在分析企業數字檔案建設存在問題的基礎上，提出“以客戶為導向”的思路，構建共享、集成、智能、互動的企業數字檔案云平臺，實現從“死檔案”到“活資源”的轉變，為企業發展提供有效服務。
一、企業數字檔案規劃
2014年，中央企業辦發布《中央企業檔案信息化建設工作指引》“要求在企業信息*后階段，重點抓好SASAC統一人事管理制度和相關技術標準能力建設，以電子書為基礎，以安全體系為保障，以網絡利用為目標，建設數字檔案(室)系統。”2017年，國家檔案局辦公室發布《企業數字檔案館(室)建設指南》，指出“建設數字檔案館(室)成為企業檔案提高工作效率、創新轉型的必然選擇。”
近年來，企業數字檔案館建設全面實現了檔案資源數字化時代和檔案業務信息化進程，推動了企業檔案工作的升級轉型，從根本上改變了傳統的檔案利用模式，一定程度上提高了檔案利用率。但在支持企業數字化檔案建設時，出現了復制紙質資料管理模式進行電子檔案管理的現象，將實體檔案管理的經驗和流程牢牢運用在電子檔案日常管理中。由于傳統的檔案業務是圍繞實體電子檔案開展的，檔案信息化的起點是從文件歸檔開始，只有當業務單位檔案或檔案實體移交后，檔案事業才能真正走到盡頭。
還為檔案實體制定了傳統的歸檔規則和分類方法。復制傳統管理檔案模式開展數字檔案館建設將解決幾個問題:
1.原本檔案員在檔案倉庫等待歸檔，現在卻在等待業務負責人的數據推送；
2.其實檔案號是為實體檔案編制的，但現在是為電子證據編制的；
3.原來是從檔案館借的文件，現在上線了。
4.按照這種思路建設企業數字檔案館，制約了檔案館的轉型發展。
借鑒數字檔案館建設，樹立“誠信服務”理念，推進企業數字檔案館建設。
檔案館開發經驗
隨著信息技術在各行業的深入應用，2000年，東莞和青島開始了數字檔案館的示范建設。2006年，在《文化和文化產業“十一五”戰略規劃》中，提出“進一步推進紙質文獻中心和數字檔案館建設，實現注冊信息資源社會共享”。2010年國家檔案館發布《數字檔案館建設指南》明確數字檔案館建設細節(室)；2011年《文化和文化事業“十二五”遠景規劃》明確指出，“各級國家檔案館要加快數字檔案館建設，有條件的要完成數字檔案館并與服務對接信息服務”。
數字檔案館建設由弱變強，基礎設施投入不斷加強，館藏檔案數字化大力開展，檔案目錄和專題數字檔案館不斷完善，數字檔案館信息服務廣泛發展，檔案數字化和電子文件管理行業標準逐步修訂發布。
當然，*初數字檔案館的建設只是基于計算機管理、檔案數字化改造和檔案網站設計。2013中國國家數字檔案館(室)工作推進會提到，“數字檔案資源的來源主要依靠存量檔案的大數據；數字檔案資源的利用停留在基于目錄的簡單查詢共享，缺乏全面的文本挖掘和綜合集成；增量電子檔案管理沒有建立有效制度，電子文件管理未納入保密規定；電子檔案科技發展不夠深入，遺留問題保證了電子檔案的真實性、完整性、易儲存性和可靠利用性。”
從數字檔案館這么多年的建設歷史可以看出，數字檔案館經歷了“存量數字化技術、無紙化增量、資源互補”的設計和建設，必然會向智能化發展。幾年來，數字檔案館的建設為企業數字檔案館的建設設定了明確的方向，那就是智能化技術。
建立檔案資源為企業服務
面向公眾的管理和檔案服務理念企業發展企業檔案是企業積極參與研發形成的具有保存價值的文件檔案；d、生產和**經營。企業檔案是企業生產、經營和管理過程的記錄。中國是企業的資產憑證，是非**技術的構成要素。見證了昨天，記錄了今天，展望了明天。
檔案不僅是公司資產的文件和企業活動的記錄，也是創辦企業的載體，是企業管理智慧和工作導向的結晶。企業檔案工作是企業技術、生產和自我管理活動的基礎工作管理。內控制度管理、人文建設、審計、監督管理等活動都離不開信息化的支撐。企業檔案工作要以滿足企業各種活動的證據、責任、信息的市場為導向，運用現代管理和技術方法，通過資源整合開發，為企業的技術、生產、經營、管理和可持續發展提供有效服務。由此可見，檔案事業不僅要圍繞“檔案的收集、管理、保管和利用”展開，更要融入各種組織和組織的管理，融入企業信息發展，在提高內部管理水平的同時，為企業創造效益和收益。
樹立“以客戶為導向”的理念，積極為企業發展提供有效服務
企業檔案工作雖然不能直接貢獻價值，但可以通過檔案服務保障為企業的業務流程提供有效服務，間接實現價值和效益。因此，信息工作者要樹立“以客戶為導向”的理念，顛覆傳統的等待建檔、等待查檔、站崗觀戰、倉庫管理的工作模式，共同推動檔案信息化從“存”到“用”的轉變，積極融入工作的各種管理流程來管理企業的生產。
管理業務活動的服務、貢獻價值和效益。在企業數字檔案館建設中，要轉變觀念，以檔案利用需求為導向，積極為企業提供全面、準確、有針對性的檔案登記，推動企業檔案工作升級轉型，實現從“死檔案”到“活資源”的轉變。
