歷史文獻管理信息化建設(shè)如火如荼?，F(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用導(dǎo)致了人類發(fā)展各個方面的巨大變革。珍貴史料是一種珍貴的數(shù)據(jù)資源，實現(xiàn)數(shù)字化管理將在一定程度上有利于原始檔案的安全性和實時性，因此研究可能成為檔案學(xué)領(lǐng)域的一個關(guān)鍵問題。作為一家重要金融企業(yè)的附屬機構(gòu)，筆者始終關(guān)注歷史檔案管理工作，自然面臨著歷史文獻資源數(shù)字化的艱巨挑戰(zhàn)。
歷史檔案的管理實現(xiàn)了數(shù)字化轉(zhuǎn)型的普遍性
文獻數(shù)字化轉(zhuǎn)型指的是每一個企事業(yè)單位都是依托*現(xiàn)代化的信息技術(shù)信息編碼、解碼、還原工具，以計算機硬盤、光盤等軟磁介質(zhì)為存儲載體，將注冊信息從原來的紙質(zhì)介質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字符號為主要形式的新數(shù)據(jù)管理模式。數(shù)字化處理各種數(shù)字文檔、數(shù)字時代報告、數(shù)字時代圖紙等形式。珍貴的史料是企事業(yè)單位的寶貴資源，歷史管理檔案是企事業(yè)單位管理工作的細節(jié)。在當(dāng)代信息技術(shù)快速發(fā)展、全面普及的社會背景下，在實現(xiàn)檔案管理智能化的總基調(diào)下，實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型可能成為未來檔案管理的趨勢。
與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，數(shù)字時代歷史數(shù)據(jù)管理的信息承載能力更高，也具有更容易共享、傳播和改變的優(yōu)勢。檔案管理可以利用信息優(yōu)勢設(shè)備對檔案數(shù)據(jù)資源進行編輯、瀏覽和存儲，也可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺或單位的網(wǎng)絡(luò)信息互通資源進行傳輸、瀏覽和共享。這樣，各種檔案資源的可靠性和信息的及時性將得到進一步保證。
但是，“硬幣有兩面”，數(shù)字掃描也要承擔(dān)相應(yīng)的風(fēng)險。例如，由于紙質(zhì)文件資源載體的磁性，文件在保管中需要特別注意。例如，由于防火墻技術(shù)的不穩(wěn)定性，計算機被病毒感染或數(shù)據(jù)庫被黑客破壞等事件發(fā)生的概率也很高。因此，歷史管理檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是檔案工作發(fā)展過程中的重大創(chuàng)新，尤其是在新舊管理思想交替的磨合時期。檔案基層部門和責(zé)任人必須更加主動地參與其中，設(shè)計嚴謹?shù)奈募n案基礎(chǔ)框架數(shù)字化管理，強化建設(shè)方向，設(shè)計數(shù)字化管理框架，明確數(shù)字化管理規(guī)則，敲定數(shù)字化管理戰(zhàn)略，形成一體。
文檔實現(xiàn)管理中的發(fā)展障礙數(shù)字化轉(zhuǎn)型
其他一切永遠不可能順利無阻。歷史數(shù)據(jù)管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一個不斷改進、不斷調(diào)整、不斷完善的過程。在進行數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深刻變革時，在推進歷史資料管理智能化的過程中，必須要有“逢山開路的決心和勇氣，遇水搭橋”，對當(dāng)前管理檔案的實踐過程進行初步研究，總結(jié)、分析并積極解決可能遇到的困難，只有這樣才能*終實現(xiàn)歷史管理檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型和改革；
（一）數(shù)字化管理系統(tǒng)并不完美。
