學(xué)籍檔案的收集和整理 

 （一）文件記錄的收集不夠及時。一些在用人單位負(fù)責(zé)檔案信息化的員工責(zé)任心不夠強，檔案保管信息更新不夠及時，很多檔案登記還處于年前的狀態(tài)。部分相關(guān)檔案在人員調(diào)動、離職時，應(yīng)相關(guān)組織和個人要求突然改進(jìn)，無法實時補充完善。部分單位在人才競爭過程中，管理檔案移交不夠及時，新單位未能及時向現(xiàn)單位移交檔案，新用人單位需要為流動人才及時建檔發(fā)工資，建立薪酬機制，加強人員培訓(xùn)，導(dǎo)致原管理檔案不移交，新用人單位反復(fù)建檔，而新單位下建立的檔案無法快速補充之前工人的敏感信息資料，存在缺失現(xiàn)象。 

 （二）存在檔案收集不完整、不真實的現(xiàn)象。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，人才競爭更加頻繁。有些人才到了原單位后，不如實上報個人信息。由于精力有限的問題，新員工工作態(tài)度虛假，不仔細(xì)核實流動人才的隱私信息。因此，一些流動人才在當(dāng)前單位建立新檔案后收集的原始檔案信息不夠準(zhǔn)確。 

 （三）文件數(shù)據(jù)的管理相當(dāng)混亂。有的公司員工變動頻繁，但人才調(diào)動、離職手續(xù)不全，有的甚至不歡而散。原工作單位對負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，不能隨便處置辭職人員的檔案。但這些辭職人員并沒有及時回來聯(lián)系，多方面協(xié)調(diào)文件的傳遞，導(dǎo)致這些相關(guān)文件狀態(tài)呆滯。新老用人單位交接程序和機制不健全，部分人力資源管理部門人員缺乏責(zé)任心，導(dǎo)致電子檔案更新不及時，缺乏嚴(yán)格的檔案審查機制，借閱、查閱、流轉(zhuǎn)程序不完善，檔案管理不嚴(yán)格，基于材料的檔案缺乏嚴(yán)格保密，甚至存在隨意涂改信息的問題。 

 二、加強檔案收集整理的措施 

 （一）提高學(xué)生檔案的連貫性，使其成為記錄人員成長的核心軌道。要加強沉淀人才數(shù)據(jù)管理的領(lǐng)導(dǎo)機制。市人社局要及時做好發(fā)放《實施細(xì)則》。用人單位應(yīng)根據(jù)本單位內(nèi)部實際情況，制定相應(yīng)的流動人才網(wǎng)絡(luò)建設(shè)注冊信息實施辦法。用人單位應(yīng)及時成立專項工作組，做好新老單位人事檔案管理對接工作。用人單位依托人力資源管理部門成立人才檔案管理協(xié)調(diào)小組，具體負(fù)責(zé)所有業(yè)務(wù)人員的信息和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作。要提供強有力的協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，解決報名信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)所需的人員、設(shè)備、經(jīng)費等具體問題，確保人才紙質(zhì)檔案能夠按照未來的要求全面完成。從目前有的人的檔案樣式來看，反映國內(nèi)實際情況的基礎(chǔ)資料主要是任免表、崗位透視表和部分業(yè)務(wù)培訓(xùn)資料。假設(shè)一個負(fù)責(zé)人平均每三年晉升一個崗位，檔案中反映這三年人員成長背景的個人簡歷只有一份，不能完全反映這三年負(fù)責(zé)人的真實情況，相當(dāng)特殊，有斷層之嫌。要加大人事檔案、記錄的動態(tài)收集力度，根據(jù)聯(lián)席領(lǐng)導(dǎo)的實際情況，探索科學(xué)的職工考評制度，定期將考評表收集入檔入庫。文員每年考評一次，中層以上領(lǐng)導(dǎo)每兩到三年考評一次，考評結(jié)果記錄在人才評價審批表中并存入個人檔案。由此可以推斷，在成長為中層干部的過程中，一個新入職的負(fù)責(zé)人要形成十張左右的連續(xù)考評信息登記表。這樣，一個企事業(yè)單位人員多年來的業(yè)績和成長過程就可以不斷地在檔案中體現(xiàn)出來，高層次人才的歷史型知識也會更加翔實豐富，可以通過閱卷幫助人們了解。 

