在分析企業(yè)數(shù)字檔案建設(shè)存在問題的基礎(chǔ)上，提出“以客戶為導(dǎo)向”的思路，構(gòu)建共享、集成、智能、互動的企業(yè)數(shù)字檔案云平臺，實現(xiàn)從“死檔案”到“活資源”的轉(zhuǎn)變，為企業(yè)發(fā)展提供有效服務(wù)。

一、企業(yè)數(shù)字檔案規(guī)劃

2014年，中央企業(yè)辦發(fā)布《中央企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作指引》“要求在企業(yè)信息*后階段，重點抓好SASAC統(tǒng)一人事管理制度和相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)能力建設(shè)，以電子書為基礎(chǔ)，以安全體系為保障，以網(wǎng)絡(luò)利用為目標(biāo)，建設(shè)數(shù)字檔案(室)系統(tǒng)。”2017年，國家檔案局辦公室發(fā)布《企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)指南》，指出“建設(shè)數(shù)字檔案館(室)成為企業(yè)檔案提高工作效率、創(chuàng)新轉(zhuǎn)型的必然選擇。”

近年來，企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)全面實現(xiàn)了檔案資源數(shù)字化時代和檔案業(yè)務(wù)信息化進(jìn)程，推動了企業(yè)檔案工作的升級轉(zhuǎn)型，從根本上改變了傳統(tǒng)的檔案利用模式，一定程度上提高了檔案利用率。但在支持企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)時，出現(xiàn)了復(fù)制紙質(zhì)資料管理模式進(jìn)行電子檔案管理的現(xiàn)象，將實體檔案管理的經(jīng)驗和流程牢牢運用在電子檔案日常管理中。由于傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)是圍繞實體電子檔案開展的，檔案信息化的起點是從文件歸檔開始，只有當(dāng)業(yè)務(wù)單位檔案或檔案實體移交后，檔案事業(yè)才能真正走到盡頭。

還為檔案實體制定了傳統(tǒng)的歸檔規(guī)則和分類方法。復(fù)制傳統(tǒng)管理檔案模式開展數(shù)字檔案館建設(shè)將解決幾個問題:

1.原本檔案員在檔案倉庫等待歸檔，現(xiàn)在卻在等待業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人的數(shù)據(jù)推送；

2.其實檔案號是為實體檔案編制的，但現(xiàn)在是為電子證據(jù)編制的；

3.原來是從檔案館借的文件，現(xiàn)在上線了。

4.按照這種思路建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館，制約了檔案館的轉(zhuǎn)型發(fā)展。

借鑒數(shù)字檔案館建設(shè)，樹立“誠信服務(wù)”理念，推進(jìn)企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)。

檔案館開發(fā)經(jīng)驗

隨著信息技術(shù)在各行業(yè)的深入應(yīng)用，2000年，東莞和青島開始了數(shù)字檔案館的示范建設(shè)。2006年，在《文化和文化產(chǎn)業(yè)“十一五”戰(zhàn)略規(guī)劃》中，提出“進(jìn)一步推進(jìn)紙質(zhì)文獻(xiàn)中心和數(shù)字檔案館建設(shè)，實現(xiàn)注冊信息資源社會共享”。2010年國家檔案館發(fā)布《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》明確數(shù)字檔案館建設(shè)細(xì)節(jié)(室)；2011年《文化和文化事業(yè)“十二五”遠(yuǎn)景規(guī)劃》明確指出，“各級國家檔案館要加快數(shù)字檔案館建設(shè)，有條件的要完成數(shù)字檔案館并與服務(wù)對接信息服務(wù)”。

數(shù)字檔案館建設(shè)由弱變強，基礎(chǔ)設(shè)施投入不斷加強，館藏檔案數(shù)字化大力開展，檔案目錄和專題數(shù)字檔案館不斷完善，數(shù)字檔案館信息服務(wù)廣泛發(fā)展，檔案數(shù)字化和電子文件管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)逐步修訂發(fā)布。

當(dāng)然，*初數(shù)字檔案館的建設(shè)只是基于計算機管理、檔案數(shù)字化改造和檔案網(wǎng)站設(shè)計。2013中國國家數(shù)字檔案館(室)工作推進(jìn)會提到，“數(shù)字檔案資源的來源主要依靠存量檔案的大數(shù)據(jù)；數(shù)字檔案資源的利用停留在基于目錄的簡單查詢共享，缺乏全面的文本挖掘和綜合集成；增量電子檔案管理沒有建立有效制度，電子文件管理未納入保密規(guī)定；電子檔案科技發(fā)展不夠深入，遺留問題保證了電子檔案的真實性、完整性、易儲存性和可靠利用性。”

從數(shù)字檔案館這么多年的建設(shè)歷史可以看出，數(shù)字檔案館經(jīng)歷了“存量數(shù)字化技術(shù)、無紙化增量、資源互補”的設(shè)計和建設(shè)，必然會向智能化發(fā)展。幾年來，數(shù)字檔案館的建設(shè)為企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)設(shè)定了明確的方向，那就是智能化技術(shù)。