三是構建共享、集成、智能、互動的公司數字檔案管理平臺，實現從“死檔案”到“活資源”的轉變
以數據共享利用為目標，開展產品平臺業務運營建設。
企業數字檔案室是指企業利用現代信息技術固化的檔案業務流程，對本企業或資產雙重領導企業的電子檔案或全部數字資源進行收集、整理、保存，提供網絡檔案信息服務并共享利用的一體化管控系統平臺。通過平臺建設，可以實現“接收、管理、存儲、使用”檔案的信息化過程。基礎檔案業務信息化建設的*終目標是數字檔案的共享和利用。
經過近幾年的盤點檔案數字化工作，企業積累了大量的數字化檔案。但檔案數字化是通過掃描將檔案信息轉換為電子檔案的過程，數字化內容以圖像格式存儲，無法對數字內容進行識別、分類、描述和索引。這樣，我們簡單地考慮將紙質載體轉變為電子形式，而忽略了數據利用的需求。單純為了積累而移人，會將數據生成淹沒在數據的海洋中，只有使用數據，才能更大程度地發揮其價值，同時增強數據沉淀的本質。開展重要檔案業務信息化建設要以檔案共享利用為目標。在傳統的檔案數字化之后，編目和著錄要注意數據之間相關信息的補充；電子檔案整理工作應注意電子文件生成過程中信息和背景信息的收集，并將這些信息與關于檔案目錄的信息聯系起來。這就需要借助信息技術對傳統檔案的描述內容進行優化，關注文檔背景、文檔間關聯信息和全文管理信息。
此外，檔案的分類不僅可以與檔案實體的分類相同，還應該從共享利用檔案信息的角度著眼于分類，整合分類方法、分類層次和文獻形成的相關背景。進行用戶數據信息挖掘，將用戶利用需求整合到文件編目、分類和數據整理中。這樣，在保持分類體系系統性、連貫性的前提下，可以充分利用用戶需求，不斷完善檔案基礎業務工作。
簡而言之，檔案信息化建設的基礎業務不應優先考慮檔案人員的便利性和完成檔案具體工作的便利性，而應同時考慮數字檔案的科學管理和有效利用。
平臺具有兼容性和融合性，可接收綜合業務系統數據庫并集成其他信息系統
企業數字檔案是企業信息數據的聚集地。各類信息系統中形成的有價值的數據需要歸類到數字檔案中。因此，數字檔案館具備接收各類信息資源的能力，是開放的；同時，數字檔案館也要適應上游數據，兼容海量信息數據。企業檔案應加強部門與相關職能部門之間的合作與溝通。不僅要實現數字檔案館與其他信息系統之間的物理聯通，還要加強與企業各部門的溝通，了解各部門工作中的節點和核心數據，將檔案登記收集功能嵌入到各個系統的業務流程中，將歸檔需求和數據規范集成到組織的各個信息系統中，做好業務系統的實時收集和預歸檔。這樣收集的注冊信息既規范又有價值，可以為事務所扎實有效的活動提供有力的信息保障。各相關單位也能在實際工作中快速高效地從平臺獲取有價值的信息，是企業各項工作落實的重要保障，促進了檔案的良性互動。
平臺特有的智能信息能力
近年來，管理文件已從基于“卷”的手工管理發展到基于“件”的目錄數據庫管理。到目前為止，雖然一些企業已經實現了檢索功能服務，但檢索方式仍然是以“件”為單位的一條信息，不能快速、準確地提供科學、系統、面向知識的信息。
隨著企業信息流程的深入，企業檔案信息數據總量快速增長，數據存儲格式和表現形式多樣。需要統一標準，固定格式，建立檔案數據資源的連接，對數據信息(文本、視頻)中的數據進行識別、分類、抽象、檢索和關聯。因此，平臺應該具有獨特的數據處理能力，能夠挖掘文本、視頻、圖紙等不同的數據。它可以進行語義檢索，關聯顯示不同數據庫系統的檢索內容。
檔案保存了大量的數據信息，但動態數據本身不會產生價值。平臺只有具備獨特的信息能力，才能為企業內部決策提供有價值的信息支持，才能在眾多企業綜合平臺中發揮其獨特的優勢和價值。
平臺具有社交互動和消費者反饋功能。
隨著檔案業務信息化建設的深入發展，檔案服務已從面對面的功能服務轉變為通過網絡的間接服務。因此，平臺要具備用戶資源信息反饋功能，為用戶提供一個整理需求的窗口，同時能夠基于用戶數據分析了解用戶需求。
用戶在使用信息資料的過程中，形成了使用搜索行為、用戶自身信息、查詢注冊信息、查詢系統快速匹配等。一方面要分析所需信息，了解用戶需求趨勢、行為數據的關注點，掌握不同用戶對于企業檔案的不同需求和規律，完善信息收集、整理、分類等基礎工作。
另一方面，不要限制原始文件信息的輸出服務，創新思路，為不同用戶提供有針對性的專項服務。可見，通過平臺建設將“收、管、存、用”檔案這一重要業務網絡化，可以實現信息的協同共享，實現企業檔案信息系統與其他信息系統數據的聚合，利用信息技術提升信息處理能力，為用戶提供便捷、快捷、個性化的平臺。構建共享、集成、智能、互動的企業數字化信息管理平臺，有助于實現從“死檔案”到“活資源”的轉變，提高檔案機構的信息管理能力和檔案機構與部門之間的信息整合能力，進一步推動信息化工作的創新和轉型。