數(shù)字化管理不完善的系統(tǒng)是檔案管理的主要障礙數(shù)字化轉(zhuǎn)型。管理規(guī)章制度和制度標準沒有建立健全，容易產(chǎn)生缺乏必要依據(jù)和指導(dǎo)的歷史文獻數(shù)字化管理，職能機構(gòu)不清、職責(zé)不清，“依法管理檔案、依規(guī)管理檔案”往往成為一句空話，這些都在一定程度上限制了檔案管理的進程數(shù)字化轉(zhuǎn)型，也非常不利于我國文化事業(yè)的長遠發(fā)展。
（二）數(shù)字化管理意識不夠。
數(shù)字化管理缺乏意識是管理檔案的關(guān)鍵問題數(shù)字化轉(zhuǎn)型。信息主要來自企事業(yè)單位中的各種相關(guān)功能。但是，根據(jù)檔案管理的實際情況，一線專業(yè)人員在一些相關(guān)職能方面對檔案的認識相對薄弱。他們很少將形成的紙質(zhì)檔案資料及時上傳歸檔，而是存儲在基層部門或個人的電腦中，使這些資料處于缺乏各類檔案安全和監(jiān)管的環(huán)境中。由于文件的意外刪除，它們被銷毀是很常見的。甚至有些上傳的數(shù)字化工作資料可能不符合檔案數(shù)字化管理的規(guī)范，會給專職檔案管理帶來不必要的負擔(dān)。
（三）數(shù)字化管理設(shè)施不完善。
數(shù)字化管理不完善的設(shè)施是數(shù)據(jù)管理的主要障礙數(shù)字化轉(zhuǎn)型。歷史文獻是管理理論中企事業(yè)單位直接形成的各種基礎(chǔ)資料和記錄，具有一定的價值信息。數(shù)字化管理設(shè)施是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的必要硬件，在數(shù)字化工作的建設(shè)和管理中起著關(guān)鍵作用。但從數(shù)字處理內(nèi)部建設(shè)的具體實際來看，企事業(yè)單位對這方面的投入還不夠重視，一些支撐數(shù)字化升級珍貴史料管理的硬件還不完善，軟件升級的應(yīng)用還不到位。這些都給數(shù)字時代的文獻檔案管理造成了很大的障礙。
具體戰(zhàn)略
歷史文獻管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實現(xiàn)是現(xiàn)代信息化推進的必然結(jié)果，也是智能信息管理建設(shè)的內(nèi)在要求。通過分析歷史文獻的互聯(lián)網(wǎng)特性，高度提煉和總結(jié)歷史文獻的實踐基礎(chǔ)數(shù)字化管理，分析和探索轉(zhuǎn)型中遇到的各種問題和不足，科學(xué)設(shè)計歷史檔案數(shù)字化體系的初步框架，并試圖通過完善歷史檔案體系、優(yōu)化歷史管理檔案環(huán)境、完善檔案管理人員素質(zhì)等有效措施，豐富和完善檔案管理信息化的理論基礎(chǔ)，從而加快史料管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型
加強監(jiān)管體系建設(shè)。
完善治理機制是加速歷史數(shù)據(jù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的一步。數(shù)字掃描的出現(xiàn)是現(xiàn)代檔案管理的必然結(jié)果。隨著企事業(yè)單位智能化管理的逐步完善，數(shù)字文檔和檔案逐漸取代電子檔案，成為檔案領(lǐng)域的“主角”，檔案系統(tǒng)也要相應(yīng)地進行修訂和完善。歷史檔案管理工作必須與時俱進，立足本地企事業(yè)單位具體情況，構(gòu)建相對規(guī)范完善的歷史數(shù)據(jù)數(shù)字化管理機制:
做好頂層設(shè)計。
史料數(shù)字化管理意義深遠。督促這項工作之前，要充分實地走訪平行單位，預(yù)測數(shù)字化轉(zhuǎn)型可能遇到的問題，從意義、作用、重點、路徑等方面進行探索。，從而引導(dǎo)歷史檔案管理的服務(wù)導(dǎo)向數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
提前設(shè)計制度基礎(chǔ)。
