電子政務(wù)作為信息化建設(shè)的組成部分，不僅顯著提高了機(jī)構(gòu)和事業(yè)單位的工作效率，也提高了服務(wù)公眾的能力。然而，政府管理的發(fā)展給傳統(tǒng)的信息工作帶來(lái)了巨大的沖擊和挑戰(zhàn)。如何應(yīng)對(duì)這一挑戰(zhàn)，適應(yīng)政府管理發(fā)展的需要，做好電子檔案的歸檔保存工作，是檔案機(jī)構(gòu)迫切需要解決的基本問(wèn)題。

政府管理檔案管理的獨(dú)特地位

行政檔案是指對(duì)具有保存價(jià)值的政府行政文件進(jìn)行篩選、整理和審查。政府管理檔案的具體內(nèi)容包括政府管理檔案的收集、整理、歸檔、歸檔、保管和利用。政務(wù)管理信息管理應(yīng)注意三個(gè)方面。一、規(guī)劃文件的價(jià)值及對(duì)備案結(jié)果的相關(guān)要求。政務(wù)管理檔案主要涉及傳統(tǒng)檔案管理的目標(biāo)，即“收、管、用”，即“收”和“管”。與傳統(tǒng)的檔案管理不同，文件管理強(qiáng)調(diào)“用”政務(wù)管理；其次，政府管理信息管理的重要方面是建立一個(gè)統(tǒng)一的、可相互訪(fǎng)問(wèn)的信息共享通信網(wǎng)絡(luò)。第三，與其他管理檔案相比，政府管理檔案中涉密信息的審查是嚴(yán)格的，因?yàn)閷彶椤⒐芾砗褪褂玫奈募际菄?yán)格按照保護(hù)國(guó)家秘密的要求進(jìn)行細(xì)化的，特別是對(duì)于那些不適合政府管理檔案全面公開(kāi)的文件，所有規(guī)定都必須保密。

2電子政務(wù)系統(tǒng)文件管理問(wèn)題

2.1各類(lèi)文件存在的問(wèn)題電子文本歸檔存在的問(wèn)題可分為技術(shù)缺陷和管理缺陷。

1）來(lái)自技術(shù)障礙。具體來(lái)說(shuō)，在三個(gè)方面:

①業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的功能是對(duì)公司進(jìn)行處理，要有低冗余、高效率的特點(diǎn)，而文件管理是在長(zhǎng)短期內(nèi)保證安全，對(duì)冗余度要求很高；

②電子政務(wù)系統(tǒng)的高可用性有限，文件管理功能的嵌入式設(shè)計(jì)面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)；

③根據(jù)管理的調(diào)查數(shù)據(jù)，各業(yè)務(wù)部門(mén)比檔案部門(mén)更豐富。但當(dāng)累積的數(shù)據(jù)被清除，造成的變化接觸時(shí)，檔案機(jī)構(gòu)可能無(wú)法及時(shí)找到證明文件，從而影響工程的建設(shè)和維護(hù)進(jìn)度。

2）管理缺陷。權(quán)限無(wú)法保證。紙質(zhì)文件存放在產(chǎn)品部門(mén)，各業(yè)務(wù)部門(mén)的權(quán)限大于文件部門(mén)；

3）治理責(zé)任不明確。電子文件管理權(quán)限顯然由檔案和業(yè)務(wù)人員管理。

2.2各部門(mén)之間的工作共享發(fā)生丟失或被篡改，責(zé)任方難以確認(rèn)安全保障不足。

目前，電子文本的安全性能面臨諸多問(wèn)題，從諸多因素來(lái)看，可分為以下三個(gè)方面:

1）得益于技術(shù)。該系統(tǒng)的技術(shù)與電子文件的安全系數(shù)密切相關(guān)。一旦發(fā)生黑客攻擊、病毒、軟硬件漏洞、設(shè)備故障，電子文檔就會(huì)丟失或損壞。

2）社會(huì)或氣候因素。比如文件存放場(chǎng)所本身的條件、火災(zāi)、地震等因素都會(huì)有很大的影響。

3）操作問(wèn)題。比如:權(quán)限不清、操作不規(guī)范、人員失誤等。

2.3集成共享設(shè)備不統(tǒng)一電子檔案集成共享的內(nèi)涵非常模糊。

從廣義和狹義、宏觀(guān)、中觀(guān)和微觀(guān)角度來(lái)看，它們都有不同的內(nèi)涵，這就導(dǎo)致了電子檔案整合共享的不可避免的可變性。此外，還有許多集成和共享模式。就文件實(shí)體而言，通常采用分散或集中管理，這往往會(huì)導(dǎo)致方式單一或多樣、系統(tǒng)橫向或縱向、系統(tǒng)一致或異構(gòu)等矛盾。因此，根據(jù)具體情況，整合共享的模式和方式多種多樣，無(wú)法統(tǒng)一。

2.4電子檔案的轉(zhuǎn)讓不規(guī)范。在文件整合的背景下，電子檔案的流通面臨著一些問(wèn)題。

1）文件之間缺乏有機(jī)聯(lián)系。在目前的紙質(zhì)文件傳輸中，大部分傳輸?shù)氖菃我坏碾娮幼C據(jù)，無(wú)法形成完整的反映文件，這使得文件傳輸缺乏關(guān)聯(lián)性。

2）文件數(shù)據(jù)項(xiàng)不完整。雙軌制的實(shí)現(xiàn)讓人感覺(jué)依賴(lài)備份，導(dǎo)致工作交接不規(guī)范，元數(shù)據(jù)丟失。

