政府機關數字檔案館建設的緊迫性

1.內需與轉型。

檔案的類型已經從檔案信息轉變為紙質和電子文本共存或電子檔案單一系統。為實現組織檔案管理制度科學化，實現對各類別、載體特別是紙質文件的集中統一管理，實現從電子檔案到國家檔案館的有序轉移，需要借助網絡技術建設滿足崗位需求的數字化檔案室。如果各級檔案機構對檔案信息化建設不太了解，缺乏緊迫感，不僅會使自身檔案的管理水平滯后，還會使系統內二級、三級機構協調監督檔案時難以履職，甚至影響機構為經濟社會服務的質量。

2.現實和統治。

現有的辦公檔案業務標準模式基本停留在歸檔、保管、利用、移交實物檔案入館階段，使用的檔案管理軟件多停留在電子檔案計算機化操作層面，以目錄檢索為主，這與當前深化“去中心化、去中心化”改革，優化升級創新環境，跨部門、跨部門、跨區域推進“互聯網時代民生服務”下的民生服務不同。近年來，我國數字文件歸檔管理從試點走向推廣，探索了各類數字文件的歸檔范圍、歸檔流程、存儲格式、“四質量檢測”、數據包容、提供利用等業務系統。2019年4月26日生效的國務院第716《國務院關于在線政務服務的若干規定》號令第12條提出了現行電子備案的落地要求。同時，電子檔案的含義在第15條中進一步明確。要將這些規定落到實處，實現對政府機關電子文件的前端管控和規范管理，控制電子機關檔案機構的領導權和主導權文件管理，就要加快政府機關數字化檔案建設。

2018年；國家保密局發布第13號令《機關檔案管理規定》；要求對政府機構的所有檔案進行集中統一管理。明確將政府機關檔案管理納入政務管理和信息化管控規劃；明確政府機構信息化工作的主要任務之一是負責政府機構檔案信息化工作；協調政府機關及所屬事業單位紙質檔案整合工作；推動傳統載體檔案數字化和紙質文件電子檔案的標準化。明確主管部門要開展數字檔案館建設，協調好傳統載體檔案數字化、電子建檔和電子檔案管理等工作。誠然，2014年發布的《數字檔案室建設指南》是方向和指引。那么，2018年13號令的發布，就是對政府機關數字化檔案建設的更高要求。

3.趨勢和必要性。

隨著新一輪行政管理體制改革的完成和社會發展的快速發展，進一步提高政府部門辦公信息化水平成為一項重要任務。隨著辦公自動化和數字化檔案建設的快速發展，辦公檔案數字化應與辦公室信息化建設和國家檔案館信息化建設協調合作，實現系統互聯和協作共享。作為連接二者的橋梁，政府機關數字檔案館的組織建設是一個重要的趨勢和必然。

政府機關數字檔案館建設應注意的兩個問題

1.堅持資源**，做好備貨檔案數字化。

事業單位數字檔案建設的核心是數字檔案資源庫建設。在內容的整體建設中，數字存檔資源是*重要的，它來自于存量互聯網拷貝和增量電子圖片存檔形成的電子檔案。建設要求中需要考慮的重點，應該是將事業單位的所有數字檔案資源納入數字檔案的基本框架，使事業單位檔案在事業單位圖書資源的管控中處于優勢地位，從而落實對所有事業單位檔案進行集中統一管理的要求。在業務應用建設完成并投入使用之前，開展數字檔案數字化建設的原紙檔案數字化工作仍是首選。電子檔案的數字化副本不僅可以極大地方便本機構的使用，還可以在過期檔案信息交由同級國家檔案館入館時同步移交數字化副本。紙質檔案數字化工作按照《紙質檔案數字化規范》DA/T31-2017執行，清晰文本和規范文本的電子檔案數字影印按照《紙質檔案數字復制件光學字符識別(OCR)工作規范》DA/T77-2019同步執行，兩者之間建立準確可靠的關聯交易，便于實現紙質檔案檢索、輔助編目、匯編、研發、數據分析等。

2.堅持易用可靠性，做好智能應用建設。

目前，數據集成建設是數字檔案館建設中*大的不足。大部分機構現有的電腦，如檔案管理軟件，基本都是對電子文件目錄數據及其互聯網副本的管理輔助，不具備金融電子圖片和電子檔案的能力；需要進行應用和升級，即將管理檔案業務的整體流程和相關規范固化在數據集成中，并與辦公自動化系統連接，解決電子文件的規范化管理問題，兼顧檔案信息的管理輔助。至于信息系統建設的方式，無論是通過標準化用戶界面**于各機構業務系統歸檔紙質文件及其數據項的方式，還是將各機構業務系統嵌入其子模塊的方式，都各有利弊，不符合要求。結合兩種形式的優勢，將電子文檔的分類方案、歸檔范圍、存放期限表、整理要求等一部分數據交互嵌入到辦公樓宇自動化等業務系統中，在形成數字文檔時自動或自動進行識別和采集工作，實時捕捉電子文檔和數據項，實施預歸檔；另一部分側重于電子文本和數據項的保存和維護，是一種相對合理的選擇模式。對于數據量大的數字檔案業務系統，需要建立由網絡管理員、安全管理成員和審核員組成的三人管理模式，避免單一超級管理員，有效降低安全風險。其他功能方面，根據《電子文件管理系統通用功能要求》（GB/T29194-2012）和同級國家綜合性城市檔案館的要求，應具備捕獲與登記、分類與組織、編目、描述、存儲、非對稱加密、檢索與利用、識別與處置、統計管理、移交、審核、系統配置、權限管理、安全管理等功能。在可選設置功能方面，多載波文件管理、接口管理、數字化改造文件管理、離線利用等。可以根據需要選擇。