做好歷史文獻管理的信息系統(tǒng)框架頂層設(shè)計，將數(shù)字化轉(zhuǎn)化文獻和檔案資源的收集、整理、歸檔、保管等一切事務(wù)納入數(shù)據(jù)管理程序，確保相關(guān)單位和工作者能夠明確數(shù)字化時代歷史文獻的種類、歸檔標準和范圍，從而更好地承擔(dān)起自己的責(zé)任，保障數(shù)字技術(shù)珍貴史料的時效性和安全性。
制度管理細則。
對歷史檔案數(shù)字化建設(shè)的職責(zé)、時間、過程、評價等做詳細規(guī)定，為如何精心組織、歸檔、備份提供主要依據(jù)和指導(dǎo)。
重視組織環(huán)境建設(shè)。
環(huán)境是實現(xiàn)歷史檔案管理的強大硬件數(shù)字化轉(zhuǎn)型。數(shù)字化珍貴的時代史料是現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展中涌現(xiàn)出來的新生事物。注重網(wǎng)絡(luò)化珍貴歷史數(shù)據(jù)環(huán)境的優(yōu)化和維護，勢必與以往的管理檔案相去甚遠。大數(shù)據(jù)的珍貴歷史數(shù)據(jù)多以光盤、磁盤、硬盤等記錄介質(zhì)為載體。雖然它比紙介質(zhì)更安全，但由于其相對復(fù)雜的物理和化學(xué)性質(zhì)，它也有一些需要注意的保護點:
物理空間。
數(shù)字化歷史數(shù)據(jù)的管理對于長期存儲是嚴格的，因此需要嚴格限制檔案的溫度和濕度，特別是要防止強磁干擾，從而保證倉庫的適宜溫度。
載體環(huán)境。
我們可以通過招標采購數(shù)字化工作設(shè)備的管理，按照數(shù)據(jù)文件的模式，沉淀智能密集架、目錄架、電腦數(shù)字掃描、打印紙、打印機、電影機等建設(shè)運營所需的設(shè)備設(shè)施。
軟件配置。
公開購買、使用并定期更新檔案管理軟件，建設(shè)數(shù)字化掃描基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫，同時注重安全意識，重視檔案管理人員身份識別和密鑰管理，安裝正版防護軟件和網(wǎng)絡(luò)防護，避免數(shù)字化過程中歷史數(shù)據(jù)資源因感染或黑客攻擊而遭到破壞，全力保障大數(shù)據(jù)歷史登記信息在傳輸和運行過程中的安全。
提高文件管理質(zhì)量信息素。
人員是實現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)管理的人力保障數(shù)字化轉(zhuǎn)型。從層面上看，珍貴史料數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨的任務(wù)復(fù)雜而繁重。要實現(xiàn)數(shù)字化戰(zhàn)略*大化，必須進一步加強檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn):一是必須提升檔案信息化人員的職業(yè)道德。以我們單位為例。作為一家金融機構(gòu)下屬的培訓(xùn)機構(gòu)，我們的人員接觸到的一些珍貴史料都與行業(yè)領(lǐng)域有關(guān)。檔案管理工作要不斷補充和豐富自己的金融專業(yè)知識，為*大限度地完成檔案數(shù)字化管理任務(wù)提供幫助。企事業(yè)單位被管理人應(yīng)著力打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，為檔案管理的學(xué)習(xí)和提高提供機會。根據(jù)情況，應(yīng)采取一些激勵機制，激發(fā)和喚醒檔案管理者內(nèi)在的履職熱情，鼓勵他們投身數(shù)字化掃描建設(shè)的洪流。
珍貴的史料是人類生活的集體“記憶”，歷史檔案管理工作屬于單位一切事務(wù)的細節(jié)之一。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和信息技術(shù)發(fā)展的穩(wěn)步提升，數(shù)字化管理手段已主要應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域，檔案部門和人員必須努力管好局面，推陳出新，積極迎接挑戰(zhàn)。
