為解決法院檔案管理不到位與訴訟檔案日益增多的矛盾，需要在當(dāng)前信息化建設(shè)快速發(fā)展的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)法院檔案的信息化建設(shè)，通過建設(shè)智慧資料室，繼續(xù)發(fā)揮電子檔案高效的優(yōu)勢，提升法院數(shù)據(jù)管理中的“接收、管理、使用、存儲(chǔ)”能力。
智能檔案概述
智能資料室是基于當(dāng)前云通用計(jì)算和云管理模式的全新管理文件模式。在法院建設(shè)智慧資料室，可以通過**信息技術(shù)的應(yīng)用提高檔案管理效率，解決法院人少的實(shí)際問題。此外，訴訟檔案作為法院的財(cái)富和重要公共資源，可以得到重視和利用，發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。此外，在推進(jìn)陽光司法的過程中，智慧資料室的建設(shè)可以有效促進(jìn)訴訟卷宗的公開化，這也是法院未來的發(fā)展方向，符合審判公開對審判公開性和信息公開的要求。
智慧法院資料室的實(shí)施步驟
（一）智能檔案全過程管理的數(shù)字化管理
對于檔案信息，要實(shí)現(xiàn)法院檔案智能化趨勢的安全管理，一是實(shí)現(xiàn)智能化時(shí)代的檔案清查。對于需要入庫的新建文件，需要對其類別、年份、分類等信息進(jìn)行編目，并通過渠道管理器寫入RFID標(biāo)簽，然后保存在中心數(shù)據(jù)庫中，這樣就可以調(diào)用系統(tǒng)的所有模塊。
二是實(shí)現(xiàn)檔案的智能查詢。當(dāng)需要查詢需要的數(shù)據(jù)文件時(shí)，通過查詢統(tǒng)計(jì)子系統(tǒng)查詢文件的編目號，然后系統(tǒng)發(fā)出編目號文件的出庫指令，**識別模塊根據(jù)指令要求確定其存儲(chǔ)號。當(dāng)文件出庫時(shí)，出庫的電子文件也可以通過出庫端口的RFID讀取軟件進(jìn)行讀取和檢查，正確確定文件記錄的出庫時(shí)間，否則通過監(jiān)控模塊向報(bào)警模塊發(fā)出報(bào)警，報(bào)警模塊發(fā)出異常報(bào)警。
三是實(shí)現(xiàn)檔案智能盤點(diǎn)。在該信息管理模塊中的查詢系統(tǒng)之間發(fā)送盤點(diǎn)指令后，射頻識別電子紙質(zhì)圖書將收集電子文件和相應(yīng)的位置信息，然后將其報(bào)告給中央數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢查。對于其中的異常信息，會(huì)提醒人員通過車載閱讀軟件進(jìn)行人工現(xiàn)場確認(rèn)，核對后的信息會(huì)人工錄入系統(tǒng)。
四是實(shí)現(xiàn)訴訟檔案的智能化服務(wù)安全管理。通過本檔案管理系統(tǒng)中的安全管理系統(tǒng)模塊，可以對檔案中的現(xiàn)場人員進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，對異常情況發(fā)出異常報(bào)警，防止檔案被嚴(yán)重破壞或被盜。
（二）法院智能檔案倉庫的讀寫器集成
首先，基于射頻識別技術(shù)的總體方案設(shè)計(jì)。基于射頻識別技術(shù)的文件智能自動(dòng)化管理系統(tǒng)主要由射頻識別數(shù)據(jù)管理模塊和文件信息管理模塊組成，前者直接用于采集、儲(chǔ)存讀寫數(shù)字文件射頻標(biāo)簽，后者主要用于文件管理信息。
二是設(shè)計(jì)RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)模塊。該模塊主要由中央數(shù)據(jù)庫和管理模塊組成，主要用于存儲(chǔ)包括信息輸出或輸出在內(nèi)的數(shù)據(jù)。而且，在訴訟檔案的盤點(diǎn)中，通過設(shè)置讀寫器信息項(xiàng)、安裝各種電子標(biāo)簽、讀寫器電子紙質(zhì)書、智能貨架天線，可以準(zhǔn)確匹配登記信息和存儲(chǔ)信息。
（三）智能資料室的隔離和門禁集成
