相對手動密集架而言，資料數(shù)量過多就容易整理分類出現(xiàn)錯誤，一方面耽誤時間，另一方面也耽誤事情。智能檔案柜無序存放，有序管理，放錯提示或者可以進行智能查找定位，查找資料也將變得非常容易。

智能檔案柜采用手動、電動及電腦控制于一體的光電機電一體化自動密集架，由電腦控制系統(tǒng)、電子控制系統(tǒng)和機械傳動控制系統(tǒng)三部分組成，并以人性化設計為理念，智能化控制系統(tǒng)與網(wǎng)絡化管理模式為基礎，實現(xiàn)宏觀自動化控制，自動人體保護，環(huán)境調節(jié)，對資料的無序存放進行有序的管理，并引導資料提取及網(wǎng)絡信息資源的共享。如果出現(xiàn)系統(tǒng)故障、停電等情況，依舊可以手動使用本產(chǎn)品。

      一、條形碼錄入模式

     智能檔案柜的資料存取時建立在條形碼錄入和查詢來實現(xiàn)的，只要在計算機管理界面輸入所需查詢的資料，系統(tǒng)會從數(shù)據(jù)庫中進行查詢，即可找到我們所需的資料。條形碼技術因為成本低、使用方便、輸入速度快、準確度高，可以清楚的標記、辨認、定位檔案的位置，因此被廣泛的使用，在自動識別技術中占有很重要的位置。支持多種數(shù)據(jù)錄入方式，支持查詢、統(tǒng)計、導入導出、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復、數(shù)據(jù)整理等。

      二、檔案查詢及檢索功能

     智能檔案柜系統(tǒng)通過網(wǎng)絡，根據(jù)使用權限和密碼，進行多種便捷查詢方式查找檔案。系統(tǒng)在取得檔案的相關信息（如檔案號、題名、關鍵詞等） 后，能自動檢索出存放位置、檔案的描述和詳細內容、檔案去向 （如已出借、在庫中等），并能自動開啟或閉合檔案柜。一次借閱或歸還多份檔案時，可同時發(fā)放密集架控制系統(tǒng)執(zhí)行，并自動按照排列次序或優(yōu)先次序依次打開架體。

  三、智能檔案檔案柜存取檔案

 檔案管理：智能檔案柜采用構建數(shù)據(jù)庫的方式來進行檔案資料的標示、存入、取出等，只需簡單幾步即可從大量資料中找到自己所需。存入時僅需簡單一錄入，即可以存入資料數(shù)據(jù)庫，需要時，僅需從控制面板進行查詢。相應的存在資料的一列指示燈和相應層指示燈就會閃爍大大節(jié)省了所找資料的時間。

智能密集架：

智能密集架由底盤和導向方鋼組成的地軌組成，根據(jù)安裝空間的使用情況可分為面式、嵌入式和加強橋式。

底盤采用大梁等薄鋼板、橫檔、柱座等。并且是具有良好剛性的不可拆卸結構。

框架由立柱、隔板、面板、掛板、頂板等組成。為插入式軟鉚釘鉚接結構，可拆卸。

聯(lián)動裝置由手柄鏈、電機、減速器、電磁離合器、后輪軸、鐵輪等組成。

檔案密集柜手動:手柄-z2鏈輪-z48、Z13雙鏈輪-前軸鏈輪驅動軸旋轉-兩個滾軸鏈輪-滾軸旋轉-滾軸驅動四個滾軸同步旋轉-集中柜移動。在手動操作中，電磁離合器電源關閉并斷開，換檔鏈輪空轉。

電動，電腦控正時:電機-減速器-齒輪-半軸中間鏈輪-驅動軸轉動-兩個輥軸鏈輪-輥軸轉動-輥軸帶動四個輥同步轉動-密集柜移動，此時手柄（除手柄外）與驅動軸之間的所有密封使工作保障人員。

電動檔案密集柜結構由控制部分和機械部分組成。

控制和機械的主要部分分為:

1、驅動:臺式電腦、液晶顯示器、軟件、連接線、控制主板、控制板、電機板、按鍵板、通訊板、紅外板。

2、機械機構:地軌、底盤、車架、變速箱。