檔案收集整理研究

學(xué)科有兩層含義:一是按知識性質(zhì)分類，指數(shù)學(xué)領(lǐng)域的分支或邏輯系統(tǒng)的分類。如自然科學(xué)中的物理理論和化學(xué)，人文社會(huì)科學(xué)中的文學(xué)和博物館學(xué)，社會(huì)科學(xué)中的社會(huì)學(xué)和法學(xué)。二是教學(xué)主體，是指高校教學(xué)和科研活動(dòng)的基本單位。

1.學(xué)科史檔案是高校學(xué)科發(fā)展過程中形成的具有保存價(jià)值的檔案，包括學(xué)科的形成與發(fā)展軌跡、開拓者與學(xué)術(shù)專家、榮譽(yù)與成就等。它們是記錄高校學(xué)科發(fā)展史直觀感受的材料，是學(xué)科社會(huì)史*直接、*全面的材料。廣義而言，學(xué)科史檔案涵蓋經(jīng)濟(jì)會(huì)議記錄、創(chuàng)新成果、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、教學(xué)實(shí)力等資料。學(xué)科史檔案作為一種特殊的檔案，與文書檔案和科研檔案有一定的重疊。例如文書檔案涵蓋了教學(xué)科研單位的業(yè)務(wù)操作問題和會(huì)議材料；檔案包括項(xiàng)目的書面材料；或基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備文件涵蓋實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和設(shè)備及儀器數(shù)據(jù)；國家**局，其檔案涵蓋研發(fā)；d.成果并提供樣本；視聽檔案涵蓋學(xué)術(shù)交流、共享課堂等歷史影像。實(shí)踐中，為了保證檔案內(nèi)容的連續(xù)性，國家檔案館只保留學(xué)科歷史檔案中不跨越類別檔案的部分，如學(xué)科的形成與基礎(chǔ)、發(fā)展路徑、教師包括研究論文、國際會(huì)議、口述歷史等。

2.高校相關(guān)學(xué)科受內(nèi)部發(fā)展方向和外部因素綜合影響。醫(yī)學(xué)學(xué)科除了遵循內(nèi)在規(guī)律外，還受到地域、資金、人才等諸多因素的影響。由于文化、物質(zhì)條件和學(xué)術(shù)環(huán)境的差異，高校有不同的專業(yè)基礎(chǔ)和發(fā)展路徑，學(xué)科布局也有不同程度的差異。因此，梳理高校學(xué)科歷史檔案，不僅可以反映高校動(dòng)蕩的發(fā)展歷程，還可以總結(jié)各學(xué)科的起源與發(fā)展，探索新的發(fā)展趨勢。

二、學(xué)科歷史檔案的收集和整理

（一）工作狀態(tài)。目前文書檔案，教學(xué)檔案、科研檔案、財(cái)務(wù)檔案、基礎(chǔ)設(shè)施檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案等。已成為高校檔案的組成部分，也是市級檔案的重要載體，但學(xué)科史檔案的收集整理相對滯后。一方面，高?？蒲薪虒W(xué)單位的專兼職信息人員數(shù)量很少，多為黨委或教務(wù)處兼職秘書，導(dǎo)致跨學(xué)科合作歷史資料收集整理不足；另一方面，高校檔案館沒有對學(xué)科史檔案的類別進(jìn)行單獨(dú)分類，與學(xué)科史相關(guān)的資料分散在文書檔案、科研檔案或部門資料室，造成查找使用不便。比如，高校在編寫校史或年表時(shí)，只能從文書檔案或年鑒中檢索到零星的相關(guān)學(xué)科發(fā)展和溯源史的信息，遺漏較多，給機(jī)構(gòu)編制帶來困難。因此，加強(qiáng)學(xué)科歷史檔案的收集整理，系統(tǒng)地保留學(xué)科發(fā)展史的痕跡，梳理和總結(jié)學(xué)術(shù)發(fā)展脈絡(luò)及其規(guī)律，探索學(xué)科發(fā)展，推動(dòng)學(xué)科導(dǎo)向化、精細(xì)化、縱深化發(fā)展，成為高校信息化工作的重要環(huán)節(jié)。

（二）確定歸檔單位。教育部2018年《學(xué)位授予和人才培養(yǎng)學(xué)科目錄》的數(shù)據(jù)顯示，學(xué)科分為哲學(xué)、經(jīng)濟(jì)理論、法學(xué)、教育學(xué)原理、文學(xué)、宗教、科學(xué)、工程、農(nóng)業(yè)、醫(yī)學(xué)、軍事科學(xué)、組織行為學(xué)、藝術(shù)理論等13個(gè)學(xué)科門類。然而，高?？蒲薪虒W(xué)職能機(jī)構(gòu)要復(fù)雜得多。針對學(xué)科史檔案基本齊全的特點(diǎn)，建議以高校教研機(jī)構(gòu)為建檔單位開展收集整理工作。必要性在于:

1.順應(yīng)高校學(xué)科的現(xiàn)狀、問題和趨勢，保證同一檔案的完整性。為了便于類似傳統(tǒng)學(xué)科的集中教學(xué)和研究，基本上是按學(xué)科設(shè)立學(xué)院和系。基于科研教學(xué)單位的標(biāo)準(zhǔn)分類，可以收集同類學(xué)科的數(shù)據(jù)。