3.堅持依靠政府機構管理信息設施，推進建設。

目前，在現有事業單位的基礎上信息化建設，事業單位數字檔案館的網絡設施通常不需要單獨設計和規劃，而應充分利用政務管理設施和設備與政府網站和業務系統連接。這樣就布局了與同級國家綜合國家檔案館電子檔案交接平臺相連的網絡通道和主要信息，解決了電子檔案在線的交接問題。在管理和保存涉密數字檔案資源時，應嚴格遵守國家法規要求，建設保密網絡。

4.建立科學指導，歸檔工作資源數據庫。

在數據庫設置上，服務數據庫、歸檔目錄數據庫系統、歸檔全文數據庫、數據項數據庫、專業相關數據庫、專題數據庫系統、涉密信息數據庫、利用數據庫、轉庫相關數據庫等。可根據工作需要進行設置。開展圖書館各類傳統載體檔案的目錄資源庫，數據庫系統質量應滿足《檔案著錄規則》(DA/T)的要求

18）等規范和標準，并實現目錄數據和數據文件的連接，與相應的數據項和相應的元數據數據庫系統進行集成管理電子檔案管理系統紙質文件應與數據項一起收集，應完整，并符合國家級綜合城市檔案長期保存和錄入的要求。全文檔案數據庫應涵蓋電子檔案的數字副本和傳統載體檔案、數字數據、官方電子郵件、網絡信息、社交網絡、物理檔案等。在政府文件、視聽、科技、會計、人事、專業等各個門類業務系統。

5.堅持安全**，做好保障能力建設。

數字檔案資源和信息安全保密性應納入組織的整體信息系統安全管理。在立法層面，應制定機關、檔案機構和部門的電子歸檔和電子化檔案管理制度、備份責任制、安全管理制度、業務職責和任務，制定應急預案、信息系統用戶和用戶管理制度、制度漏洞等。在標準規范層面，政府機構檔案重點認真執行國家相關規范，除具體業務和服務監管要求外，無需另行制定。數字檔案館的管理和建設應遵循信息資料安全管理的規范和標準，包括《檔案信息系統安全等級保護定級工作指南》（檔辦發[2013]5號）《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894—2016）《電子檔案移交與接收辦法》（檔發[2012]7號）《文書類電子文件元數據方案》（DA/T46-2009）《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015）等。

庫房綜合智能

管理系統

本系統嚴格按照“嚴格、合理、可靠、經濟、完善”和“無人值班、少人值守”的要求進行設計，具體原則如下：

? 系統選型高起點：

★ 技術**性：選用新的專業技術與產品；

★ 系統高可靠性：系統的硬件和軟件均采用技術成熟的產品，平均無故障時間均在20萬小時以上；

★ 系統運行管理方便：軟件系統中文化，操作方便；

★ 設計架構**：系統采用真正的B/S+C/S架構，業內唯一全程WEB支持的監控平臺

★ 技術支持能力強：承建單位技術實力強，服務完善；

★ 系統集成度高：系統完美整合了設備實時監控、運行狀態、數據查詢、深度分析、信息告警等等；

★ 系統交互性好：用戶可通過PC及移動終端實時查詢系統設備的各種參數與狀態，掌握主動權；

★ 系統可擴展性能強：模塊化結構有利于擴容與擴展。

★ 高可靠性保證：系統支持雙機/多機熱備方案，特殊應用沒有后顧之憂；

? 投資少：    系統選型具有高性能價格比。

? 建設時間短：在較短的時間內完成系統的安裝調試。

? 優質的服務：本著“用戶**、服務至上”的原則。

庫房恒溫恒濕智能控制系統：

★  溫濕度：監測檔案庫房內重要區域的溫度、濕度數值及變化情況。 

★  空調： 監測空調的運行狀態，并可實現遠程開關機啟停控制模式并調節溫度閾值及聯動等。

★  除濕加濕一體機： 自動設定一體機濕度，并對一體機運行狀態及內部模塊實時監測。

庫房自動防火防盜報警系統：

★ 門禁管理： 采用進門人臉識別+掌紋識別+刷卡+出門按按鈕的驗證方式，實現對人員出入情況的管理。

★  視頻圖像： 監視庫房的實時圖像，并進行視頻錄像。

★  防盜： 紅外探測器，監測檔案庫房人員活動情況。

★  防火： 煙霧報警測器，監測檔案庫房內的火警情況。

庫房自動消毒滅菌系統：

★  臭氧消毒機  監測臭氧消毒機的運行狀態及參數，并可實現遠程開關機啟停控制。

庫房環境監測系統：

★  漏水監測： 區域式漏水， 米漏水感應繩，監測庫房內除濕一體機以及墻壁四周有無漏水發生。

★  毒害氣體：  監測庫房內部氣體是否毒氣及空氣質量是否超標，并聯動消毒機進行空氣消毒。