禁管理： 采用進門人臉識別+掌紋識別+刷卡+出門按按鈕的驗證方式，實現(xiàn)對人員出入情況的管理。
★ 視頻圖像： 監(jiān)視庫房的實時圖像，并進行視頻錄像。
★ 防盜： 紅外探測器，監(jiān)測檔案庫房人員活動情況。
★ 防火： 煙霧報警測器，監(jiān)測檔案庫房內(nèi)的火警情況。
庫房自動消毒滅菌系統(tǒng)：
★ 臭氧消毒機 監(jiān)測臭氧消毒機的運行狀態(tài)及參數(shù)，并可實現(xiàn)遠程開關機啟停控制。
庫房環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)：
★ 漏水監(jiān)測： 區(qū)域式漏水， 米漏水感應繩，監(jiān)測庫房內(nèi)除濕一體機以及墻壁四周有無漏水發(fā)生。
★ 毒害氣體： 監(jiān)測庫房內(nèi)部氣體是否毒氣及空氣質(zhì)量是否超標，并聯(lián)動消毒機進行空氣消毒。