建立檔案資源為企業(yè)服務(wù)

面向公眾的管理和檔案服務(wù)理念企業(yè)發(fā)展企業(yè)檔案是企業(yè)積極參與研發(fā)形成的具有保存價值的文件檔案；d、生產(chǎn)和**經(jīng)營。企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理過程的記錄。中國是企業(yè)的資產(chǎn)憑證，是非**技術(shù)的構(gòu)成要素。見證了昨天，記錄了今天，展望了明天。

檔案不僅是公司資產(chǎn)的文件和企業(yè)活動的記錄，也是創(chuàng)辦企業(yè)的載體，是企業(yè)管理智慧和工作導(dǎo)向的結(jié)晶。企業(yè)檔案工作是企業(yè)技術(shù)、生產(chǎn)和自我管理活動的基礎(chǔ)工作管理。內(nèi)控制度管理、人文建設(shè)、審計、監(jiān)督管理等活動都離不開信息化的支撐。企業(yè)檔案工作要以滿足企業(yè)各種活動的證據(jù)、責(zé)任、信息的市場為導(dǎo)向，運用現(xiàn)代管理和技術(shù)方法，通過資源整合開發(fā)，為企業(yè)的技術(shù)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和可持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。由此可見，檔案事業(yè)不僅要圍繞“檔案的收集、管理、保管和利用”展開，更要融入各種組織和組織的管理，融入企業(yè)信息發(fā)展，在提高內(nèi)部管理水平的同時，為企業(yè)創(chuàng)造效益和收益。

樹立“以客戶為導(dǎo)向”的理念，積極為企業(yè)發(fā)展提供有效服務(wù)

企業(yè)檔案工作雖然不能直接貢獻(xiàn)價值，但可以通過檔案服務(wù)保障為企業(yè)的業(yè)務(wù)流程提供有效服務(wù)，間接實現(xiàn)價值和效益。因此，信息工作者要樹立“以客戶為導(dǎo)向”的理念，顛覆傳統(tǒng)的等待建檔、等待查檔、站崗觀戰(zhàn)、倉庫管理的工作模式，共同推動檔案信息化從“存”到“用”的轉(zhuǎn)變，積極融入工作的各種管理流程來管理企業(yè)的生產(chǎn)。

管理業(yè)務(wù)活動的服務(wù)、貢獻(xiàn)價值和效益。在企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)中，要轉(zhuǎn)變觀念，以檔案利用需求為導(dǎo)向，積極為企業(yè)提供全面、準(zhǔn)確、有針對性的檔案登記，推動企業(yè)檔案工作升級轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)從“死檔案”到“活資源”的轉(zhuǎn)變。

三是構(gòu)建共享、集成、智能、互動的公司數(shù)字檔案管理平臺，實現(xiàn)從“死檔案”到“活資源”的轉(zhuǎn)變

以數(shù)據(jù)共享利用為目標(biāo)，開展產(chǎn)品平臺業(yè)務(wù)運營建設(shè)。

企業(yè)數(shù)字檔案室是指企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術(shù)固化的檔案業(yè)務(wù)流程，對本企業(yè)或資產(chǎn)雙重領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)的電子檔案或全部數(shù)字資源進(jìn)行收集、整理、保存，提供網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)并共享利用的一體化管控系統(tǒng)平臺。通過平臺建設(shè)，可以實現(xiàn)“接收、管理、存儲、使用”檔案的信息化過程。基礎(chǔ)檔案業(yè)務(wù)信息化建設(shè)的*終目標(biāo)是數(shù)字檔案的共享和利用。

經(jīng)過近幾年的盤點檔案數(shù)字化工作，企業(yè)積累了大量的數(shù)字化檔案。但檔案數(shù)字化是通過掃描將檔案信息轉(zhuǎn)換為電子檔案的過程，數(shù)字化內(nèi)容以圖像格式存儲，無法對數(shù)字內(nèi)容進(jìn)行識別、分類、描述和索引。這樣，我們簡單地考慮將紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问剑雎粤藬?shù)據(jù)利用的需求。單純?yōu)榱朔e累而移人，會將數(shù)據(jù)生成淹沒在數(shù)據(jù)的海洋中，只有使用數(shù)據(jù)，才能更大程度地發(fā)揮其價值，同時增強數(shù)據(jù)沉淀的本質(zhì)。開展重要檔案業(yè)務(wù)信息化建設(shè)要以檔案共享利用為目標(biāo)。在傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化之后，編目和著錄要注意數(shù)據(jù)之間相關(guān)信息的補充；電子檔案整理工作應(yīng)注意電子文件生成過程中信息和背景信息的收集，并將這些信息與關(guān)于檔案目錄的信息聯(lián)系起來。這就需要借助信息技術(shù)對傳統(tǒng)檔案的描述內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，關(guān)注文檔背景、文檔間關(guān)聯(lián)信息和全文管理信息。

