實驗設備管理檔案是通過直接收集整理獲得的實驗儀器記錄，是高等院校工作的重要組成部分設備管理。管理和利用好科研設備檔案資源，不僅有助于延長設備的使用壽命，提高設備的利用率，擴大設備的適用范圍，而且是高校購置同系列設備的可靠參考和了解設備價值的詳細信息源，也為提高高校教育質量、加強科研水平提供了保障。

隨著國家對高校資源投入的不斷加大和“211”“985”措施的有效實施，高校儀器設備的規模和質量都有了很大的提升，但這也給高校設備檔案的管理帶來了很大的困難和嚴峻的考驗。高端設備信息不僅有助于高校對自身擁有的資產有準確的了解，還能對設備進行有效的管理和監控。因此，如何正確使高校設備的檔案管理工作效率成為目前高校設備管理部門面臨的主要課題。

高校設備檔案管理的十大問題

（一）設備檔案管理工作不規范。大部分高校設備管理采用的是使用院系和設備管理院系的傳統管理模式。設備管理部門負責設備的招標、采購、驗收、安裝等工作，而設備的日常使用、維修和保養則構成各個使用部門。

采購、管理和使用的分離給設備檔案管理工作帶來了一些困難。雖然采購科研設備時已經建立了相應的儀器檔案，但銷售部門缺乏使用設備的經驗和設備的控制參數和屬性，可能導致檔案材料不完整、參數要求不準確等。而且儀器設備使用壽命長，從立項到報廢，設備和人事檔案的運行周期長。在后續使用中，實驗室設備的信息無法定期更新，導致設備檔案往往不能反映實驗儀器的實際情況。

此外，兩個部門直接使用工作設備的一線科研專家對設備檔案管理工作缺乏足夠的重視和了解，缺乏數據管理的專業基礎知識，導致科技人員對設備檔案管理工作缺乏重視和熱情，無法充分利用系統文件資源，導致未能及時將設備使用、維護和維修的詳細信息反映在檔案中。

（二）設備檔案管理制度落后，歸檔資料整理滯后。各部門雖然出臺了國有資源和大型儀器的相關管理制度，但大多缺乏設備檔案的規范管理制度，對設備檔案資源的價值和潛力認識不充分，管理職責不明確。

不同二級單位對設備檔案的管理規定、方式、人員不同，缺乏溝通協調；設備檔案管理工作沒有標準化的標準和體系，設備檔案建立后，誰來負責維護設備檔案的內容和功能還不清楚。文件更新計劃流程不清晰，檢查設備運行過程中產生的數據和原始圖像存儲不規范。目前大部分高校沒有配備專職設備檔案管理人員，大部分設備檔案管理工作都是由設備管理部門兼職完成。由于工作量大、缺乏檔案管理知識、綜合服務能力不足、流動頻繁等原因，工人容易造成設備檔案相關信息缺失或斷裂，無法形成良好的技術數據管理機制和機制保障。

（三）設備檔案管理數字化程度不高，共享資金效益差。設備檔案管理信息化建設是高校設備信息管理的重要組成部分，可以提高設備檔案管理工作的效率。但目前國內部分學校尚未完成設備檔案信息化建設工作，仍采用手工檔案信息、設備卡片等全封閉管理模式，缺乏成熟的設備信息化管理平臺，無法實現設備數據的共贏共享。

雖然部分高校建立了設備檔案信息化管理制度，但仍存在設備數據滯后、設備數據不完整、設備數據更新不及時等情況。，這導致其他設備數據不完整、不透明，學校內部各部門之間甚至學校之間共享使用設備，設備浪費嚴重。高校具有設備數量多、種類豐富、分布分散的特點，尤其是大型設備和**設備，存放在不同的二級部門。即使使用校園內的跨部門協作，也需要申請、審批、培訓和使用。由于缺乏及時、優秀的設備信息支持，重型設備共享利用率低，操作復雜，數字文件無法及時保存。此外，設備檔案管理工作的滯后性和信息化能力低也會導致用戶無法及時獲取設備數據，破壞設備成果的產出。

提高高校設備管理檔案水平的對策

（一）構建潛在設備隱患檔案管理制度和標準化管理體系。隨著數據時代的到來和“包括互聯網”的不斷成熟和發展，高校設備管理檔案也呈現出豐富化、**化和信息化建設的新變化。高校領導要多關注設備檔案管理工作的制度建設，制定切實有效的設備檔案管理制度，收集信息，整理、更新、共享和使用設備巡視檔案并保密等。為了提高儀器的運行效率，優化生產管理文件，創建現有的設備服務。

