相對手動密集架而言，資料數量過多就容易整理分類出現錯誤，一方面耽誤時間，另一方面也耽誤事情。智能檔案柜無序存放，有序管理，放錯提示或者可以進行智能查找定位，查找資料也將變得非常容易。

智能檔案柜采用手動、電動及電腦控制于一體的光電機電一體化自動密集架，由電腦控制系統、電子控制系統和機械傳動控制系統三部分組成，并以人性化設計為理念，智能化控制系統與網絡化管理模式為基礎，實現宏觀自動化控制，自動人體保護，環境調節，對資料的無序存放進行有序的管理，并引導資料提取及網絡信息資源的共享。如果出現系統故障、停電等情況，依舊可以手動使用本產品。

      一、條形碼錄入模式

     智能檔案柜的資料存取時建立在條形碼錄入和查詢來實現的，只要在計算機管理界面輸入所需查詢的資料，系統會從數據庫中進行查詢，即可找到我們所需的資料。條形碼技術因為成本低、使用方便、輸入速度快、準確度高，可以清楚的標記、辨認、定位檔案的位置，因此被廣泛的使用，在自動識別技術中占有很重要的位置。支持多種數據錄入方式，支持查詢、統計、導入導出、數據備份、數據恢復、數據整理等。

      二、檔案查詢及檢索功能

     智能檔案柜系統通過網絡，根據使用權限和密碼，進行多種便捷查詢方式查找檔案。系統在取得檔案的相關信息（如檔案號、題名、關鍵詞等） 后，能自動檢索出存放位置、檔案的描述和詳細內容、檔案去向 （如已出借、在庫中等），并能自動開啟或閉合檔案柜。一次借閱或歸還多份檔案時，可同時發放密集架控制系統執行，并自動按照排列次序或優先次序依次打開架體。

  三、智能檔案檔案柜存取檔案

 檔案管理：智能檔案柜采用構建數據庫的方式來進行檔案資料的標示、存入、取出等，只需簡單幾步即可從大量資料中找到自己所需。存入時僅需簡單一錄入，即可以存入資料數據庫，需要時，僅需從控制面板進行查詢。相應的存在資料的一列指示燈和相應層指示燈就會閃爍大大節省了所找資料的時間。

智能密集架：

智能密集架由底盤和導向方鋼組成的地軌組成，根據安裝空間的使用情況可分為面式、嵌入式和加強橋式。

底盤采用大梁等薄鋼板、橫檔、柱座等。并且是具有良好剛性的不可拆卸結構。

框架由立柱、隔板、面板、掛板、頂板等組成。為插入式軟鉚釘鉚接結構，可拆卸。

聯動裝置由手柄鏈、電機、減速器、電磁離合器、后輪軸、鐵輪等組成。

檔案密集柜手動:手柄-z2鏈輪-z48、Z13雙鏈輪-前軸鏈輪驅動軸旋轉-兩個滾軸鏈輪-滾軸旋轉-滾軸驅動四個滾軸同步旋轉-集中柜移動。在手動操作中，電磁離合器電源關閉并斷開，換檔鏈輪空轉。

電動，電腦控正時:電機-減速器-齒輪-半軸中間鏈輪-驅動軸轉動-兩個輥軸鏈輪-輥軸轉動-輥軸帶動四個輥同步轉動-密集柜移動，此時手柄（除手柄外）與驅動軸之間的所有密封使工作保障人員。

電動檔案密集柜結構由控制部分和機械部分組成。

控制和機械的主要部分分為:

1、驅動:臺式電腦、液晶顯示器、軟件、連接線、控制主板、控制板、電機板、按鍵板、通訊板、紅外板。

2、機械機構:地軌、底盤、車架、變速箱。