此外，檔案的分類不僅可以與檔案實體的分類相同，還應(yīng)該從共享利用檔案信息的角度著眼于分類，整合分類方法、分類層次和文獻(xiàn)形成的相關(guān)背景。進(jìn)行用戶數(shù)據(jù)信息挖掘，將用戶利用需求整合到文件編目、分類和數(shù)據(jù)整理中。這樣，在保持分類體系系統(tǒng)性、連貫性的前提下，可以充分利用用戶需求，不斷完善檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。

簡而言之，檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)不應(yīng)優(yōu)先考慮檔案人員的便利性和完成檔案具體工作的便利性，而應(yīng)同時考慮數(shù)字檔案的科學(xué)管理和有效利用。

平臺具有兼容性和融合性，可接收綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫并集成其他信息系統(tǒng)

企業(yè)數(shù)字檔案是企業(yè)信息數(shù)據(jù)的聚集地。各類信息系統(tǒng)中形成的有價值的數(shù)據(jù)需要歸類到數(shù)字檔案中。因此，數(shù)字檔案館具備接收各類信息資源的能力，是開放的；同時，數(shù)字檔案館也要適應(yīng)上游數(shù)據(jù)，兼容海量信息數(shù)據(jù)。企業(yè)檔案應(yīng)加強部門與相關(guān)職能部門之間的合作與溝通。不僅要實現(xiàn)數(shù)字檔案館與其他信息系統(tǒng)之間的物理聯(lián)通，還要加強與企業(yè)各部門的溝通，了解各部門工作中的節(jié)點和核心數(shù)據(jù)，將檔案登記收集功能嵌入到各個系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程中，將歸檔需求和數(shù)據(jù)規(guī)范集成到組織的各個信息系統(tǒng)中，做好業(yè)務(wù)系統(tǒng)的實時收集和預(yù)歸檔。這樣收集的注冊信息既規(guī)范又有價值，可以為事務(wù)所扎實有效的活動提供有力的信息保障。各相關(guān)單位也能在實際工作中快速高效地從平臺獲取有價值的信息，是企業(yè)各項工作落實的重要保障，促進(jìn)了檔案的良性互動。

平臺特有的智能信息能力

近年來，管理文件已從基于“卷”的手工管理發(fā)展到基于“件”的目錄數(shù)據(jù)庫管理。到目前為止，雖然一些企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了檢索功能服務(wù)，但檢索方式仍然是以“件”為單位的一條信息，不能快速、準(zhǔn)確地提供科學(xué)、系統(tǒng)、面向知識的信息。

隨著企業(yè)信息流程的深入，企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)總量快速增長，數(shù)據(jù)存儲格式和表現(xiàn)形式多樣。需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，固定格式，建立檔案數(shù)據(jù)資源的連接，對數(shù)據(jù)信息(文本、視頻)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行識別、分類、抽象、檢索和關(guān)聯(lián)。因此，平臺應(yīng)該具有獨特的數(shù)據(jù)處理能力，能夠挖掘文本、視頻、圖紙等不同的數(shù)據(jù)。它可以進(jìn)行語義檢索，關(guān)聯(lián)顯示不同數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的檢索內(nèi)容。

檔案保存了大量的數(shù)據(jù)信息，但動態(tài)數(shù)據(jù)本身不會產(chǎn)生價值。平臺只有具備獨特的信息能力，才能為企業(yè)內(nèi)部決策提供有價值的信息支持，才能在眾多企業(yè)綜合平臺中發(fā)揮其獨特的優(yōu)勢和價值。

平臺具有社交互動和消費者反饋功能。

隨著檔案業(yè)務(wù)信息化建設(shè)的深入發(fā)展，檔案服務(wù)已從面對面的功能服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^網(wǎng)絡(luò)的間接服務(wù)。因此，平臺要具備用戶資源信息反饋功能，為用戶提供一個整理需求的窗口，同時能夠基于用戶數(shù)據(jù)分析了解用戶需求。

用戶在使用信息資料的過程中，形成了使用搜索行為、用戶自身信息、查詢注冊信息、查詢系統(tǒng)快速匹配等。一方面要分析所需信息，了解用戶需求趨勢、行為數(shù)據(jù)的關(guān)注點，掌握不同用戶對于企業(yè)檔案的不同需求和規(guī)律，完善信息收集、整理、分類等基礎(chǔ)工作。

另一方面，不要限制原始文件信息的輸出服務(wù)，創(chuàng)新思路，為不同用戶提供有針對性的專項服務(wù)。可見，通過平臺建設(shè)將“收、管、存、用”檔案這一重要業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，可以實現(xiàn)信息的協(xié)同共享，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的聚合，利用信息技術(shù)提升信息處理能力，為用戶提供便捷、快捷、個性化的平臺。構(gòu)建共享、集成、智能、互動的企業(yè)數(shù)字化信息管理平臺，有助于實現(xiàn)從“死檔案”到“活資源”的轉(zhuǎn)變，提高檔案機構(gòu)的信息管理能力和檔案機構(gòu)與部門之間的信息整合能力，進(jìn)一步推動信息化工作的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)型。