設備相關部門負責設備檔案的管理，各二級單位負責設備的保管和使用。高校要著手建立設備相關部門與設備使用部門的聯動合作，明確設備管理檔案的職責，提高設備檔案的運行水平和儀器運行效率，強化設備檔案管理工作為高校“雙**”規劃建設提供有效助力。

（二）提高設備的重要性檔案管理工作提高人員的專業能力。檔案部門是直管設備管理公司文件檔案記錄的重要成員，高校設備管理檔案的新使命對管理人員的管理理念和專業知識技能提出了更高的要求。高校要更加重視設備檔案部門隊伍建設，通過高層次人才、專業培養等措施加強隊伍建設工作。通過有組織的再就業培訓、講座培訓、深造等方式，改變設備檔案管理管理理念的傳統，提升專業知識水平，滿足新征程設備檔案管理工作的要求。

同時，還要建立設備檔案管理的考核和有效激勵機制，將設備檔案管理工作納入高校績效考核。年度考核不僅影響其他人員的收入，還可以與人員職務晉升、職稱評定掛鉤，鼓勵設備檔案管理人員提高自身操作水平，認真嚴謹地完成檔案管理工作的安裝，提高設備檔案的服務標準。

（三）借助“含互聯網”，提升設備檔案信息化管理水平。傳統的設備信息管理，包括系統信息錄入、信息更新和信息咨詢，都是人工完成的，效率有限。隨著“移動互聯網”的快速發展和智能化的實現，檔案管理信息化建設的進度大大降低。設備的信息采集、整理、更新都進入了智能化、管理信息化、物聯網時代。借助存儲服務、云共享、智能檢索等相關信息技術，可大幅提升設備檔案管理工作效率，儀器利用率低。

同時，在“包括互聯網”時代，設備文件的共享更加開放，互聯網、微信、微博、自媒體等新媒體，服務創新內容和服務需求，搭建服務平臺，更大程度適應“互聯網平臺”時代網絡共享的未來趨勢，是未來高校設備檔案管理工作面臨的主要課題之一。

高校要著力建設設備電子檔案在線管理系統，開啟線上線下協同管理模式。在線資源常用于設備儀器的宣傳、介紹、查詢和預約，便于實時關注。同時可以授權二級部門設備管理的人員頻繁更新設備健康狀況，保證在線運行文件的及時性。線下檔案保證了設備檔案的唯一性和自然性。線上線下有機結合，可以優化運行檔案資源配置，規范、精準管理設備效能檔案。

國內外設備儀器種類繁多，涉及部門眾多。設備檔案信息化管理是高校的發展趨勢設備管理，這絕對關系到高校的水平和效率設備管理。因此，需要強化制度建設，提升管理人員專業水平，利用網絡信息技術等手段，適應高校設備檔案信息化管理水平，促進設備檔案管理工作高效快速發展。

庫房綜合智能

管理系統

本系統嚴格按照“嚴格、合理、可靠、經濟、完善”和“無人值班、少人值守”的要求進行設計，具體原則如下：

? 系統選型高起點：

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★ 系統交互性好：用戶可通過PC及移動終端實時查詢系統設備的各種參數與狀態，掌握主動權；

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? 投資少：    系統選型具有高性能價格比。

? 建設時間短：在較短的時間內完成系統的安裝調試。

? 優質的服務：本著“用戶**、服務至上”的原則。

庫房恒溫恒濕智能控制系統：

★  溫濕度：監測檔案庫房內重要區域的溫度、濕度數值及變化情況。 

★  空調： 監測空調的運行狀態，并可實現遠程開關機啟停控制模式并調節溫度閾值及聯動等。

★  除濕加濕一體機： 自動設定一體機濕度，并對一體機運行狀態及內部模塊實時監測。

庫房自動防火防盜報警系統：

★ 門禁管理： 采用進門人臉識別+掌紋識別+刷卡+出門按按鈕的驗證方式，實現對人員出入情況的管理。

★  視頻圖像： 監視庫房的實時圖像，并進行視頻錄像。

★  防盜： 紅外探測器，監測檔案庫房人員活動情況。

★  防火： 煙霧報警測器，監測檔案庫房內的火警情況。

庫房自動消毒滅菌系統：

★  臭氧消毒機  監測臭氧消毒機的運行狀態及參數，并可實現遠程開關機啟停控制。

庫房環境監測系統：

★  漏水監測： 區域式漏水， 米漏水感應繩，監測庫房內除濕一體機以及墻壁四周有無漏水發生。

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