通過RFID門禁，可以無接觸地掃描RFID標(biāo)簽中的信息，因此這種智能門禁可以實(shí)時(shí)監(jiān)控相關(guān)文件的倉庫管理，并保存?zhèn)€人情況的視頻記錄。如果文件離開存儲(chǔ)位置，而查詢系統(tǒng)組件沒有發(fā)出出庫指令，系統(tǒng)將向報(bào)警模塊發(fā)送這種情況的各種信號，并發(fā)出實(shí)時(shí)報(bào)警，提醒管理人員。
（四）智能檔案倉庫的環(huán)境監(jiān)控
在智能倉庫中，通過溫濕度傳感器實(shí)時(shí)跟蹤智能服務(wù)檢測倉庫環(huán)境，將監(jiān)控到的自動(dòng)采集通過系統(tǒng)平臺發(fā)送給監(jiān)控器。上位機(jī)對實(shí)時(shí)監(jiān)測數(shù)據(jù)進(jìn)行判斷后，會(huì)反饋給報(bào)警器并發(fā)出信號提醒負(fù)責(zé)人異常問題，通過空調(diào)和除濕機(jī)聯(lián)動(dòng)，智能調(diào)節(jié)倉庫環(huán)境的濕度和溫度。
法院智能檔案柜建設(shè)的難點(diǎn)及主要措施
總結(jié)法院智慧資料室建設(shè)的難點(diǎn)主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面:智慧檔案館能否實(shí)現(xiàn)包括互聯(lián)網(wǎng)在內(nèi)的訴訟檔案的開放使用，訴訟檔案開放范圍的確定。對于前者，在目前兩級法院推進(jìn)庭審直播的過程中，規(guī)定庭審內(nèi)容、結(jié)果、裁判的說理和思路、庭審等審判工作要在規(guī)定時(shí)間公開，在全國范圍內(nèi)推進(jìn)司法便民工程。但是，當(dāng)我們愛用智慧檔案倉庫的外網(wǎng)平臺來應(yīng)對上述信息公開時(shí)，也顯示出傳統(tǒng)訴訟檔案信息安全在互聯(lián)網(wǎng)上的問題以及確保這一身份的使用符合標(biāo)準(zhǔn)，需要一定的技術(shù)支持和安全保障。對于后者來說，在人們對檔案利用需求不斷增加的過程中，也容易導(dǎo)致訴訟檔案公開的兩大難點(diǎn)，即內(nèi)容、范圍和對象。如果公民個(gè)人隱私信息做得好，但人民群眾對行政資源公平利用的需求能夠得到更好的滿足，這也將成為智慧資料室建設(shè)和應(yīng)用的難點(diǎn)。
基于法院智慧資料室的規(guī)劃現(xiàn)狀，針對目前智慧資料室建設(shè)和應(yīng)用中呈現(xiàn)的問題，需要建設(shè)實(shí)用、高效、**的檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)全流程服務(wù)的多元化、集中化管理，構(gòu)建“三位一體”的智慧信息管理平臺，并在建設(shè)數(shù)字檔案中心和檔案備份中心的基礎(chǔ)上，建設(shè)法院兩級智慧檔案館，真正實(shí)現(xiàn)登記信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和可視化管理，有效推進(jìn)審判流程。
智能密集架：
智能密集架由底盤和導(dǎo)向方鋼組成的地軌組成，根據(jù)安裝空間的使用情況可分為面式、嵌入式和加強(qiáng)橋式。
底盤采用大梁等薄鋼板、橫檔、柱座等。并且是具有良好剛性的不可拆卸結(jié)構(gòu)。
框架由立柱、隔板、面板、掛板、頂板等組成。為插入式軟鉚釘鉚接結(jié)構(gòu)，可拆卸。
聯(lián)動(dòng)裝置由手柄鏈、電機(jī)、減速器、電磁離合器、后輪軸、鐵輪等組成。
檔案密集柜手動(dòng):手柄-z2鏈輪-z48、Z13雙鏈輪-前軸鏈輪驅(qū)動(dòng)軸旋轉(zhuǎn)-兩個(gè)滾軸鏈輪-滾軸旋轉(zhuǎn)-滾軸驅(qū)動(dòng)四個(gè)滾軸同步旋轉(zhuǎn)-集中柜移動(dòng)。在手動(dòng)操作中，電磁離合器電源關(guān)閉并斷開，換檔鏈輪空轉(zhuǎn)。
電動(dòng)，電腦控正時(shí):電機(jī)-減速器-齒輪-半軸中間鏈輪-驅(qū)動(dòng)軸轉(zhuǎn)動(dòng)-兩個(gè)輥軸鏈輪-輥軸轉(zhuǎn)動(dòng)-輥軸帶動(dòng)四個(gè)輥同步轉(zhuǎn)動(dòng)-密集柜移動(dòng)，此時(shí)手柄（除手柄外）與驅(qū)動(dòng)軸之間的所有密封使工作保障人員。
電動(dòng)檔案密集柜結(jié)構(gòu)由控制部分和機(jī)械部分組成。
