隨著電子化在電子檔案中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，紙質(zhì)檔案工作中產(chǎn)生了越來(lái)越多的電子信息檔案，其中涉及到歷史階段的一些成果，這些成果都是有歷史的。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，新科技為電子信息檔案信息管理提供了必要的技術(shù)支持。紙質(zhì)檔案電子化改革時(shí)，必須結(jié)合時(shí)代中國(guó)技術(shù)的成熟，繼續(xù)發(fā)揮科技優(yōu)勢(shì)，采取實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的思路，有序推進(jìn)電子化改革。

1電子紙質(zhì)文件概述

1.1電子檔案的意義要實(shí)現(xiàn)電子檔案，就要應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并有機(jī)地融合。因此，電子檔案是現(xiàn)代科技手段不斷發(fā)展的產(chǎn)物。應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，搭建基礎(chǔ)軟件平臺(tái)，通過(guò)新平臺(tái)的應(yīng)用，全面管控紙質(zhì)文件，推進(jìn)無(wú)紙化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)。在電子平臺(tái)中，涉及的主要領(lǐng)域是檔案的收集、錄入、歸檔和整理。

1.2電子檔案的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息管理方式相比，從人員的角度來(lái)看，電子管理檔案信息管理的應(yīng)用可以提高計(jì)劃管理檔案的管理水平和效率，緩解工作人員的工作強(qiáng)度；從登記信息的角度來(lái)看，利用電子信息化采集檔案信息，有利于維護(hù)檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案信息的時(shí)效性。同時(shí)，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支持下，可以減少優(yōu)化文件信息處理能力的過(guò)程，提高任務(wù)處理，改善信息素材。此外，利用電子信息資料可以使紙質(zhì)檔案的地方實(shí)際需求多份復(fù)制，拓寬服務(wù)面，加快技術(shù)成果轉(zhuǎn)化為效益。

2電子信息的現(xiàn)狀

2.1注冊(cè)信息電子普及不完整。對(duì)于一些企業(yè)來(lái)說(shuō)，由于資金不足等限制，辦公文件和記錄的電子設(shè)備配置有限，大多數(shù)小公司或公司采用紙質(zhì)文件信息管理進(jìn)行信息傳輸。紙質(zhì)檔案電子化普及不徹底。在辦公工作中，各職能部門(mén)和層級(jí)之間的溝通協(xié)調(diào)多以檔案信息為主，尚未達(dá)到自動(dòng)化辦公的全面普及，導(dǎo)致自動(dòng)化辦公無(wú)法與文書(shū)檔案電子化銜接，一定程度上限制了信息資料電子化的發(fā)展，降低了檔案電子化的效率和質(zhì)量。

2.2無(wú)紙化使用率低在應(yīng)用電子檔案登記的過(guò)程中，部分人員仍然遵循傳統(tǒng)的社會(huì)觀念和成本意識(shí)，習(xí)慣于通過(guò)人工查驗(yàn)的方式對(duì)檔案登記進(jìn)行日常管理，這種情況通常發(fā)生在年齡較大的領(lǐng)導(dǎo)中。年輕一代對(duì)嘗試新事物的接受度高，學(xué)習(xí)能力強(qiáng)，能快速適應(yīng)電子文件信息管理模式。但由于老年人對(duì)新科技和新技術(shù)不了解，認(rèn)為通過(guò)人工錄音檢索和借閱信息比較方便。因此，文件信息管理的無(wú)紙化使用沒(méi)有納入全流程管理，導(dǎo)致電子信息浪費(fèi)嚴(yán)重，成本浪費(fèi)。