3）處理移交的效率有限。由于紙質(zhì)和電子圖片的交付不佳，工作量增加，成本大大降低。

2.5前端控制與全過(guò)程監(jiān)控的矛盾是真實(shí)存在的，前端控制與全過(guò)程監(jiān)管存在一定的矛盾。前端管控和全流程監(jiān)管是基于檔案部門(mén)的立場(chǎng)，電子文件從一開(kāi)始就需要全面處理。

過(guò)程管理。但是，也有一些矛盾。如果實(shí)行全過(guò)程監(jiān)管，主要是對(duì)檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，不需要對(duì)前后環(huán)節(jié)制定相同的管理方案。但是如果注重前端控制，那么檔案機(jī)構(gòu)就會(huì)成為后期被管理的部分，所以對(duì)前期進(jìn)行管理并不難。

3電子檔案管理對(duì)策分析

3.1提高對(duì)電子產(chǎn)品文件管理的理解、工作責(zé)任感和壓力。

電子公文歸檔是各級(jí)公文部門(mén)和檔案機(jī)構(gòu)面臨的新命題。大數(shù)據(jù)資源與政府管理環(huán)境密切相關(guān)，注冊(cè)信息資源可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理和有效利用。因此，從電子政務(wù)、信息化、數(shù)據(jù)化建設(shè)的高度，歸檔工作要在主動(dòng)適應(yīng)下升級(jí)服務(wù)工作，要實(shí)現(xiàn)全面小康社區(qū)服務(wù)的高度，就要深刻認(rèn)識(shí)電子文件歸檔的現(xiàn)實(shí)意義和重要作用。電子檔案歸檔是當(dāng)前大數(shù)據(jù)資源建設(shè)的重要組成部分。大數(shù)據(jù)資源的建設(shè)、開(kāi)發(fā)和利用是信息化水平的核心使命，是貫穿信息化建設(shè)流程的主線(xiàn)，是取得實(shí)效的關(guān)鍵。紙質(zhì)資源是各類(lèi)資源的重要載體。大力開(kāi)發(fā)利用電子檔案要有發(fā)展眼光。在全面推行政務(wù)管理、電子商務(wù)企業(yè)、自動(dòng)化辦公等系統(tǒng)的新形勢(shì)下，電子公文將成為各級(jí)單位制作的兩種形式的公文，進(jìn)而成為檔案數(shù)據(jù)資源的重要來(lái)源。

3.2與時(shí)俱進(jìn)，探索電子檔案歸檔的新思路和新措施。

一是各行各業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視。從政府管理園區(qū)建設(shè)項(xiàng)目審批、論證和技術(shù)研究的實(shí)際出發(fā)，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)積極介入每一個(gè)階段，確保政府管理文件歸檔的電子政務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)，將其作為使管理模塊的電子政務(wù)系統(tǒng)完整和完整的必要元素納入計(jì)劃。二是主管部門(mén)要積極配合，共同努力。也就是說(shuō)，文件、檔案、聯(lián)網(wǎng)等部門(mén)在工作中要注意與基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的基本關(guān)系，同步有機(jī)運(yùn)行，均衡發(fā)展。三是檔案機(jī)構(gòu)要積極參與電子政務(wù)，自覺(jué)參與電子圖片的歸檔保存，確保紙質(zhì)文件的可持續(xù)利用。在電子商務(wù)環(huán)境下，信息工作與文件工作的界限模糊，檔案管理一體化是發(fā)展趨勢(shì)。為了保證電子文檔建檔后的可信度、完整性和故事的長(zhǎng)期性，必須從電子文檔生成之初就進(jìn)行控制，如數(shù)據(jù)項(xiàng)的時(shí)效性、背景等。如果檔案機(jī)構(gòu)不主動(dòng)開(kāi)展這些工作，也會(huì)造成電子文檔后數(shù)據(jù)不完整，影響數(shù)字文檔的真實(shí)性、及時(shí)性和安全性，造成不可挽回的損失。

3.3開(kāi)創(chuàng)新局面電子檔案開(kāi)創(chuàng)管理新局面

一是用發(fā)展理念指導(dǎo)紙質(zhì)文件歸檔。電子文檔歸檔是一個(gè)全新的項(xiàng)目，需要以正確的態(tài)度和長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光看待每一個(gè)問(wèn)題。與文獻(xiàn)資料相比，數(shù)字文獻(xiàn)對(duì)檔案管理設(shè)備和人員的科技水平要求更高。此外，隨著信息技術(shù)的不斷開(kāi)發(fā)應(yīng)用和行政管理體系在國(guó)內(nèi)的不斷完善，電子文檔備案管理的方式方法也將不斷發(fā)生變化。因此，要用科學(xué)發(fā)展觀(guān)指導(dǎo)電子檔案的實(shí)踐，不斷研究新課題、新突破。二是發(fā)展協(xié)作能力，推進(jìn)電子文件資料管理。電子文檔歸檔的一個(gè)顯著特點(diǎn)是會(huì)議管理和管理文件的更緊密結(jié)合。

隨著政務(wù)管理的深入發(fā)展，政府原有的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和運(yùn)行模式都發(fā)生了很大的變化的變化。因此，用于記錄政府活動(dòng)的文件、文件、表格和程序也將相應(yīng)改變。它帶來(lái)了新的課題，檔案行政管理部門(mén)的工作，同時(shí)，電子政務(wù)系統(tǒng)在我國(guó)檔案日常管理中也有許多新的課題。因此，在這種情況下，電子檔案部門(mén)應(yīng)該發(fā)現(xiàn)異常并制定相應(yīng)的措施來(lái)解決各個(gè)環(huán)節(jié)的問(wèn)題。只有做好管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，才能提升電子政務(wù)系統(tǒng)文件管理水平。