2.易于收集和利用學(xué)科歷史檔案。在高校的教學(xué)科研活動(dòng)現(xiàn)場，院系設(shè)置專業(yè)往往比學(xué)科門類復(fù)雜得多。由于高校的基礎(chǔ)、定位和社會(huì)發(fā)展需求的差異，以及交叉學(xué)科和邊緣學(xué)科的不斷涌現(xiàn)，院系開設(shè)的專業(yè)可能與學(xué)科門類不完全一致。在安徽科學(xué)教育大學(xué)，由于沒有教學(xué)論范疇，學(xué)校將課程論范疇下的兩個(gè)學(xué)科應(yīng)用心理學(xué)歸類為哲學(xué)專業(yè)；同時(shí)，為適應(yīng)工作需要經(jīng)濟(jì)發(fā)展，學(xué)校將理科類下的工商管理一級學(xué)科劃入公司2010年創(chuàng)辦的法學(xué)院。如果以學(xué)科門類為定義標(biāo)準(zhǔn)，有些部門會(huì)覆蓋學(xué)科門類以上，有些學(xué)科門類會(huì)屬于多個(gè)部門，會(huì)阻礙學(xué)科歷史檔案的整理。但不可否認(rèn)的是，這種標(biāo)準(zhǔn)分類也存在一些弊端，如未能反映高校合并的歷史脈絡(luò)，客觀上造成一定的學(xué)科壁壘等。但相比之下，它的可實(shí)現(xiàn)性更為明顯。基于以上分析，以高校教學(xué)科研機(jī)構(gòu)為建檔單位，更傾向于進(jìn)行學(xué)科史檔案的收集整理，便于后期檢索利用。高校學(xué)科史檔案包括相關(guān)學(xué)科史、機(jī)構(gòu)史、奠基時(shí)代、歷史事件、學(xué)者專家、科研動(dòng)態(tài)等資料，內(nèi)容復(fù)雜，收集整理工作量巨大。為避免檔案一次性整理可能造成的遺漏，學(xué)科史檔案可由學(xué)?？蒲袡C(jī)構(gòu)收集整理形成，再移交國家檔案館保管。國家檔案館在收集整理學(xué)科歷史檔案的過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其形成和作用的規(guī)律，對各單位的收集過程進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。高?？蒲薪虒W(xué)單位應(yīng)配備專兼職檔案員，由檔案教師和檔案員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)和工作指導(dǎo)，提高其政治水平和實(shí)踐能力。

（三）收集和整理工作。學(xué)科歷史檔案分散在各個(gè)學(xué)科，由高校檔案館管理。在學(xué)科史檔案的海量收集中，國家檔案館可以根據(jù)教學(xué)科研單位的具體情況，制定適合企業(yè)員工的檔案收集流程和分類方案，實(shí)現(xiàn)收集流程的全面化、發(fā)展化和分類方案化，這是信息資料與用戶的溝通。這種溝通讓智慧檔案局對用戶的服務(wù)凸顯出兩大優(yōu)勢:

1.物聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)鏈依托服務(wù)優(yōu)勢，可以識別顧問（查檔者）的年齡、單位、勞動(dòng)崗位等敏感信息。，并幫助他們根據(jù)自己的文件搜索目的快速找到所需的紙質(zhì)文件內(nèi)容，改變了以往等待上門服務(wù)的情況，使服務(wù)模式更加活躍。

2.更有針對性的服務(wù)結(jié)合大數(shù)據(jù)解決方案，總能收集用戶的信息優(yōu)勢，提煉信息。比如可以細(xì)化用戶的地域、個(gè)人喜好、語言等信息。，并根據(jù)不同用戶的不同需求，為其提供“量身定制”的精準(zhǔn)服務(wù)。經(jīng)過大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的信息處理，形成新的利用方案，為用戶提供更有針對性的信息服務(wù)，形成“私人定制”的照護(hù)服務(wù)狀態(tài)。

三、電子檔案資源整合利用模式建設(shè)中存在的問題及對策

1.需要政策支持。高校智慧檔案館建設(shè)是推進(jìn)智慧管理校園進(jìn)程的重要組成部分，肩負(fù)著記錄智慧校園的發(fā)展歷程。因此，學(xué)校政策要給予充分支持，加大資金投入。但很多高校對國家檔案不太重視，覺得沒有創(chuàng)造明顯的市場價(jià)值，很少得到返校領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，也很難獲得資金幫助，給智慧城市檔案建設(shè)帶來障礙。

2.支持標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)。高校檔案管理水平低、疑難問題的安全顧慮對智慧國家的檔案建設(shè)有一定的干擾作用。高校應(yīng)根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

3.檔案人才的支持。高校信息工作者普遍師資結(jié)構(gòu)單一，熟悉檔案是他的行業(yè)優(yōu)勢。然而，大多數(shù)檔案工作者缺乏對計(jì)算機(jī)的掌握。因此，要求高校檔案工作者不僅要掌握理論，還要通過多種途徑和形式參加包括計(jì)算機(jī)在內(nèi)的培訓(xùn)，同時(shí)提高創(chuàng)新意識，培養(yǎng)和建設(shè)多功能檔案工作者。