2.3電子標(biāo)準(zhǔn)的不完全電子化管理是**科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的產(chǎn)物，信息的電子化信息正在發(fā)展過(guò)程中。目前，傳統(tǒng)電子化仍存在檔案信息質(zhì)量低、兼容性差、缺乏健全的電子標(biāo)準(zhǔn)等問(wèn)題，電子信息使用不完善的電子標(biāo)準(zhǔn)會(huì)降低管理成本。此外，數(shù)據(jù)信息中有一些信息，由于其他原因無(wú)法輸入電子檔案，需要手動(dòng)完成。因此，有必要對(duì)電子注冊(cè)信息應(yīng)用完善的電子相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，從而提高電子注冊(cè)的專(zhuān)業(yè)性，有利于文書(shū)檔案的整體管理。

3信息化的電子化改革方法

3.1完善電子系統(tǒng)企業(yè)將電子技術(shù)應(yīng)用于紙質(zhì)檔案時(shí)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要提高電子技術(shù)意識(shí)，明確電子信息應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)、應(yīng)用空間和意義。對(duì)于單位負(fù)責(zé)的決策，電子化是積極的。因此，企事業(yè)單位應(yīng)完善電子化體系，確保電子化發(fā)揮作用。完善電子系統(tǒng)可以從以下內(nèi)容入手。

首先要建立注冊(cè)信息電子化的支撐體系，如文書(shū)檔案中的文件保密規(guī)定、整理制度、歸檔制度等。通過(guò)這些系統(tǒng)的集成和連接，可以為電子化系統(tǒng)打下良好的基礎(chǔ)；

其次，統(tǒng)一紙質(zhì)檔案的電子規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，比如在電子檔案的制作和編輯中，要應(yīng)用統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，避免電子檔案的制作和編輯脫節(jié)；

*后，要注意專(zhuān)職人員制度。該系統(tǒng)的實(shí)施是從電子注冊(cè)信息的一致性和完整性的角度考慮的。同時(shí)，要盡可能以電子化方式安排工作人員的崗位變動(dòng)或調(diào)整，使負(fù)責(zé)人能夠有規(guī)律、有秩序地工作，對(duì)檔案的時(shí)效性有一定的影響。

3.2加強(qiáng)電子注冊(cè)信息管理是電子紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)和*終內(nèi)容之一。因此，有必要加強(qiáng)檔案交流的電子化管理。在日常管理中，應(yīng)標(biāo)明擬定的標(biāo)題、文件保密等級(jí)和保管期限，修改部分也應(yīng)在每次使用后記錄在紙質(zhì)檔案中。同時(shí)要注意電子檔案的歸檔時(shí)間，要在指定地點(diǎn)歸檔，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。人員要相應(yīng)地收集電子檔案的信息，整理在實(shí)際工作中形成的檔案記錄，對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，選擇比較重要的電子檔案進(jìn)行記錄，以及如何發(fā)揮電子信息管理的功能。

3.3推進(jìn)文檔一體化的規(guī)劃和建設(shè)從電子文件的現(xiàn)狀來(lái)看，紙質(zhì)的機(jī)器操作文件無(wú)法完全被無(wú)紙化文件所取代信息管理，所以要做好文檔一體化的建設(shè)和管理。將紙質(zhì)登記信息與無(wú)紙化檔案登記有效結(jié)合，建立兩者之間的關(guān)系，采用合理有效的管理形式，實(shí)現(xiàn)文件的一體化、共銷(xiāo)化，使電子化、紙質(zhì)化的集中管理達(dá)到資源共享的目的，為決策層的決策提供證據(jù)和依據(jù)。例如，可以通過(guò)文本和映射的方式形成“通道”，以連接電子圖片和文檔。

鑒于紙質(zhì)檔案電子化是技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，也是未來(lái)檔案信息管理的必然選擇，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，有必要實(shí)現(xiàn)信息資料全過(guò)程電子化管理以適應(yīng)時(shí)代，并利用**的手機(jī)等電子和**的應(yīng)用加以完善。公司領(lǐng)導(dǎo)要正確認(rèn)識(shí)電子化優(yōu)勢(shì)，建立相關(guān)健康安全體系，加大執(zhí)行力度，推動(dòng)檔案電子化可持續(xù)發(fā)展。