控制和機(jī)械的主要部分分為:
1、驅(qū)動(dòng):臺式電腦、液晶顯示器、軟件、連接線、控制主板、控制板、電機(jī)板、按鍵板、通訊板、紅外板。
2、機(jī)械機(jī)構(gòu):地軌、底盤、車架、變速箱。
庫房綜合智能
管理系統(tǒng)
本系統(tǒng)嚴(yán)格按照“嚴(yán)格、合理、可靠、經(jīng)濟(jì)、完善”和“無人值班、少人值守”的要求進(jìn)行設(shè)計(jì)，具體原則如下：
? 系統(tǒng)選型高起點(diǎn)：
★ 技術(shù)**性：選用新的專業(yè)技術(shù)與產(chǎn)品；
★ 系統(tǒng)高可靠性：系統(tǒng)的硬件和軟件均采用技術(shù)成熟的產(chǎn)品，平均無故障時(shí)間均在20萬小時(shí)以上；
★ 系統(tǒng)運(yùn)行管理方便：軟件系統(tǒng)中文化，操作方便；
★ 設(shè)計(jì)架構(gòu)**：系統(tǒng)采用真正的B/S+C/S架構(gòu)，業(yè)內(nèi)唯一全程WEB支持的監(jiān)控平臺
★ 技術(shù)支持能力強(qiáng)：承建單位技術(shù)實(shí)力強(qiáng)，服務(wù)完善；
★ 系統(tǒng)集成度高：系統(tǒng)完美整合了設(shè)備實(shí)時(shí)監(jiān)控、運(yùn)行狀態(tài)、數(shù)據(jù)查詢、深度分析、信息告警等等；
★ 系統(tǒng)交互性好：用戶可通過PC及移動(dòng)終端實(shí)時(shí)查詢系統(tǒng)設(shè)備的各種參數(shù)與狀態(tài)，掌握主動(dòng)權(quán)；
★ 系統(tǒng)可擴(kuò)展性能強(qiáng)：模塊化結(jié)構(gòu)有利于擴(kuò)容與擴(kuò)展。
★ 高可靠性保證：系統(tǒng)支持雙機(jī)/多機(jī)熱備方案，特殊應(yīng)用沒有后顧之憂；
? 投資少： 系統(tǒng)選型具有高性能價(jià)格比。
? 建設(shè)時(shí)間短：在較短的時(shí)間內(nèi)完成系統(tǒng)的安裝調(diào)試。
? 優(yōu)質(zhì)的服務(wù)：本著“用戶**、服務(wù)至上”的原則。
庫房恒溫恒濕智能控制系統(tǒng)：
★ 溫濕度：監(jiān)測檔案庫房內(nèi)重要區(qū)域的溫度、濕度數(shù)值及變化情況。
★ 空調(diào)： 監(jiān)測空調(diào)的運(yùn)行狀態(tài)，并可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程開關(guān)機(jī)啟停控制模式并調(diào)節(jié)溫度閾值及聯(lián)動(dòng)等。
★ 除濕加濕一體機(jī)： 自動(dòng)設(shè)定一體機(jī)濕度，并對一體機(jī)運(yùn)行狀態(tài)及內(nèi)部模塊實(shí)時(shí)監(jiān)測。
庫房自動(dòng)防火防盜報(bào)警系統(tǒng)：
★ 門禁管理： 采用進(jìn)門人臉識別+掌紋識別+刷卡+出門按按鈕的驗(yàn)證方式，實(shí)現(xiàn)對人員出入情況的管理。
★ 視頻圖像： 監(jiān)視庫房的實(shí)時(shí)圖像，并進(jìn)行視頻錄像。
★ 防盜： 紅外探測器，監(jiān)測檔案庫房人員活動(dòng)情況。
★ 防火： 煙霧報(bào)警測器，監(jiān)測檔案庫房內(nèi)的火警情況。
庫房自動(dòng)消毒滅菌系統(tǒng)：
★ 臭氧消毒機(jī) 監(jiān)測臭氧消毒機(jī)的運(yùn)行狀態(tài)及參數(shù)，并可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程開關(guān)機(jī)啟停控制。
庫房環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)：
★ 漏水監(jiān)測： 區(qū)域式漏水， 米漏水感應(yīng)繩，監(jiān)測庫房內(nèi)除濕一體機(jī)以及墻壁四周有無漏水發(fā)生。
★ 毒害氣體： 監(jiān)測庫房內(nèi)部氣體是否毒氣及空氣質(zhì)量是否超標(biāo)，并聯(lián)動(dòng)消毒機(jī)進(jìn)行空氣消毒。