 （二）加強完整檔案收集的規(guī)劃，信息化建設(shè)。人才檔案由文字、圖表、聲像等證據(jù)性主題材料構(gòu)成。，具有保存和參考價值。但由于技術(shù)和觀念上的原因，部分職工的流動人才檔案一直只參考紙質(zhì)檔案。隨著社會進(jìn)步和技術(shù)創(chuàng)新，流動人才出現(xiàn)的頻率逐漸增加，原有的檔案信息已不能充分反映高層次人才的現(xiàn)實和歷史數(shù)據(jù)，導(dǎo)致學(xué)生檔案利用率低，缺乏活力和生機。面對這種情況，所有用人單位都要樹立“大檔案觀”，突破電子檔案的束縛，建立集聲音、圖像、地圖、表格于一體的立體檔案。創(chuàng)新具有“聲像檔案”功能的檔案管理平臺，正好為數(shù)據(jù)管理的規(guī)劃和信息化建設(shè)提供了平臺幫助。通過強化信息化檔案服務(wù)體系，勞動者可以利用音頻、視頻等載體見證人才評價過程的核心環(huán)節(jié)，既有助于加強對評價過程的監(jiān)督，又能直接反映出負(fù)責(zé)人在評價中的表現(xiàn)，為今后考察和培養(yǎng)人才提供了直接、近乎面對面的場景。當(dāng)用人單位在該系統(tǒng)中保存了歷次人才評價的場景后，會向勞動者的檔案用戶呈現(xiàn)一部關(guān)于人才成長的紀(jì)錄片。將立體信息、視聽信息和檔案信息結(jié)合起來，可以全方位反映一個人才的信息，也可以充分克服新老職工之間傳遞檔案過程中的不便和缺陷。 

 （三）促進(jìn)人事相關(guān)檔案的收集綜合素質(zhì)和行政人員的敬業(yè)精神。通過嚴(yán)格管理學(xué)生檔案加強對人才的評價，是正規(guī)公司的突出優(yōu)勢、劣勢和特長，是評價項目的等級評價意見和培養(yǎng)使用方案。記錄這一過程有助于加強對評價過程的監(jiān)督，充分反映人員的優(yōu)缺點。 

 （四）提高綜合素質(zhì)人員的人事檔案管理和責(zé)任感。通過嚴(yán)格的檔案保管管理加強人才評價，是公司化、科學(xué)化水平的綜合體現(xiàn)。為全面提升企事業(yè)單位專職檔案管理隊伍素質(zhì)和運行水平，使檔案管理專業(yè)崗位化、專業(yè)化，各類工作者要強化人力資源管理單位人員的責(zé)任感，探索對國內(nèi)企事業(yè)單位檔案專職人員的培訓(xùn)考核，考核合格后頒發(fā)“崗位相關(guān)證書”，帶頭上崗不持證上崗。為深入開展此項工作，抓好在職專職檔案部門的培訓(xùn)考核和證書落實，拔尖人才是公司、企業(yè)各級圖檔(室)的領(lǐng)導(dǎo)和專職檔案管理人員。培訓(xùn)主題為公司財務(wù)管理和人力資源檔案的管理規(guī)定；檔案項目控制程序和各種文件；檔案的技術(shù)保護(hù)；公共關(guān)系學(xué)；現(xiàn)代檔案管理。企事業(yè)單位檔案管理人員通過培訓(xùn)，密切關(guān)注流動人才檔案，能夠了解檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識，熟悉保密規(guī)定。了解基本檔案管理知識、企事業(yè)單位人事檔案管理和國內(nèi)企事業(yè)單位的政策法規(guī)、地方政府和事業(yè)單位數(shù)據(jù)管理的政策法規(guī)。了解計算機應(yīng)用的知識和海量信息。熟悉下屬單位和部門的發(fā)展演變。掌握人事檔案管理和工作規(guī)則。 

 （五）加強電子文件的保密性。負(fù)責(zé)傳遞檔案和接收管理學(xué)生檔案的單位要認(rèn)真執(zhí)行信息系統(tǒng)保密管理規(guī)定，扎實做好登記信息系統(tǒng)的安全保密措施，結(jié)合本單位實際情況和信息檔案網(wǎng)絡(luò)的信息安全保密規(guī)定；公司企業(yè)檔案存儲網(wǎng)絡(luò)實施中查詢信息的信息材料，必須由主管領(lǐng)導(dǎo)提交并辦理相關(guān)手續(xù)；在人才流通中，檔案、信息檔案和互聯(lián)網(wǎng)終端必須采取嚴(yán)格有效的技術(shù)加密措施。 

 總之，人才競爭有利于提高經(jīng)濟潛力，形成高端創(chuàng)新優(yōu)勢，但人才競爭檔案的相關(guān)管理方法和制度應(yīng)盡快完善。通過逐步提高流動人才檔案的規(guī)范性，可以為高層次人才的流動和發(fā)展提供有力保障。